Dobry system TMS w firmie transportowej to nawet do 15 proc. większy zysk rocznie

Blisko 7 na 10 prezesów globalnych spółek z branży transportowo-logistycznej przyznało, że przełomowy wpływ na ich działalność będą miały zmiany w technologiach wykorzystywanych w branży TSL[1]. Jak podaje PwC transformacja cyfrowa do 2030 roku będzie jednym z głównych czynników wpływających na zmiany w transporcie drogowym, w tym w przewozie towarów[2]. Twórcy opracowania podkreślają, że cyfryzacja branży będzie oznaczać, że przedsiębiorcy przejdą na aplikacje i programy ułatwiające prowadzenie firmy. W efekcie rośnie zainteresowanie systemami TMS (ang. Transportation Management System), czyli oprogramowaniem, dzięki któremu przewoźnicy sprawdzą, gdzie firmy mają rezerwy i co faktycznie należy poprawić, by działały rentowniej. Co powinien wiedzieć każdy przewoźnik na temat TMS? Na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy? Jak wygląda proces wdrożenia i jakie daje korzyści?

System TMS – czym właściwie jest?

Pierwsze cyfrowe rozwiązania TMS pojawiły się na polskim rynku blisko 30 lat temu. Od tego czasu wiele się zmieniło. W ostatnich latach coraz więcej firm rezygnuje z papierowej dokumentacji na rzecz cyfrowych narzędzi. Obecnie oprogramowanie służy przedsiębiorcom transportowym niemal w każdym obszarze działalności. W praktyce pomaga zarówno właścicielom firm transportowych, jak i ich pracownikom. Mogą używać go do monitorowania rentowności całej firmy czy typowania najbardziej ekonomicznych, a jednocześnie najbezpieczniejszych tras dla transportu ciężarowego. TMS pilnuje też terminów realizowanych przeglądów i tworzy za nas raporty. Wszystko w jednym miejscu.

- Definicja TMS jest dosyć szeroka, dlatego zarządzanie transportem w pierwotnej formie możemy nazwać nawet planowanie przejazdów na kartkach papieru czy zapisywanie takich informacji na białych tablicach lub w arkuszach kalkulacyjnych, jak to miało miejsce przed erą cyfrową. Jednak dopiero dobry system TMS w obecnej formie jest narzędziem, które pokazuje nie tylko, ile kilometrów przejechali w tym roku nasi kierowcy na jednym baku, ale ile mogliby zrobić, gdyby wykorzystywali możliwości, jakie daje telematyka w transporcie. Dzięki niej można jeździć ekonomicznie, czyli np. ograniczyć spalanie paliwa i planować tankowania na wybranych stacjach. To zaledwie ułamek tego, jakie możliwości daje dobrze wdrożony system zarządzania transportem – komentuje Dawid Kochalski, ekspert ds. wdrożeń GBox, Grupa INELO.

Rozwój systemów TMS jest podyktowany nie tylko rosnącymi potrzebami efektywnego zarządzania, ale i świadomością klientów. Do standardowych funkcjonalności oprogramowania weszła integracja z pocztą e-mail i monitorowanie GPS, a także obsługa zleceń i kart paliwowych czy raporty na temat przebiegu floty. Dobre oprogramowanie potrafi także obliczyć rentowność zleceń i stworzyć za nie faktury.

- Trzeba jednak pamiętać, że taką personalizację zapewnią systemy zbudowane w formie aplikacji. Na rynku są dostępne także rozwiązania webowe, ale są mniej elastyczne ze względu na rodzaj technologii, w której zostały wykonane oraz brak bezobsługowej dwukierunkowej integracji np. z programami kadrowo płacowymi czy księgowymi. I choć próg finansowy, by zacząć z nich korzystać jest niski, to nie są dedykowane do każdego klienta. Dobre systemy TMS charakteryzują się też tym, że można je zintegrować z telematyką oraz innymi programami klienta wewnątrz jego firmy z zachowaniem bezpieczeństwa danych. - mówi Kochalski i dodaje, że liczący się na rynku dostawcy budują model biznesowy tak, żeby dostarczać usługi w kompleksowej formie „one-stop-shop”, czyli wszystko w jednym miejscu.

Jak wdrażać system TMS?

Skuteczne wdrożenie systemu TMS to proces, który w zależności od wielkości firmy i celów może potrwać nawet kilka miesięcy. Nie jest to jednak czas stracony. Pierwszy krok to spotkanie wdrożeniowca z przedstawicielami firmy i wytypowanie, które obszary w działaniu firmy mogą wymagać poprawy. To np. nieterminowo wykonywane zlecenia lub błędy w fakturowaniu. Przy okazji umawiane są konkretne daty kontrolne, by strony znów się spotkały i sprawdziły, czy wdrożenie idzie zgodnie z założeniami. Po tym etapie dostawca TMS staje się stałym gościem firmy i dokładnie przygląda się jaki sposób działa przewoźnik. To tzw. analiza przedwdrożeniowa, w trakcie której ekspert zbiera dane pozwalające dopasować ustawienia systemu do potrzeb firmy. Może to np. zależeć od liczby kierowców, wielkości floty, wolumenu zamówień lub terminów rozliczania kart paliwowych, posiadania własnego serwisu czy programu, na którym pracuje dział księgowości. Po tym czasie do firmy wprowadzany jest nowy system TMS. Jak podkreślają eksperci Grupy INELO, analiza przedwdrożeniowa jest kluczowa dla całego systemu i jego prawidłowego funkcjonowania.

- Warto zaprzyjaźnić się ze specjalistą, który zajmie się wdrożeniem systemu TMS i pamiętać, że jego rolą jest dogłębna analiza wszelkich działań związanych z zarządzaniem transportem w firmie. To może oznaczać, że jego pytania będą czasami dotyczyły pozornie nieistotnych szczegółów. Tak głębokie wejście w operacje firmy to też powód, dla którego wdrożenie zajmuje czas. Czekanie jednak się opłaci. Jak pokazują przykłady jednego z naszych klientów, TMS pozwolił na wykrycie błędów i w rezultacie na pozyskanie 30 proc. oszczędności w skali roku/miesiąca - komentuje Dawid Kochalski. – Okazało się, że w natłoku dokumentów czy arkuszy Excela umykały zrealizowane zlecenia, które nie zostały zafakturowane. Drugim często wykazywanym problemem jest pojawiające się pytanie „Jak ocenić pracę spedytora?”. Błędne decyzje, czy decyzje na pograniczu opłacalności mogą w dłuższej perspektywie uniemożliwić rozwój biznesu. Warto także zwrócić uwagę na atuty Nawigatora, który ma możliwość sprawdzenia, czy dany zleceniodawca jest zarejestrowaną firmą. Drobne, ale jakże kluczowe aspekty przekładają się na zyski przewoźnika, które można zwiększyć w zależności od firmy o 5-15 proc. w skali roku.

Dużą rolę w zaprojektowaniu wdrożenia systemu TMS ma początkowe określenie konkretnego celu. - Ten krok jest tak ważny, ponieważ na TMS składa się kilkanaście działań w obrębie przedsiębiorstwa. Optymalizacja wymaga więc w tym wypadku postawienia konkretnych oczekiwań, które warto weryfikować przez ustanowienie kroków milowych – dodaje Kochalski.

TMS – dobra diagnoza to klucz do sukcesu firmy

Pierwsze efekty wdrożenia systemu TMS mogą pojawić się już w ciągu kilku dni. Oprogramowanie od samego początku dostarcza przedsiębiorcom uporządkowane dane, które pomagają podejmować świadome decyzje i wprowadzać zmiany prowadzące do większych zysków. Niejednokrotnie okazuje się bowiem, że pierwsze powdrożeniowe raporty wskazują na zupełnie inną przyczynę problemów niż wstępnie zakładano. Zdaniem ekspertów INELO, wyeliminowanie błędów w działalności organizacji nie musi wiązać się z dużymi nakładami pracy ani finansów, ale nie nastąpi to, dopóki problem nie zostanie prawidłowo zdiagnozowany.

- Dobry TMS zmienia się wraz z potrzebami rynku, dlatego jego regularne aktualizowanie ze strony dostawcy jest kluczowe. To naturalne, że systemy ewoluują. Zakładamy, że kolejnym krokiem będzie wykorzystanie systemów klasy TMS nie tylko w firmach z branży TSL, ale także w przedsiębiorstwach o profilu np. produkcyjnym do obsługi transportu na potrzeby własne i usługowo. Bez skutecznego zarządzania wszystkimi operacjami firmy, nie ma mowy o rozwoju. TMS zmieniał się na przestrzeni lat, nowe technologie i cyfryzacja staje się nową domeną także w transporcie, co ułatwia minimalizowanie strat i pomyłek – podsumowuje Kochalski. - I właśnie w tym momencie widzimy, jak elastyczne są systemy TMS. W zależności od branży, celów i innych konkretnych uwarunkowań, o których może nam powiedzieć tylko właściciel i pracownicy, jesteśmy w stanie dopasować oprogramowanie tak, żeby ułatwiało pracę przedsiębiorstwa, a nie było tylko kolejną niepotrzebną ciekawostką. Każda firma chce minimalizować pomyłki ludzkie, bo to przekłada się na zysk. W tym na pewno pomoże dobrze wdrożony i zintegrowany system TMS – dodaje.

[1] PwC, 21st CEO Survey

[2] PwC, Transport przyszłości; Raport o perspektywach rozwoju transportu drogowego w Polsce w latach 2020-2030