Zaległości płatnicze statystycznej firmy transportowej wyższe aż o 10 tys. zł. Jak kontrolować koszty transportu i zarządzać firmowym budżetem?

Analiza kosztów w firmach transportowych jest obecnie jednym z kluczowych czynników, decydujących o przetrwaniu i rozwoju polskich przewoźników. Na polskim rynku transportowym wciąż dominują mikro, małe i średnie firmy, które jeśli chcą dotrzymać kroku większym konkurentom, muszą skrupulatnie monitorować wszystkie płatności i rentowność realizowanych zleceń. Zadań tych nie ułatwiają wyzwania związane z płynnością finansową polskiego sektora TSL. Według danych BIG InfoMonitor z 2024 roku, średnia kwota zaległych zobowiązań w przeliczeniu na jedno przedsiębiorstwo z tej branży wynosiła 85 tys. zł., czyli aż o 10 tysięcy więcej niż rok wcześniej[1]. To może oznaczać, że wiele firm zmaga się z problemami z płynnością, a szczególnie dotyczy to małych i średnich przewoźników. Jak radzić sobie z opóźnieniami płatności w transporcie i świadomie zarządzać wydatkami?

Jak zarządzać finansami w transporcie?

Aktualne prognozy gospodarcze wzbudzają w przewoźnikach niewiele optymizmu. Nie widać na rynku stabilnego i regularnego wzrostu stawek frachtowych. Firmy transportowe z rozwagą również podchodzą do decyzji o zakupie pojazdów, przez co nowe inwestycje we flotę są wydłużane, a niekiedy nawet i wstrzymywane. Dlatego też w transporcie ważne jest elastyczne podejście przewoźników do innowacji, chęć szukania alternatywnych rozwiązań na wymagającym rynku, agregacja i analiza danych, a także pełna kontrola przepływu gotówki w firmie. Te czynniki pozwalają firmie się rozwijać.

- Bez elastyczności i świadomego zarządzania finansami przedsiębiorstwa trudno utrzymać rentowność, zwłaszcza w okresach mniejszego popytu i wysokiej konkurencji na rynku. Najczęściej przekonują się o tym przewoźnicy, którzy np. korzystają z wielu niekompatybilnych narzędzi, co skutecznie ogranicza ich możliwości i zdolność szybkiego reagowania na zmiany. Dlatego tak ważne jest wyposażenie się w technologię dla transportu, ułatwiającą zarządzanie zleceniami i monitoring płatności. Narzędzia typu TMS automatyzują kwestie związane z organizacją przewozu i dają lepszy obraz sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, a w połączeniu z telematyką pozwalają optymalizować trasy w czasie rzeczywistym i skutecznie minimalizować zbędne wydatki w przedsiębiorstwie – komentuje Tomasz Czyż, główny ekspert ds. rozwiązań technologicznych, Grupa Eurowag.

Analiza kosztów tu i teraz

Bieżąca analiza kosztów jest jednym z najważniejszych aspektów, mających wpływ na płynność finansową firmy transportowej. Przewoźnicy ponoszą wydatki nie tylko związane z zatrudnieniem, zakupem paliwa, czy leasingiem i serwisowaniem ciężarówek. W ostatnich latach znacznie wzrosły np. opłaty drogowe, m.in. w Niemczech i Austrii. Warto też pamiętać o kosztach związanych z opłatami za myjnie czy parkingi, które w skali każdego miesiąca mogą osiągać znaczne kwoty.

- Bieżąca kontrola finansów, a także sprawny obieg dokumentacji transportowej są to czynniki, mające niebagatelny wpływ na zapewnienie płynności finansowej. Za pomocą jednego systemu i w każdej chwili można sprawdzić wydatki firmy, decydujące o opłacalności danego zlecenia i w łatwy sposób wygenerować raporty z informacjami o kosztach przewozu i przychodach. Systemy do zarządzania transportem, jak np. fireTMS czy Marcos TMS ułatwiają także przypisywanie obciążeń do konkretnego pojazdu, co pozwala na dokładniejszą kontrolę rentowności każdej ciężarówki. Dzięki temu przewoźnicy zyskują wiedzę o tym, które przewozy i trasy są najkorzystniejsze, a w rezultacie jakie współprace z kontrahentami warto kontynuować, a gdzie można byłoby się podjąć renegocjacji warunków – wyjaśnia Łukasz Szewczyk, Specjalista ds. wdrożeń, Grupa Eurowag.

Opóźnienia płatności - nieustanna bolączka transportu

Zdecydowana większość usług transportowych realizowana jest z odroczoną płatnością. Przewoźnicy nierzadko czekają 45, 60 lub nawet więcej dni na otrzymanie należności za świadczone usługi, a w międzyczasie mają wiele innych zobowiązań finansowych. Coraz więcej firm transportowych decyduje się na weryfikację zleceniodawców przed podjęciem transportu.

- Opóźnienia w płatnościach są dużym wyzwaniem w transporcie, więc warto podejmować kroki, które pozwolą się przed nimi uchronić. Pomocne w tym celu mogą być oceny na giełdach transportowych, opinie na temat firm dostępne online czy wywiadownie gospodarcze. Choć ta ostatnia usługa wiąże się z dodatkowym wydatkiem, to przeważnie stanowi on jedynie niewielki ułamek wartości frachtu, a dzięki temu mamy szansę na zdobycie pewniejszego kontraktu, a nawet i długoletniej współpracy - tłumaczy Łukasz Szewczyk.

Z kolei ekspert Tomasz Czyż dodaje, że systemy do zarządzania transportem wspierają komunikację ze zleceniodawcami, a także pozwalają oceniać ich możliwości finansowe na podstawie historii płatności czy limitów kredytowych. Takie działania mogą przyspieszyć proces otrzymania należności, a przede wszystkim ograniczyć ryzyko wejścia we współpracę, która może nie przynieść oczekiwanych rezultatów i zysku.

- Technologie dla transportu usprawniają cały proces pilnowania terminów płatności, a dzięki temu przewoźnicy zyskują szybki dostęp do informacji o nieuregulowanych należnościach wobec firmy. Narzędzia typu TMS mogą automatyczne powiadamiać kontrahenta o zbliżających się zobowiązaniach, a w razie konieczności wysyłać także wezwania do zapłaty z niezbędnymi szczegółami o zleceniu. Ponadto informacje o nieterminowych płatnikach zapisywane są w systemie, co ułatwia decyzję o nawiązaniu ewentualnej współpracy w przyszłości – podkreśla Tomasz Czyż.

Skrócona droga do rozliczeń za pomocą TMS i telematyki

Systemy klasy TMS zintegrowane z telematyką nie tylko ułatwiają obsługę zleceń, a spedytorom czy dystrybutorom pozwalają trzymać rękę na pulsie w czasie realizacji przewozu. Upraszczają również procesy administracyjne związane z przygotowaniem dokumentów do rozliczeń i ich wymianą, a to przyspiesza rozliczenia i minimalizuje również ryzyko związane z ręcznym przepisywaniem danych. Można je również integrować z zewnętrznymi systemami kadrowymi, a wówczas faktury sprzedażowe czy korekty w łatwy sposób można eksportować do działu księgowego w firmie.

- Faktury w systemach TMS wystawiane są automatycznie na podstawie zakończonych zleceń, co eliminuje większość pomyłek i pozwala skrócić czas potrzebny na przygotowanie dokumentów. System potrafi też uwzględniać zróżnicowane stawki i taryfy, dopasowane do rodzaju przewozu, pokonywanej trasy czy innych ustaleń kontraktowych. Ich integracja z narzędziami telematycznymi czy aplikacjami dla kierowców pozwala na przesyłanie zdjęć lub skanów dokumentów bezpośrednio do danego zlecenia. Jeżeli klient korzysta z elektronicznych rozliczeń, faktura może być gotowa już kilkanaście minut po zakończeniu rozładunku, co może przyspieszyć uzyskanie zapłaty – zaznacza Tomasz Czyż.

Dzięki technologiom przedsiębiorstwa transportowe zyskują lepszą kontrolę nad płatnościami, mogą sprawniej nimi zarządzać, a co najważniejsze są w stanie szybko zidentyfikować obszary działalności, generujące najwyższe koszty i je zredukować.

 

[1] BIG InfoMonitor, Transport, spedycja i logistyka przeładowane wyzwaniami i bagażem przeterminowanych długów, 2025