Od 2027 roku wyższe składki ZUS dla przewoźników – jak zoptymalizować koszty związane z wynagrodzeniem kierowców?
Od 2027 roku wyższe składki ZUS dla przewoźników – jak zoptymalizować koszty związane z wynagrodzeniem kierowców?
Projekt ustawy budżetowej na 2027 rok zakłada, że przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej wyniesie 10 033 zł brutto.[1] To wzrost o 613 zł względem roku 2026. Dla pracodawców wartość ta oznacza przede wszystkim wzrost kosztów związanych ze składkami ZUS. W przypadku kierowców międzynarodowych wyniosą one 4 209 zł, będą zatem wyższe ok. 260 zł w porównaniu do tego roku. Choć wzrost ten jest nieco niższy niż w ostatnich latach, nadal stanowi spore wyzwanie dla branży mierzącej się, m.in. z wysokimi cenami paliw i opłat drogowych. W takiej sytuacji szansą na obniżenie kosztów pracodawcy jest optymalizacja wynagrodzenia.
Biznes w branży transportowej coraz droższy
Niemal 7 na 10 firm z branży TSL wskazuje, że koszty pracy mają największy wpływ na ceny ich usług[2]. Czynnik ten okazuje się ważniejszy nawet od opłat za surowce energetyczne czy materiały i komponenty. Wzrost prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia w 2027 roku może zatem przełożyć się na droższe usługi transportowe. Przede wszystkim jednak będzie dodatkowym obciążeniem dla firm transportowych. Przy założeniu wynagrodzenia netto na poziomie 10 tys. zł i 20 dni pracy kierowcy za granicą, wydatki firmy transportowej na jednego pracownika wynoszą aktualnie 14 809 zł. W 2027 roku wzrosną one do 15 072 zł – będą zatem wyższe ok. 260 zł. W większości przypadków to koszt, który poniesie w całości pracodawca.– Wynika to z faktu, że w transporcie międzynarodowym pracodawca bardzo często umawia się z kierowcą na tzw. dniówkę, czyli kwotę wynagrodzenia netto za każdy dzień w trasie. Co istotne, nowa wysokość składek będzie dotyczyła również wynagrodzenia grudniowego wypłacanego w styczniu. Warto podkreślić, że jeśli firma ustali z kierowcą pensję brutto, to koszt podwyżki ZUS jest rozdzielany po połowie na pracodawcę i pracownika. Taka sytuacja jest jednak rzadkością w branży transportowej – mówi Łukasz Włoch, główny ekspert ds. analiz i rozliczeń w Eurowag.
W ostatnich latach najwyższa podwyżka składek ZUS dla kierowcy międzynarodowego miała miejsce w 2022 roku. W porównaniu do roku 2021 firmy transportowe musiały zapłacić ponad 1200 zł więcej. Zmiana ta była związana z wdrożeniem pakietu mobilności – unijnych przepisów regulujących czas pracy i odpoczynku oraz zasad wynagradzania kierowców w transporcie międzynarodowym.
Cena bycia liderem branży transportowej
Aktualnie koszty pracodawców w różnych krajach Unii Europejskiej są w dużym stopniu zależne od stosowania się do pakietu mobilności. W niektórych państwach poziom kontroli przepisów jest niższy. Inna jest także specyfika rynku transportowego. W Czechach realizowane są zwykle przewozy dwustronne – kierowca rozpoczyna lub kończy transport towarów w swoim kraju. W takiej sytuacji nie obowiązują płace sektorowe. Pracodawca nie musi zatem zapewnić minimalnych kosztów pracy obowiązujących w państwie, na terenie którego wykonywany jest przewóz.
– Przy wynagrodzeniu na poziomie 9900 zł netto litewska firma transportowa zapłaci 427 euro (ok. 1860 zł) mniej od polskiego przewoźnika. W przypadku Czech różnica ta jest jeszcze większa i wynosi 612 euro (ok. 2666 zł).[3] Dlaczego rozbieżności są aż tak duże? Z tego względu, że Polska jest europejskim liderem branży. Nasze rodzime firmy często realizują transporty kabotażowe (na terenie innego kraju) lub cross-trade’owe (między dwoma państwami członkowskimi, np. Niemcami i Francją). Podlegają zatem płacom sektorowym, co zwiększa koszty pracodawcy – wyjaśnia Łukasz Włoch, główny ekspert ds. analiz i rozliczeń w Eurowag.
Optymalizacja wynagrodzenia szansą na ograniczenie wydatków
Sposób wynagrodzenia kierowców międzynarodowych jest zdecydowanie bardziej skomplikowany w porównaniu do standardowej pensji za etat. Składają się na niego trzy główne składniki. Pierwszy z nich wynika bezpośrednio z przepisów krajowych i europejskich. Zgodnie z nimi na ewidencji czasu pracy i na liście płacy muszą znaleźć się informacje o wynagrodzeniu zasadniczym, dyżurach, godzinach nocnych, nadgodzinach, rozliczeniu ryczałtów, dopłacie do płacy zagranicznej czy delegacji krajowych.
Kolejnym składnikiem pensji są elementy niezbędne do rozliczenia i optymalizacji wynagrodzenia – wirtualna dieta (wskaźnik o równowartości diety za zagraniczną podróż służbową), zwroty kosztów za sanitariaty, ekwiwalenty BHP i premie wyrównujące. Wiele firm transportowych już je wdrożyło. Te, które jeszcze tego nie zrobiły, mają szansę na obniżenie podatku i ZUS-u w 2027 roku.
– Załóżmy, że kierowca pracuje 20 dni za granicą. Jeśli zwrot za sanitariaty wyniesie 75 zł, a ekwiwalent BHP – ok. 29 zł, przewoźnik może zaoszczędzić 264 zł.[1] To kwota zbliżona do podwyżki kosztów, które czekają pracodawców w 2027 roku. Skorzystanie z tej opcji jest proste – wystarczy wprowadzić niewielkie zmiany w programie kadrowo-płacowym oraz sporządzić niezbędną dokumentację. Przewoźnik powinien przygotować między innymi aneks umowy o pracę z nowym elementem uposażenia lub wprowadzić wewnętrzne zarządzenie określające zasady przyznawania dodatku. Ważna jest również tabela kosztów, która stanowi podstawę wyliczenia stawki dziennej ekwiwalentu. Pomocne w tym zakresie są programy, które dzięki algorytmom obliczają wartości tych dodatków – tak, aby podczas kontroli nie zostały zakwestionowane – wskazuje Łukasz Włoch, główny ekspert ds. analiz i rozliczeń w Eurowag.
Trzecim składnikiem wpływającym na wynagrodzenie są ustalenia z kierowcą. Dotyczą one dniówek, zasad premiowania i wysokości stałego wynagrodzenia.
– Dniówka jest standardową formą wynagrodzenia ustalonego z kierowcą, czyli jest to kwota netto za każdy dzień bycia w trasie, bez względu na fakt prowadzenia pojazdu. Do tej kwoty doliczane są premie przyznawane kierowcy, między innymi za dobre wyniki w pracy, takie jak np. osiąganie optymalnego spalania pojazdu czy ekonomiczną jazdę – dodaje Łukasz Włoch, Eurowag.
Jak zoptymalizować koszty dniówek?
Wynagrodzenie kierowcy w formie stawki dziennej ma przełożenie na koszty pracodawcy. Firma transportowa odprowadza składki ZUS do momentu, w którym suma dniówek z danego miesiąca osiągnie wartość średniego prognozowanego wynagrodzenia. Kolejne stawki powyżej tej granicy nie są już oskładkowane.
Istnieje jednak pewne wyzwanie – różne sposoby rozliczania dniówek. Pierwszy z nich polega na tym, że przewoźnik ustala z kierowcą dzienną stawkę w określonej wysokości. W kwocie tej znajdują się już wszystkie należności wynikające z przepisów. Drugi sposób zakłada, że wynagrodzenie składa się ze stałych składników wymaganych prawem (płaca minimalna, dyżury, praca w godzinach nocnych itp.) oraz dodatkowo z dniówki (odpowiednio niższej niż w pierwszym przypadku). W praktyce w obu tych przypadkach dzienne wynagrodzenie jest zbliżone jedynie po przepracowaniu określonej liczby dni.
– Zakładając, że jeden kierowca zarabia dniówkę w wysokości 450 zł netto, a drugi – podstawę na poziomie 5500 zł brutto i dniówkę 62,5 euro netto (około 272 zł), obaj osiągną zbliżoną stawkę dzienną po przepracowaniu 22 dni[2]. Przed upływem tego czasu stawka drugiego pracownika będzie jednak nieco większa. Sytuacja ta może wpłynąć na przekonanie, że opłaca się rzadziej wyjeżdżać w trasę. Dlatego warto premiować tych kierowców, którzy pracują więcej dni w miesiącu. Może to zachęcić ich do kolejnych transportów, a przy okazji obniży koszty pracodawcy. W opisanym powyżej przypadku firma będzie odprowadzała składki ZUS do około 18. dniówki – każda kolejna będzie już wolna od tych kosztów – tłumaczy Łukasz Włoch, główny ekspert ds. analiz i rozliczeń w Eurowag.
Od czasu wstąpienia do Unii Europejskiej polskie firmy transportowe realizują trzy razy więcej pracy przewozowej[3]. Wzrost liczby zleceń jest związany w dużym stopniu z realizacją przewozów kabotażowych i cross trade’owych. To z jednej strony dodatkowe możliwości zarobku, z drugiej zaś – koszty związane z pakietem mobilności, które sukcesywnie rosną z roku na rok. Z tego względu ich optymalizacja jest jednym z ważniejszych aspektów, pozwalających przewoźnikom działać w tak złożonym środowisku rynkowym. Narzędzia do szybkiej analizy danych, kontroli kosztów i kierowania operacjami na różnych etapach transportu są niezbędne, a od teraz można nimi w łatwy sposób zarządzać w ramach jednej platformy – Eurowag Office. Dzięki niej przewoźnik w jednym miejscu zyskuje dostęp do wielu kluczowych informacji o transporcie – od tankowania, zarządzania kartami paliwowymi i rozliczania opłat drogowych, kontroli kosztów po monitorowanie floty, przestrzegania zgodności przepisów dotyczących tachografów i czasu pracy, co ułatwia zarządzanie całym procesem i ogranicza konieczność korzystania z różnych systemów.
W 2027 roku dodatkowym wyzwaniem finansowym będzie kolejna podwyżka ZUS wynikająca ze wzrostu prognozowanego średniego wynagrodzenia. Szansą na ustabilizowanie wydatków jest również optymalizacja płacy. Przewoźnicy mogą obniżyć koszty przy pomocy wirtualnych diet, zwrotów za sanitariaty oraz ekwiwalentów BHP. Dodatkowy sposób polega na premiowaniu kierowców, którzy realizują więcej dniówek w ciągu miesiąca – po przekroczeniu oskładkowanej wartości wynagrodzenia firma nie ponosi bowiem kolejnych kosztów związanych z ubezpieczeniem.
[2] Polski Instytut Ekonomiczny, 2026, Sektor transportu wobec presji kosztowej i dekarbonizacji
[3] Dane własne, Eurowag
[4] Jak wyżej.
[5] Jak wyżej.
[6] Polski Instytut Ekonomiczny, 2026, Sektor transportu wobec presji kosztowej i dekarbonizacji