Branża retail przygotowuje się do KSeF. Z jakimi wyzwaniami zmierzą się detaliści?

Niespełna miesiąc dzieli nas od wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur. Duże firmy, w których wartość sprzedaży przekroczyła w 2024 roku 200 mln złotych wraz z podatkiem, będą zobowiązane do wystawiania faktur ustrukturyzowanych już od 1 lutego 2026 roku. Pozostali przedsiębiorcy będą mogli poczekać z tym działaniem do 1 kwietnia, a nawet do 1 stycznia 2027 roku, jeśli łączna wartość sprzedaży nie przekroczy 10 tys. złotych z VAT. W praktyce jednak kontrahenci nie będą musieli dostarczać faktur poza platformą, co oznacza, że bez względu na dochody wiele firm zacznie korzystać z niej od razu. Nowe przepisy rodzą wiele wyzwań dla wszystkich firm, jednak niektóre branże czeka prawdziwa rewolucja. Jedną z nich jest handel detaliczny.

Retail przed nową rzeczywistością księgową

Sieci sklepów księgują ogromne ilości dokumentów. Są wśród nich zarówno faktury kosztowe od kontrahentów (dostawców, firm logistycznych, producentów żywności oraz innych przedsiębiorstw świadczących usługi dla biznesu retail), jak i dokumenty sprzedaży dla firm i konsumentów. Choć system KSeF kojarzy się powszechnie z odejściem od faktur papierowych lub w formacie PDF, w praktyce nie zawsze będzie to możliwe. Nowe przepisy dotyczą bowiem wyłącznie polskich firm. Oznacza to, że kontrahenci zagraniczni oraz konsumenci (osoby fizyczne) nie pobiorą dokumentu z KSeF – będą otrzymywać faktury mailowo lub w formie papierowej, tak jak dotychczas.

Inna kwestia dotycząca dokumentów księgowych jest związana z faktem, że punkty sprzedażowe korzystają z różnych możliwości wystawienia faktury. Branżowym standardem są przykładowo kasy fiskalne online. Jak wyjaśnia Witold Miśniakiewicz, Prezes INEOGroup, docelowo również i one zostaną zastąpione przez KSeF, jednak termin na zmianę jest w tym przypadku wydłużony.

– To jeden z wyjątków przewidzianych w przepisach. Wystawianie faktur przy użyciu kas fiskalnych online bez konieczności korzystania z KSeF będzie możliwe do końca 2026 roku. Od 1 stycznia przyszłego roku faktury dokumenty wystawione do transakcji na kasie fiskalnej należy wystawiać już przy pomocy rządowej platformy – oczywiście wtedy, gdy są one przeznaczone dla osoby prawnej. Taki sam termin obowiązuje dla paragonów z NIP do 450 zł. Konieczność korzystania z KSeF rodzi pytanie o to, czy dotychczasowe rozwiązania wykorzystywane w sieci sklepów są z nim w pełni zintegrowane. Nowoczesne systemy sprzedażowe powinny umożliwiać automatyczne wystawianie, przesyłanie i pobieranie statusu faktur ustrukturyzowanych. Dostosowane do zmian muszą być również fakturomaty, przy pomocy których klienci mogą uzyskać fakturę na podstawie paragonu – mówi Witold Miśniakiewicz, Prezes INEOGroup.

Duże zmiany w zakresie korekty faktur

Sporym utrudnieniem w codziennej pracy osób z branży retail będzie brak możliwości usunięcia lub edycji faktury przesłanej do KSeF. Zmiany ceny, ilości produktów czy innych informacji na dokumencie będzie wymagało wystawienia faktury korygującej. Jak wyjaśnia Krzysztof Łukaszek, Wiceprezes ds. Sprzedaży w INEOGroup, kwestia ta wpłynie szczególnie na te firmy, w których liczba zwrotów jest szczególnie duża.

– Mowa przede wszystkim o e-commerce, ponieważ konsumenci mają możliwość zwrotu produktu zakupionego w Internecie w ciągu 14 dni bez podawania przyczyny. Ale to nie jest jedyny przypadek – również sieci sklepów stacjonarnych z otwartą polityką zwrotów będą mierzyły się z chaosem związanym z przesłanymi do KSeF fakturami za oddany towar. Jedynym rozwiązaniem przewidzianym w przepisach jest w tym przypadku wystawienie faktury korygującej w systemie. Poza zwrotem produktów i opakowań z opcji tej należy skorzystać również w przypadku pomyłek na fakturze czy zmiany podstawy opodatkowania i kwoty podatku. Jeśli dokument zostanie wystawiony na złego nabywcę, rozwiązaniem będzie wystawienie faktury korygującej do zera z numerem NIP tego kontrahenta, a następnie – nowej faktury pierwotnej zawierającej dane odpowiedniej firmy – dodaje Krzysztof Łukaszek, Wiceprezes ds. Sprzedaży w INEOGroup.

Awaria KSeF – co dalej?

Korzystanie ze standardowego trybu online Krajowego Systemu e-Faktur wymaga połączenia z Internetem. W wyjątkowych sytuacjach wystawianie faktur będzie możliwe również w innych trybach – offline24 (na wypadek braku połączenia z siecią), offline (podczas prowadzenia prac serwisowych przez Ministerstwo Finansów) oraz awaryjnym (w przypadku awarii systemu). Michał Miśniakiewicz, Dyrektor ds. Technologii w INEOGroup, wskazuje na ryzyka związane z nieprzewidywalnymi sytuacjami.

– Firmy wystawiające kilka lub kilkanaście faktur miesięcznie być może nawet nie odczują konsekwencji tych nietypowych zdarzeń. Należy jednak pamiętać, że w przypadku branży retail skala ta jest dużo większa. W zasadzie każdy problematyczny dzień związany z pracami serwisowymi czy awarią oznacza setki, a nawet tysiące dokumentów wystawionych w specjalnym trybie, które należy później w ściśle określonym czasie dosłać do KSeF. Dla trybu offline24 jest to następny dzień roboczy, w przypadku trybu offline – dzień po zakończeniu prac serwisowych, a w trybie awaryjnym – w ciągu 7 dni roboczych. Wiąże się to z jednej strony ze stresem pracowników, z drugiej zaś ze zniecierpliwieniem klientów, którzy chcą otrzymać dokument jak najszybciej. Dużą rolę w ułatwieniu tego procesu odegra komunikacja platformy sprzedażowej wykorzystywanej w sklepie z rządowym systemem – podsumowuje Michał Miśniakiewicz, Dyrektor ds. Technologii w INEOGroup.

Firmy w trakcie przygotowań

W badaniach przeprowadzonych w listopadzie 2025 roku zaledwie 45 proc. firm deklarowało duże lub pełne przygotowanie do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur^[1]. Oznacza to, że większość przedsiębiorstw rozpoczęła wdrażanie zmian tuż przed startem nowych przepisów. Dla co czwartego przedsiębiorcy głównym wyzwaniem okazuje się opóźnienie w dostosowaniach po stronie dostawcy systemu księgowego. Firmy wskazują również między innymi na brak szczegółowej wiedzy o KSeF (21 proc.) oraz problemy z przygotowaniem procedur wewnętrznych (18 proc. odpowiedzi) czy dostępnością programistów (17 proc.)^[2].

Dla branży retail najważniejszą kwestią będzie poziom przygotowań do zmian dostawcy platformy sprzedażowej. Warto przede wszystkim zwrócić uwagę na takie funkcje, jak monitorowanie statusu KSeF, automatyzacja wysyłki dokumentów do platformy oraz dostęp do historycznych danych. Brak technologicznego przygotowania do zmian przepisów wpłynie na chaos organizacyjny i relacje biznesowe. W skrajnych przypadkach może nawet doprowadzić do utraty klientów i spadku przychodów.

 

^[1] Grant Thornton, 2025, Czy firmy są gotowe na KSeF?

^[2] Grant Thornton, 2025, Czy firmy są gotowe na KSeF?