5 zalet korzystania z kart paliwowych w transporcie

Prowadzenie firmy przewozowej w dużej mierze opiera się na tym, by maksymalizować zyski z każdego zlecenia i stale optymalizować ponoszone koszty. Jednym z kluczowych elementów, które często decydują o bilansie zysków i strat jest zużyte paliwo. Z tego powodu przewoźnicy inwestują w technologie i rozwiązania pozwalające skutecznie kontrolować zużycie oraz obniżać jego koszt. Takim rozwiązaniem są właśnie karty paliwowe. Jakie korzyści przynoszą firmie i w jaki sposób pozwalają zaoszczędzić na płynnym złocie? Odpowiedzi jest kilka.

Redukcja kosztów

Jednym z podstawowych zalet kart paliwowych jest ograniczanie kosztów przedsiębiorstwa za pomocą oferowanych zniżek na paliwo. Mogą one dostarczyć znacznych oszczędności, które zależą m.in. od wielkości posiadanej floty.

- Wysokość dostępnych zniżek na paliwo jest zróżnicowana i zależna m.in. od kraju, wyboru stacji, wielkości floty czy ilości tankowanego paliwa, ale zazwyczaj waha się w granicach 20-30 gr. na litr paliwa. Jeżeli posiadamy flotę kilkunastu pojazdów, wówczas skala oszczędności może wynieść od kilku do nawet kilkunastu tysięcy złotych. Warto również dodać, że tańsze paliwo to nie jedyna korzyść, wynikająca ze stosowania kart paliwowych w firmie transportowej. Dostawcy oferują rabaty również na inne usługi związane z branżą TSL, takie jak naprawę i mycie pojazdów ciężarowych, czyszczenie zbiorników czy parkowanie – komentuje Radosław Tatarski, VP of Sales Operations & PMI, Grupa Eurowag

Kontrola wydatków na paliwo

Dzięki temu, że osoby zarządzające transportem otrzymują zestawienie wszystkich transakcji za cały okres rozliczeniowy na jednym dokumencie, to mogą efektywniej kontrolować wszystkie wydatki za paliwo dla całej floty niezależnie od rodzaju zakupionego paliwa czy miejsca tankowania.

- Decydując się na wybór dostawcy kart paliwowych, warto zwrócić uwagę na to, czy oferuje on funkcje raportowania w czasie rzeczywistym. Takie rozwiązanie jest niezwykle przydatne w przedsiębiorstwie transportowym, ponieważ pozwala pracownikom reagować na bieżąco w sytuacji, gdy zauważą oni rozbieżności w płatnościach. Bardzo ważnym aspektem jest również możliwość nałożenia na kartę paliwową pewnych ograniczeń. Przewoźnicy czy spedytorzy mogą ustalić miesięczny limit wydatków dla danej karty, który dla każdego klienta jest sprawą indywidualną i ustalaną wedle potrzeb firmy, a takie działanie może zapobiec nieautoryzowanemu tankowaniu, a nawet kradzieży – mówi Radosław Tatarski, Grupa Eurowag.

Dodatkowo systemy klasy TMS pozwalają na zaimportowanie danych dotyczących zakupów oleju napędowego z kart paliwowych, zbiornika na bazie jak i z systemów telematycznych, co znacząco ułatwia kontrolę zużycia paliwa. Zestawienia otrzymywane z kart paliwowych pozwalają zatem z dużym prawdopodobieństwem oszacować przejechany dystans czy koszty eksploatacji pojazdu.

- Dane w transporcie są kluczowe, dlatego warto zawsze zdobywać ich jak najwięcej i wykorzystywać potencjał dostępnych narzędzi. Jeśli raporty z kart paliwowych zapisane będą w poprawnym formacie, to możemy je zaimportować do TMSa. Przy zleceniu odpowiedniej konfiguracji, narzędzie TMS automatycznie rozpozna, które dane o tankowaniu, opłatach drogowych czy innych kosztach, są przypisane do jakiego pojazdu. Dzięki temu spedytorzy czy przewoźnicy dowiedzą się, który pojazd wygenerował jaką skalę kosztów, a to pozwoli na określenie rentowności przewozów w danym miesiącu – mówi Tomasz Czyż, główny ekspert ds. rozwiązań technologicznych, Inelo z Grupy Eurowag.

Wygoda i oszczędność czasu

 Nie da się ukryć, że wdrożenie kart paliwowych w firmie transportowej równoznaczne jest ze zwiększeniem komfortu pracy osób rozliczających przejazdy. Rozwiązanie to może również przełożyć się na wzrost wydajności spedytorów lub dyspozytorów, ponieważ pracownicy w tym czasie mogą zająć się innymi obowiązkami związanymi z realizacją zleceń transportowych. 

- Karty paliwowe usprawniają proces rozliczenia dokumentów księgowych, ponieważ osoby zarządzające transportem otrzymują wszystkie transakcje na jednej, zbiorczej fakturze za cały okres rozliczeniowy. Oznacza, to, że nie są oni zobowiązani do przetwarzania dużej ilości faktur czy paragonów za tankowania czy opłaty drogowe, które często są dostępne w wielu, różnych językach i walutach i ich poprawne zaksięgowanie zajmowałoby dużo czasu. Dzięki kartom paliwowym zarządzanie płatnościami w firmie jest o wiele szybsze i łatwiejsze – komentuje Radosław Tatarski z Grupy Eurowag.

Bezpieczeństwo kierowcy  

Transakcje bezgotówkowe nie tylko podnoszą komfort pracy spedytorów, ale również samego kierowcy. Karty paliwowe mogą wpływać na bezpieczeństwo pracowników, będących w trasie, ponieważ kierowcy nie są zobowiązani do zabrania ze sobą gotówki, która niejednokrotnie wiązałaby się z koniecznością zabrania pieniędzy w różnych walutach.

- Karty paliwowe dostępne na rynku zazwyczaj posiadają specjalne zabezpieczenia w celu ograniczenia dokonywania nadużyć. Jednym z rozwiązań kart paliwowych może być jej aktywacja dopiero po wysłaniu wiadomości SMS przez kierowcę lub dyspozytora. Istnieją również bardziej zaawansowane formy zabezpieczeń karty. Przykładem tego może być możliwość powiązania karty paliwowej z urządzeniem do poboru opłat, jaką udostępnia Eurowag, a to oznacza, że zostanie ona wykorzystana wyłącznie wtedy, gdy będzie się zgadzać jej położenie z fizyczną lokalizacją pojazdu. Warto zaznaczyć, że producenci stale pracują nad tym, żeby transakcje bezgotówkowe przy użyciu kart paliwowych były jak najbardziej bezpieczne – zaznacza Radosław Tatarski.

Dla kogo są karty?

Karty paliwowe są rozwiązaniem zarówno dla dużych przedsiębiorstw, jak i jednoosobowych działalności, ponieważ usprawniają zarządzanie płatnościami, obniżają koszty i są wygodne w użytkowaniu. W dużej firmie sprawna kontrola wszystkich dokonywanych płatności może być sporym wyzwaniem dla osób zarządzających transportem. Z kolei niewielkie przedsiębiorstwa transportowe mogą nie mieć zasobów na konieczność ewidencji wielu faktur, a więc wdrożenie karty paliwowej zarówno w jednym, jak i drugim przypadku będzie rozsądnym posunięciem.