Jak nie wpaść w pułapkę podatków i sprawnie odzyskać zwrot VAT i akcyzy w transporcie?

Choć procedura odzyskiwania zwrotu VAT lub akcyzy w transporcie drogowym jest trudnym i czasochłonnym procesem oraz wymaga dobrej znajomości lokalnych przepisów kraju, w którym przewoźnicy chcą ubiegać się o zwrot, to warto o to zadbać. Dlaczego? Firmie transportowej może dostarczyć sporych korzyści finansowych. Już na samym zwrocie podatku od akcyzy można zyskać od około 0,17 gr do nawet 0,90 gr. za litr paliwa. Na przykład przy zakupie 1000 litrów oleju napędowego w Belgii przewoźnik może zaoszczędzić prawie 820 zł (około 192 euro) za jednorazowe tankowanie. Jak sprawnie odzyskiwać zwrot podatków VAT i akcyzy w transporcie i kto może się o to ubiegać? Na to pytanie odpowiada Karolina Styrcz, ekspertka Grupy Eurowag.

Zakręty na drodze do odzyskania zwrotu VAT i akcyzy w transporcie

Dużym wyzwaniem dla firm transportowych jest ubieganie się o zwrot podatku VAT za usługi lub towary, zakupione za granicą, jak np. paliwo, opłaty drogowe, parkowanie czy akcesoria samochodowe oraz akcyzy za zakup oleju napędowego. Cały proces jest dość skomplikowany, a to ze względu na złożoność procedur, czas rozpatrywania wniosku o zwrot, duże ryzyko popełnienia błędów w dokumentacji, niedochowania terminów na często pojawiające się wezwania czy barierę językową w nieodłącznej komunikacji z urzędami krajów zwrotu.

-  Jednym z kluczowych trudności w procedurze odzyskiwania podatku VAT i akcyzy jest konieczność stawienia czoła złożonym procedurom administracyjnym, które obowiązują odpowiednio w urzędach skarbowych i celnych, różnią się w zależności od państwa. Oznacza to, że firmy transportowe powinny wykazywać się dobrą znajomością lokalnych przepisów prawa, które trzeba na bieżąco monitorować z racji tego, że często się zmieniają. Co więcej, sam proces wiąże się z obowiązkiem spełnienia wielu kwestii formalnych, jak np. w przypadku zwrotu akcyzy, w zależności od kraju, należy dostarczyć pełną dokumentację pojazdów, w tym leasingowych wraz z tłumaczeniami przysięgłymi, uzyskać niezbędne zaświadczenia z różnych instytucji, przekazać szczegółowe informacje o flocie oraz wypełnić złożone formularze czy raporty. Procedurę odzyskiwania środków finansowych może również komplikować to, że komunikacja z zagranicznymi urzędami odbywa się wyłącznie w ich języku ojczystym, a więc dochodzi również wymóg znajomości języka narodowego danego państwa - komentuje Karolina Styrcz, TAX Refund Team Leader, Grupa Eurowag.

Ekspertka, Karolina Styrcz podkreśla również, że przy składaniu dokumentów należy wykazywać się dużą cierpliwością, ostrożnością i skrupulatnością, bo nawet najmniejsza pomyłka może powodować komplikacje w postępowaniu a nawet skutkować negatywnym rozpatrzeniem wniosku.

- Wysokie ryzyko popełnienia błędów w dokumentacji jest kolejnym wyzwaniem dla firm transportowych. Nawet drobne nieścisłości mogą spowodować, że złożony wniosek zostanie odrzucony, dlatego też trzeba być bardzo precyzyjnym przy jego składaniu. Co więcej, odzyskiwanie środków od podatku trwa bardzo długo – średnio od 3 do 8 miesięcy, a w przypadku akcyzy może potrwać nawet 2 lata lub dłużej. Te wszystkie bariery sprawiają, że jest to nie lada wyzwanie organizacyjne dla większości przewoźników transportowych, którzy mogą nie mieć nawet odpowiedniej kadry wewnątrz firmy, która podjęłaby się tego zadania – dodaje Karolina Styrcz, Grupa Eurowag. 

Kto może ubiegać się o zwrot środków?

Należy spełnić, kilka kluczowych warunków przy ubieganiu się o zwrot podatków w transporcie drogowym. W przypadku podatku od towarów czy usług (VAT), zakupionych za granicą, można otrzymać zwrot w sytuacji, gdy:

• firma jest czynnym podatnikiem VAT w Polsce lub w innym kraju UE,
• nie ma siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w państwie, w którym przedsiębiorstwo dokonało zakupu towaru lub usługi,
• przedsiębiorstwo nie zajmuje się wyłącznie sprzedażą zwolnioną z VAT ani nie korzysta ze zwolnienia VAT podmiotowego, co oznacza, że o zwrot nie mogą starać się te podmioty, które prowadzą wyłącznie działalność zwolnioną z VAT ze względu na określone czynności lub ze względu na niską wartość obrotów, która rocznie nie jest wyższa niż 200 tys. zł.

Przy zwrocie akcyzy od zakupu oleju napędowego przedsiębiorstwo powinno być oznaczone kodem działalności 4941, czyli prowadzić działalność związaną z transportem drogowym towarów lub zajmować się transportem lądowym pasażerskim (kod 4939). Dodatkowo, firma musi posiadać status czynnego podatnika VAT w państwie unijnym, w którym ma swoją siedzibę, a także nie może prowadzić działalności gospodarczej czy mieć swoje oficjalne przedstawicielstwa w miejscu, w którym ubiega się o zwrot środków finansowych. Istotnym wymogiem jest również fakt, że firmy nie mogą ubiegać się o odzyskanie pieniędzy z akcyzy w sytuacji, gdy korzystają z uniwersalnych kart paliwowych. Nie są one akceptowane. Oznacza to, że podmioty, chcące pozyskać zwrot podatku, powinny mieć karty paliwowe, przypisane do danych pojazdów.

- Nie są to jedyne warunki, które należy spełnić przy odzyskiwaniu zwrotu podatku akcyzowego. Konieczne jest również posiadanie faktur za tankowanie oleju napędowego. Nie bez znaczenia jest również rodzaj pojazdu, który jest ściśle zdefiniowany przez przepisy. Wymaga się, by pojazd ciężarowy miał masę całkowitą, która wynosi co najmniej 7,5 tony. W przypadku autokarów i autobusów muszą być zakwalifikowane do kategorii M2 lub M3 i mieć więcej niż 8 miejsc siedzących. Warto zaznaczyć, że należy również spełnić wszystkie wymogi formalne, które są nakładane indywidualnie przez każdy kraj i mogą dotyczyć takich spraw, jak np. przedstawienia stałych dowodów rejestracyjnych pojazdów, umowę najmu lub leasingu czy dostarczenia tłumaczeń przysięgłych odpowiednich dokumentów – mówi Karolina Styrcz.

Jak odzyskać zwrot i ile można zaoszczędzić?

W procedurze zwrotu podatku VAT wszystkie niezbędne dokumenty, takie jak faktury czy paragony wraz z wnioskiem należy złożyć do odpowiedniego urzędu podatkowego. Warto zaznaczyć, że zasady różnią się nieco dla firm w zależności od członkostwa kraju w UE.

- Firmy zarejestrowane w Unii Europejskiej składają wniosek o zwrot VAT w krajowym urzędzie skarbowym, który następnie przekazuje dokumenty do właściwego organu podatkowego w kraju, w którym został zapłacony VAT. Z kolei przedsiębiorstwa spoza Wspólnoty Europejskiej przedstawiają niezbędne dokumenty już bezpośrednio do kraju, w którym został naliczony podatek, co pozwala uniknąć podwójnego opodatkowania. Należy zaznaczyć, że przy akcyzie procedura ta wygląda inaczej i polega na złożeniu wniosku do organu podatkowego danego państwa UE o zwrot części podatku akcyzowego, który został zawarty w cenie oleju napędowego. Stawka podatku jest oficjalnie ogłaszana przez urząd celny danego kraju i może się różnić w zależności od regionów w niektórych miejscach. Z kolei dokumentacja i warunki zwrotu są określane indywidualnie przez każde państwo członkowskie i mogą się między sobą mocno różnić – dodaje Karolina Styrcz.  

Firmy transportowe mogą zaoszczędzić od kilkunastu do nawet kilkudziesięciu procent na kosztach za granicą. Na przykład we Francji (z kodem 4941) za każdy litr paliwa można otrzymać refundację w wysokości 0,67 gr. (0,1575 euro), w Belgii kwota ta wynosi 0,80 gr (0,1924 euro), a we Włoszech można uzyskać najwięcej, bo już ponad 0,90 gr., czyli dokładnie 0,21418 euro plus odzyskać VAT, ze średnimi stawkami w wysokości 20 proc., z tych samych faktur jak również z pozostałych kosztów związanych z działalnością transportową.

Szybki i łatwy zwrot VAT i akcyzy – w jaki sposób?

Złożone procedury, skomplikowane przepisy czy długie terminy rozpatrzenia wniosków mogą powodować niechęć przedsiębiorców transportowych do podjęcia działań w tym zakresie. Niemniej jednak warto, bo wysiłek ten pomoże zredukować koszty, które jak wiemy stale rosną. Eurowag zajmuje się odzyskiwaniem zwrotu podatku VAT aż z 26 krajów Unii Europejskiej oraz z Wielkiej Brytanii i Norwegii. W przypadku podatku od akcyzy pomaga uzyskiwać go z 7 krajów, takich jak: Francja, Włochy, Belgia, Słowenia, Węgry, Chorwacja czy Hiszpania. Co najważniejsze, dzięki odpowiedniej pomocy firmy mogą uzyskać refundację o wiele szybciej i łatwiej niż na własną rękę.

-  Przy wsparciu specjalistów firmy transportowe nie muszą znać wszystkich prawnych niuansów ani martwić się o przygotowanie dokumentów, które są niezbędne przy procedurze odzyskiwania środków finansowych. To my przejmujemy odpowiedzialność za dopełnienie wszystkich kwestii formalnych - od przygotowania dokumentacji, poprzez rejestrację w urzędzie skarbowym/celnym, aż po obsługę wniosku i zakończenia procesu zwrotu lub w razie konieczności jego apelacji. Odpowiadamy również za kontakt z właściwymi organami podatkowymi i doskonale orientujemy się w kwestiach prawnych, które obowiązują w poszczególnych krajach, dzięki czemu możemy całą procedurę przeprowadzić znacznie sprawniej. Warto dodać, że zwrot VAT i akcyzy przewoźnicy mogą otrzymać w formie prefinansowania w trybie przyspieszonym, które udostępniamy. Oznacza to, że nie muszą oni czekać na wypłatę środków z danego urzędu skarbowego czy celnego, bo zwrot ten finansujemy im w najbliższym cyklu fakturowania w procesie zwrotu VAT lub tuż po złożeniu wniosku przy zwrocie akcyzy, co jest dla nich szczególne istotne, bo ułatwia i przyspiesza cały proces – podsumowuje Karolina Styrcz z Grupy Eurowag.

O Eurowag

Eurowag od ponad 25 lat dostarcza zintegrowane usługi mobilności i płatności dla międzynarodowych firm transportowych. To jedna z najszybciej rozwijających się firm w Europie. Jej misją jest uczynienie transportu milionów ciężarówek poruszających się po Europie czystszym, bardziej sprawiedliwym i efektywnym. Aby to osiągnąć, Eurowag oferuje swoim klientom nowoczesne produkty i usługi oparte na technologiach cyfrowych – od płatności za paliwa tradycyjne i alternatywne, przez ładowanie pojazdów elektrycznych i opłaty drogowe, aż po zwroty podatków, telematykę, nawigację oraz szeroki zakres usług finansowych i doradztwa w zakresie czystej mobilności.

Eurowag wspiera także innowacje w obszarze filantropii. W ramach programu Philanthropy and You, w którym regularnie uczestniczy aż ¾ pracowników firmy, każdy z nich otrzymuje indywidualny budżet na działania charytatywne i pełną swobodę w decydowaniu, jak te środki wykorzystać. Projekt ten stał się inspiracją dla kilku dużych firm z branży IT, które podjęły podobne inicjatywy.

Więcej informacji dostępnych jest na stronie: https://www.eurowag.com/company/esg.