Nowy rok, nowe przepisy w handlu detalicznym – jak przygotować firmę do nadchodzących zmian prawnych?

Prawa konsumenta, oczekiwania pracowników czy troska o środowisko naturalne – to główne kwestie, które wpłyną w niedalekim czasie na kolejne zmiany prawne w obszarze handlu detalicznego. W ostatnim kwartale 2025 roku w Polsce zacznie obowiązywać system kaucyjny. Według wyliczeń Deloitte koszty inwestycyjne związane ze startem tego systemu w naszym kraju mogą wynieść nawet 14,2 mld złotych^[1]. Przedsiębiorcy już teraz powinni się przygotowywać do tego, by w niedalekiej przyszłości móc sprostać wymogom określonym w nowych regulacjach unijnych dotyczących recyklingu opakowań. O tym, jak odnaleźć się w regulacyjnym chaosie i jak przygotować firmę od strony technologicznej na nadchodzące zmiany, opowiadają eksperci INEOGroup – jednego z polskich liderów w zakresie dostarczania zaawansowanych systemów dla branży retail.

System kaucyjny w Polsce – co zmieni?

System kaucyjny to mechanizm, który ma na celu zwiększenie efektywności recyklingu opakowań szklanych, plastikowych i metalowych. W ramach tego systemu konsumenci płacą kaucję za napój w butelkach lub puszkach, którą odzyskują, zwracając opakowanie do punktu zbiórki (np. do specjalnych automatów). Dzięki temu opakowania są ponownie wykorzystywane, a odpady trafiają do recyklingu.

Choć system kaucyjny miał obowiązywać w Polsce od początku 2025 roku, jego start został przesunięty na 1 października. Co istotne, opakowania produktów mogących stanowić zagrożenie sanitarne (takich jak mleko i produkty mleczne) zostaną objęte ustawą dopiero od 1 stycznia 2026 r. Nowe terminy mają umożliwić przedsiębiorcom i samorządom lepsze przygotowanie się do zmian przepisów. A tych – jak wyjaśnia Witold Miśniakiewicz, Prezes Zarządu INEO – będzie sporo.

– Przedsiębiorcy będą musieli umieścić na opakowaniach napojów informację, że są one objęte systemem kaucyjnym wraz z wysokością kaucji. Nowa ustawa dotyczy konkretnych rodzajów opakowań: butelek PET o pojemności do 3 litrów, puszek metalowych do 1 litra oraz butelek szklanych wielokrotnego użytku do 1,5 litra. Sklepy o powierzchni powyżej 200 m kw. zostaną zobowiązane do stworzenia punktu zbiórki, z kolei w przypadku mniejszych marketów opcja ta będzie dobrowolna. Kaucja za opakowania zostanie doliczona przy kasie i będzie zwracana w momencie przyniesienia przez klienta pustego opakowania. To oczywiście wymaga optymalnego połączenia procesów zapleczowych z programem kasowym, o co już zadbaliśmy w przypadku systemu iXpos. Przedsiębiorca może połączyć kaucję z konkretnym produktem, co zdecydowanie usprawnia wdrożenie w sklepie nowych przepisów – dodaje Witold Miśniakiewicz.

Dostosowanie systemów POS do obsługi kaucji

Jednym z krytycznych elementów całego procesu kaucyjnego, będą systemy, które na co dzień kompleksowo wspierają obsługę sprzedaży, zarządzanie cenami i rabatami, zarządzanie zapasami, a także zapewniają integrację z programami lojalnościowymi, raportowanie i automatyzację wszelkich procesów. Wspomniane systemy POS, powinny być wyposażone również w funkcję obsługi kaucji. Co to oznacza?

– Automatyczne naliczanie kaucji przy sprzedaży produktów objętych regulacjami, bezgotówkowe zwroty na konto klienta, rejestrowanie zwrotów opakowań, integracja z automatami do zwrotu butelek (RVM – reverse Vending Machines), który pozwoli przekazywać do systemu kasowego ilości zwróconych opakowań to tylko kilka z obszarów, które może wspierać iXpos. Integracja z centralnymi bazami danych i raportowaniem pozwoli na monitorowanie sprzedawanych i zwracanych opakowań, a także przesłanie tych informacji do organizacji zarządzających systemem kaucyjnym. O ile mniejsze sklepy będą mogły pewne działania wykonywać ręcznie, o tyle duże sieci potrzebują pełnej integracji systemowej, która zagwarantuje efektywne działanie, zgodne z nowymi przepisami, a czym my zajmujemy się na co dzień – dodaje Krzysztof Łukaszek, Wiceprezes Zarządu, INEO.

Celem systemu kaucyjnego jest promowanie recyklingu i ograniczenie negatywnego wpływu opakowań na środowisko. Przepisy określają również poziom selektywnego zbierania opakowań i odpadów opakowaniowych – będzie on wynosił 77% od 2025 r. i 90% od 2029 r. Według danych Deloitte koszty inwestycyjne związane ze startem systemu kaucyjnego w Polsce mogą wynieść nawet 14,2 mld złotych^[2]. Niemal 65% tej kwoty pochłoną prace budowlane, a ponad 20% – zakup butelkomatów.

Nowe regulacje unijne dotyczące recyklingu opakowań

System kaucyjny nie jest jedyną zmianą prawną dotyczącą odpadów. W kwietniu 2024 roku zostały uchwalone przepisy Unii Europejskiej o redukcji ilości, wielokrotnym użyciu i recyklingu opakowań. Nowa dyrektywa zakłada ograniczenie ilości opakowań o 5% do 2030 roku, o 10% do 2035 roku i o 15% do roku 2040. Z kolei od 1 stycznia 2030 roku niektóre rodzaje jednorazowych opakowań wykonanych z tworzyw sztucznych zostaną zupełnie zakazane.

Jak podkreśla Anna Krajewska, Lider Zespołu Analizy Biznesowej w INEO, regulacje w istotny sposób wpłyną na przedsiębiorców działających w handlu detalicznym.

– Do 2030 roku przedsiębiorcy działający w branży retail zostaną zobowiązani do sprzedaży 10% wszystkich produktów w opakowaniach wielokrotnego użytku. Jednocześnie konieczna będzie rezygnacja z opakowań, których nie można lub nie opłaca się zrecyklingować. Jedna z ciekawszych zmian dotyczy dystrybutorów napojów i żywności na wynos – będą musieli oni umożliwić konsumentom skorzystanie z własnego pojemnika. Chodzi głównie o firmy z branży HoReCa, ale również sklepy, które oferują tego typu usługi – dodaje Anna Krajewska.

UE dąży do przejrzystości cenowej

Od kilku lat instytucje unijne walczą również z nieuczciwymi praktykami rynkowymi. Główny kierunek zmian wyznaczyła obowiązująca od 2022 roku dyrektywa Omnibus. Wprowadziła ona nowe zasady informowania o obniżce ceny produktu – w takiej sytuacji przedsiębiorcy są zobowiązani do podania jednocześnie najniższej ceny tego produktu z ostatnich 30 dni.

Rok 2025 będzie rokiem pytań o to, w jakim kierunku pójdą dalsze zmiany w zakresie regulacji dotyczących przejrzystości cen. W przestrzeni medialnej mogą pojawić się propozycje doprecyzowania przepisów dotyczących warunków promocji i okresu jej obowiązywania, zmian w zakresie promocji łączonych czy rozszerzenia definicji rabatów i promocji. Jak dodaje Krzysztof Łukaszek z INEOGroup, same zapisy dyrektywy Omnibus nadal budzą pewne wątpliwości wśród klientów, mimo że obowiązują już od ponad 2 lat.

Przykładem z ostatnich miesięcy jest pytanie niemieckiego sądu do Trybunału Sprawiedliwości o to, do której ceny powinna odnosić się wartość procentowa podana w promocji. Sprawa jest efektem sporu między stowarzyszeniem konsumentów a lokalną spółką działającą na rynku spożywczym. W ostatnim kwartale 2024 roku Trybunał Sprawiedliwości potwierdził, że komunikowanie obniżenia ceny w postaci wartości procentowej należy odnosić do najniższej ceny z okresu 30 dni przed obniżką, a nie poprzedniej ceny.

- Dla przedsiębiorców działających w branży retail oznacza to konieczność dokładnego monitorowania cen i rabatów, a także śledzenia ewentualnych zmian w tym obszarze. Z tego względu warto rozważyć wdrożenie bardziej zaawansowanych systemów obsługujących ten ważny obszar działalności. Obecnie nasze rozwiązanie dostarcza jeden z najbardziej zaawansowanych silników promocyjnych pośród rozwiązań POS, a wdrożenie u takich klientów, jak Home&You, Drogerie Natura czy 4F przyniosło mierzalne korzyści w postaci uproszczenia wielu skomplikowanych procesów, za które odpowiedzialni byli pracownicy, ograniczenie ryzyka błędów ludzkiego, a także realne oszczędności – komentuje Witold Miśniakiewicz.

Nadchodzące zmiany prawne znacząco wpłyną na handel detaliczny, wymagając od firm dostosowania systemów sprzedaży i organizacji procesów. Przedsiębiorcy, którzy jeszcze nie rozpoczęli przygotowań, powinni przeanalizować nowe wymogi kaucyjne i wdrożyć niezbędne rozwiązania, aby uniknąć problemów operacyjnych w 2025 roku. Warto także śledzić regulacje dotycząc cen i rabatów, by móc w porę reagować na ewentualne przyszłe zmiany i aktualizacje przepisów.

 

^[1] Raport Deloitte, 2024, System kaucyjny - koszty, perspektywy, szanse, s. 55

^[2] Raport Deloitte, 2024, System kaucyjny - koszty, perspektywy, szanse, s. 55