Kontrahent zalega z płatnością? Odzyskaj kontrolę nad finansami

Ponad połowa firm obawia się dziś, że ich klienci nie uregulują zobowiązań na czas – wynika z raportu Intrum European Payment Report 2025. Choć w pierwszej połowie 2025 roku polska gospodarka przejawiała oznaki stabilizacji, z prognozowaną roczną dynamiką PKB na poziomie 3,6%[1], to jednak w kolejnych latach przewidywane jest stopniowe zmniejszenie dynamiki do ok. 3,1% w roku 2027[2]. Takie spowolnienie może dodatkowo pogłębiać problemy z płynnością, które i tak są już poważnym wyzwaniem dla przedsiębiorstw. Aż co czwarty przedsiębiorca przyznaje, że w perspektywie dwóch lat musi liczyć się z ryzykiem zamknięcia firmy – w sektorze MŚP podobne obawy zgłasza niemal 30% podmiotów[3]. Opóźnienia w płatnościach to dziś jeden z najważniejszych czynników ryzyka w biznesie. Dlatego profilaktyka zadłużeniowa, jasno sformułowane umowy – także leasingowe – oraz profesjonalne wsparcie doradcze stają się fundamentami świadomego zarządzania finansami.

Koszty czekania – jak opóźnione faktury wpływają na biznes

Aż 64% polskich przedsiębiorców poświęca od pięciu do dwudziestu godzin tygodniowo na egzekwowanie płatności od klientów, a mimo to 11,5% przychodów jest realizowanych po terminie[4]. Sytuacja ta jest szczególnie trudna dla sektora MŚP, który ma mniejsze marże i skromniejsze rezerwy finansowe. Obciążenie ich działów finansowych i księgowych w procesie odzyskiwania należności utrudnia codzienne funkcjonowanie. Nieterminowa regulacja należności bywa też źródłem napięć w relacjach biznesowych i pogorszenia reputacji firm, a odsetki i kary to nie jedyny czynnik wzrostu kosztów działalności. Zatory płatnicze nierzadko wymuszają na firmach przesuwanie własnych zobowiązań i konieczność podejmowania trudnych decyzji kadrowych oraz inwestycyjnych. Jak radzić sobie w tak trudnych warunkach rynkowych?

Po pierwsze – zapobiegaj

Coraz więcej polskich przedsiębiorców zdaje sobie sprawę, że prewencja zadłużeniowa to jedna z najskuteczniejszych metod ograniczenia liczby opóźnionych płatności. Z badania Intrum wynika, że firmy inwestują w wykorzystanie analizy danych do prognozowania tendencji w zaległych zobowiązaniach.

–  W analizę danych inwestuje ponad 76% firm. Weryfikacja kontrahentów jeszcze przed rozpoczęciem współpracy, czy ulepszanie systemów płatności, które pomagają w regulowaniu należności na czas to dobre praktyki, przyczyniające się do minimalizowania opóźnień. W zapobieganiu zatorom płatniczym z pewnością pomagają też jasne warunki i odpowiednie zabezpieczenia w umowach. To kroki, które warto podjąć na samym początku budowania relacji z klientem – komentuje Konrad Olton, ekspert Intrum.

Monitorowanie należności i wykrywanie wczesnych sygnałów ostrzegawczych mogą uchronić przed eskalacją problemu, która pochłonie kolejne zasoby firmy. Regularne sprawdzanie rejestrów dłużników i wskaźników finansowych to nie wszystko. Wzmożoną czujność powinna obudzić też zmiana zachowania klienta i stylu jego komunikacji. Zaleganie z drobnymi płatnościami, prośby o przesunięcia terminu faktur, zmniejszona responsywność – to wszystko może zwiastować poważne problemy na horyzoncie.

Klient nie płaci? Reaguj strategicznie

Dużym wsparciem dla firm jest zintegrowana z księgowością automatyzacja monitorowania należności. Systemy alertowe nie zawsze wystarczą jednak, by zapobiec problemowi. Praktyka pokazuje, że w przypadku opóźniającego się wywiązania ze zobowiązania finansowego kluczowa jest transparentna procedura wewnętrzna – kto, kiedy i w jaki sposób reaguje.

Odpowiednio dopasowany ton komunikacji z kontrahentem to jedna z tzw. miękkich praktyk, które potrafią przynieść wymierne korzyści. Uprzejme, ale stanowcze mailowe przypomnienie o płatności, regularny kontakt telefoniczny, otwarcie na dialog – te praktyki potrafią usprawnić proces odbierania zaległych należności.

Powinniśmy także mieć z góry ustalony próg decyzyjny – kiedy sięgnąć po wsparcie zewnętrzne, gdy powyższe praktyki nie przynoszą oczekiwanych rezultatów.

Profesjonalne wsparcie – ochrona portfela i relacji biznesowych

Kiedy nie udaje się ustalić satysfakcjonujących dla obu stron warunków spłaty długów, warto udać się po profesjonalne wsparcie. Decyzję, czy odbędzie się to 60 dni od terminu płatności, 30 dni od wezwania do zapłaty, czy też w innym momencie, każde przedsiębiorstwo musi podjąć indywidualnie, nie należy jednak czekać do chwili, gdy zaistnieje ryzyko utraty płynności finansowej.

Pomoc firmy, która wspiera obie strony w zarządzaniu zobowiązaniami, w dobrej, profesjonalnej atmosferze, może okazać się niezbędna dla znalezienia najlepszego rozwiązania bez eskalowania konfliktu. Proces odzyskiwania należności w warunkach indywidualnego podejścia do sytuacji finansowej podmiotów, to szansa na ocalenie relacji biznesowych. Równie ważnym aspektem jest reputacja firmy, która może ucierpieć, jeśli nie przeprowadzimy tych działań profesjonalnie i w sposób zgodny z prawem.

Skorzystanie ze wsparcia zewnętrznego to także odciążenie operacyjne zespołów, które zamiast na czasochłonnych zadaniach związanych z odzyskiwaniem należności (średnio 9,5 godziny tygodniowo)[5], mogą skupić się na strategicznych dla firmy działaniach.

Dzięki specjalistycznej wiedzy i narzędziom firm outsourcingowych odzyskiwanie należności przebiega szybciej i skuteczniej. Specjaliści potrafią radzić sobie także z wyjątkowo trudnymi typami zobowiązań, np. z zaległymi ratami leasingowymi.

Leasing i opóźnienia płatnicze – podwójne wyzwanie

Popularność leasingu jako efektywnej formy inwestycji utrzymuje się wśród polskich firm od wielu lat. Jednocześnie zadłużenie firm leasingowych rośnie – raport KRD pokazał, że w ubiegłym roku było ono o niemal ¼ wyższe niż rok wcześniej[6].

– W przypadku leasingu, czyli finansowania rozciągniętego na kilka lat, ocena wiarygodności klienta na podstawie scoringu i danych historycznych to podstawa. Co istotne, jednorazowa ocena nie wystarczy. Świadome podejście do finansowania wymaga regularnego monitorowania sytuacji klienta, która może przebiegać w sposób jawny bądź niejawny, ale zawsze zgodnie z przepisami prawnymi. Analiza punktowa jest ważnym narzędziem wspierającym profilaktykę zadłużeń – mówi Konrad Olton z Intrum.

Kiedy monitorowanie ryzyka zawodzi, a komunikacja z klientem nie przynosi rezultatów, problem zaległych płatności warto rozwiązać przy wsparciu firmy zewnętrznej. To skuteczny sposób na zabezpieczenie interesów firmy bez konieczności wszczynania postępowania sądowego. To nie tylko zdecydowanie szybszy i mniej kosztowny sposób, ale także ochrona wizerunku firmy, na którym przeszłość sądowa kładzie się cieniem.

– Postępowanie sądowe jest ostatecznością i często powoduje zakończenie współpracy z kontrahentem oraz wydłuża proces odzyskiwania należności, nie mówiąc o opłatach sądowych i egzekucyjnych. Przekazanie sprawy firmie zarządzającej wierzytelnościami to w pierwszej kolejności analiza sytuacji finansowej i szybkie decyzje o sposobach spłaty zaległości. W takich sytuacjach czas to pieniądz, nie warto tracić go ani w sądzie, ani na niekonstruktywnych, chaotycznych działaniach – kończy Konrad Olton.

 

[1] NBP

[2] Tamże.

[3] Intrum European Payment Report 2025

[4] Tamże.

[5] Tamże.

[6] Wynajmują i leasingują, ale nie płacą. Długi nierzetelnych przedsiębiorców z tego tytułu przekroczyły już 1,36 mld zł, KRD, 19.05.2025