Pierwsze tygodnie KSeF w branży retail. Dlaczego faktury zatrzymały towar w magazynach?

Mimo że od 1 lutego 2026 roku obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur mają tylko największe przedsiębiorstwa, zainteresowanie platformą wśród przedsiębiorców okazało się bardzo duże. Już następnego poranka szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) poinformował o uwierzytelnieniu niemal 2 mln użytkowników. Wśród nich byli również sprzedawcy detaliczni, którzy zdecydowali się na ten krok mimo możliwości skorzystania z przepisów przejściowych i wdrożenia KSeF w późniejszym czasie. Nowa rzeczywistość przyniosła sporo wyzwań – nie tylko tych związanych z logowaniem. Właściciele sieci sklepów wskazują między innymi na trudności z przeniesieniem wypracowanych przez lata zasad zautomatyzowanego przetwarzania faktur do rządowego systemu. Jakie jest źródło tego problemu?

KSeF i towar zablokowany w magazynach

Jednym z głównych założeń Krajowego Systemu e-Faktur jest standaryzacja dokumentów. Jeszcze przed 1 lutego przedsiębiorcy zwracali uwagę na fakt, że kwestia ta wprawdzie może ograniczyć błędy ludzkie, jednak dla wielu firm stała się sporym wyzwaniem organizacyjnym. Faktura ustrukturyzowana nie jest bowiem dostosowana do specyfiki i standardów w poszczególnych branżach. Najczęściej wymienianym przykładem potwierdzającym tę tezę jest brak możliwości przesłania do KSeF załączników w formacie PDF. O utrudnieniu tym przedsiębiorcy wiedzieli jednak wcześniej, dzięki czemu mogli się do niego przygotować.

Okazuje się, że emisja dokumentów w obrębie platformy rzadko sprawia przedsiębiorcom problemy. Jeśli już, to wynikają one z błędów formalnych, takich jak pominięcie pól obowiązkowych lub ich nieprawidłowe wypełnienie. Jak wyjaśnia Witold Miśniakiewicz, Prezes INEOGroup, główne wyzwania w branży retail są aktualnie związane z innymi kwestiami.

– Jedna z częstszych trudności pojawia się w sytuacji, gdy faktury są automatycznie pobierane z KSeF do wewnętrznych systemów sieci sklepów. Architektura platformy wprawdzie przewiduje miejsca na dodatkowe informacje o towarach, jednak nie wszystkie programy rynkowe je odczytują lub zapisują. W takiej sytuacji na dokumencie brakuje ważnych danych, na przykład o sklepie docelowym, którego dotyczy zamówienie. Jako że dokumenty są odbierane centralnie, brak takiej informacji staje się sporym wyzwaniem. Punkty sprzedaży przyjmują towar do magazynu, ale nie wprowadzają go na stan, dopóki faktura nie zostanie właściwie przetworzona. W tym czasie produkty nie są sprzedawane, co przekłada się na rzeczywiste straty biznesowe – wyjaśnia Witold Miśniakiewicz, Prezes INEOGroup.

Partnerskie niedomówienia

Problem z brakującymi informacjami na fakturze czasami wynika również z faktu, przed którym przestrzegało wielu specjalistów. Mowa o braku współpracy partnerów biznesowych podczas przygotowań do wdrożenia KSeF. Pominięcie wspólnych testów sprawiło, że część przedsiębiorców nie miała okazji sprawdzić, jak wygląda realizacja dotychczasowe procesów w nowej rzeczywistości.

– Zmiany prawne wpłynęły na konieczność rewizji wypracowanych przez lata ustaleń między siecią sklepów a dostawcami. Niektóre firmy podjęły te działania już po tym, jak zaczęły korzystać z platformy. Często okazywało się bowiem, że kontrahenci uzupełniają na fakturze jedynie obowiązkowe dane, a pomijają dodatkowe informacje o zamówieniu. Najpewniej to właśnie brak wspólnych testów wpłynął na organizacyjne niedomówienia – dodaje Witold Miśniakiewicz, Prezes INEOGroup.

Sieci sklepów szukają szybkich środków

Dynamika branży retail nie pozwala detalistom na spokojne rozwiązanie problemów. Sieci sklepów muszą radzić sobie z nimi na bieżąco. W jaki sposób to robią? Wyjaśnia Krzysztof Łukaszek, Wiceprezes ds. Sprzedaży w INEOGroup.

– Integracje, które wcześniej działały bez zarzutu, dzisiaj muszą zostać opracowane i wdrożone na nowo. W branży retail taka sytuacja wcale nie jest rzadka. Jako że każda firma posiada własne zasady przetwarzania dokumentów i organizacji procesów księgowych, rozwiązań poszczególnych problemów należy szukać indywidualnie. Przykładowo: w przypadku gdy na fakturze od kontrahenta nie ma informacji o sklepie docelowym, którego dotyczy zamówienie, można ją ustalić na podstawie dotychczasowej historii współpracy z poszczególnymi partnerami. Tego typu strategie będą jeszcze stosowane najpewniej przez kilka miesięcy, zanim przedsiębiorstwa wdrożą rozwiązania w pełni dostosowane do nowych wymagań – dodaje Krzysztof Łukaszek, Wiceprezes ds. Sprzedaży w INEOGroup.

Choć w pierwszych tygodniach funkcjonowania KSeF większość użytkowników zwracała uwagę na problemy z uwierzytelnianiem konta i logowaniem do platformy, wyzwania dużych firm dotyczą przede wszystkim zmian w dotychczasowych procesach księgowych. Część z nich wynika z braku odpowiednich ustaleń z kontrahentami, inne – ze sposobu przetwarzania faktur ustrukturyzowanych przez zewnętrzne systemy wykorzystywane w sieciach sklepów. W obu przypadkach skutki są podobne: towar zatrzymany w magazynie i ryzyko przestojów. Aby zachować stabilność biznesu, przedsiębiorcy korzystają aktualnie z tymczasowych rozwiązań. Kolejne miesiące w branży retail upłyną pod znakiem dostosowania procesów do trwającej rewolucji.