Rozmowa rekrutacyjna online może być skuteczna, czyli jak rekrutować w czasie pandemii i nie tylko. Poradnik HR-owca

Pandemia Covid-19 skutecznie zachwiała rynkiem pracy. Przedsiębiorstwa działające w branżach, które korona-kryzys dotknął w największym stopniu, chcąc ratować swoją płynność finansową i utrzymać się na rynku, podejmowały niechcianą decyzję o redukcji zatrudnienia. Jednak nie wszystkie biznesy zostały zmuszone do tego kroku. Co więcej, firmy obecne głównie w kanale online skorzystały nawet na obecnej sytuacji i musiały poradzić sobie z klęską urodzaju w postaci zwiększonego popytu na swoje produkty i usługi. Aby sprostać nowym wyzwaniom, musiałyby zwiększyć swoje zespoły. W nowej rzeczywistości pełnej obostrzeń i pracy trybie home office, pracodawcy zmuszeni zostali do prowadzania rekrutacji online. Czy ten sposób pozyskiwania pracowników zadomowi się w branży HR na stałe? Coraz więcej wskazuje na to, że tak się może stać, bo rozmowa rekrutacyjna odbywająca się przez Skype, Zoom czy inną platformę, z którymi zaprzyjaźniliśmy się, pracując zdalnie, zabiera mniej czasu i pochłania mniej pieniędzy. Może być również skuteczna, przynajmniej tak samo, jak tak tradycyjna, jeżeli HR-wiec czy rekruter odpowiednio do niej podejdzie.

W ostatnich tygodniach, kiedy obowiązywał jeszcze lockdown, firmy, które chciały uzupełnić braki kadrowe, nie miały innej możliwości i musiały prowadzić rekrutacje online. Trzeba jednak zaznaczyć, że nie wymyśliły niczego nowego, bo taka forma pozyskiwania pracowników jest stosowna od jakiegoś czasu. To rozwiązanie popularne szczególnie wśród firm informatycznych, technologicznych, a także np. największych, globalnych korporacji, które szukają talentów na całym świecie. Nie chodzi tylko o aplikowanie o pracę przez Internet, bo to od dawna jest na porządku dziennym, ale o dalszy etap rekrutacji, czyli o interview z kandydatem.

Na czym więc dokładnie polega rozmowa rekrutacyjna online?

Pracownika zdalnie zrekrutuję, czyli o zaletach rekrutacji online

Jak zaznacza Agnieszka Surowiec, Dyrektor HR i Komunikacji w Intrum, firmie, która z sukcesem prowadzi rozmowy rekrutacyjne online od początku pandemii koronawirusa, tego typu rozmowy nie różnią się specjalnie od tradycyjnej rozmowy z potencjalnym pracownikiem „twarzą w twarz”:

– Decydując się na zdalną rozmowę rekrutacyjną, wcale nie musimy rezygnować z elementów tradycyjnego procesu rekrutacyjnego, a jedynie przenieść je do sieci. W ten sposób również możemy sprawdzić wszystkie potrzebne umiejętności kandydata, np. łatwość nawiązywania kontaktu, uważność w odbieraniu i przyswajaniu informacji, oraz oczywiście kompetencje zawodowe, a w tym np. znajomość języków obcych. O sukcesie lub jego braku, w przypadku rozmowy rekrutacyjnej prowadzonej online, czyli takiej, która odbywa się poprzez jedną z platform do organizowania wirtualnych spotkań w sieci, decyduje podejście i doświadczenie rekrutera, a nie samo narzędzie. Taka osoba nawet w trakcie rozmowy przez Internet będzie potrafiła rozpoznać ewentualne braki kandydata i ocenić, czy np. powinien przejść do dalszego etapu rekrutacji. Tylko pozornie „na żywo” widać więcej. W Intrum, doświadczenia rekrutacji prowadzonych online pokazały, że oko kamerki internetowej też może dostrzec wiele. Podczas rozmowy online skupiamy tylko na naszym rozmówcy i jakoś uważniej obserwujemy jego gesty, sposób zachowania, mówienia. Dobry rekruter może z tych elementów wyczytać wiele informacji na temat potencjalnego pracownika – stwierdza Agnieszka Surowiec.

Prawda jest taka, że w ostatnim czasie wzrosły nie tylko koszty utrzymania pracownika, ale również te związane z jego pozyskaniem. I w tym przypadku rozmowa rekrutacyjna online zalicza kolejny punkt, bo jest tańsza od tej tradycyjnej. Nie wymaga bowiem uruchomienia i obsługi miejsca, w którym fizyczne rekrutacje się odbywają. Wiadomo również, że czas to pieniądz, ale rozmowa rekrutacyjna przez Internet zajmuje mniej czasu. Częściowo wynika to z faktu, że wiele rekrutrów czy HR-owców wychodzi z założenia, że jeżeli ktoś poświęca swój czas i przychodzi na rozmowę o pracę do firmy, to wypada mu poświęcić odpowiednią ilość uwagi, nawet wtedy, jeżeli w trakcie spotkania okazuje się, że dana osoba zupełnie nie spełnia oczekiwań. – Wydaje się, że taka „kurtuazja” nie istnieje w kontaktach w kanale online. W praktyce, w ciągu jednego dnia można przeprowadzić więcej wirtualnych rozmów rekrutacyjnych niż tych na żywo. Jest to także wygodne dla kandydatów. Nie muszą dojeżdżać na spotkanie. Odbywa się ono w „domowych” warunkach, więc potencjalnie jest także mniej stresujące – dodaje Agnieszka Surowiec, Dyrektor HR i Komunikacji w Intrum.

Rozmowa rekrutacyjna przez Internet jest świetną opcją dla firm, które mają siedzibę główną w jednym mieście, ale zatrudniają czy pośredniczą w zatrudnianiu pracowników sezonowych, czy kontraktowych w wielu lokalizacjach. To oczywiste, że jeszcze do niedawna prowadziły rekrutację głównie przez telefon i nie organizowały fizycznych spotkań dla kandydatów mieszkających na drugim końcu Polski. Teraz rozwój technologii i szybkiej sieci Internet zdecydowanie ułatwia im zadanie.

Na koniec, co nie oznacza, że jest to najmniej ważne, trzeba stwierdzić, że rozmowa rekrutacyjna prowadzona online jest zaletą samą w sobie, z punktu widzenia potencjalnych pracowników. Pokolenie „Z” wchodzące na dzisiejszy rynek pracy po prostu chce mieć możliwość starania się o pracę w ten sposób, bo osoby z tej grupy większość swojego życia przeniosły już do sieci. Dla nich to naturalne, że mogą poznać przyszłego pracodawcę np. na platformie Skype. Rozmowa rekrutacyjna online jako narzędzie employer brandingowe w walce o nowe talenty? Dlaczego nie!

Jak przygotować rozmowę rekrutacyjną online krok po kroku

Rozmowa rekrutacyjna przeprowadzana online jest skutecznym rozwiązaniem, który przyspiesza proces pozyskiwania nowych pracowników. Niektórzy uważają, że może zastąpić spotkania „twarzą w twarz”. Oprócz zalet, ma także swoje minusy. Część z nich wynika z kwestii technicznych. Najważniejsze jest to, że można ich uniknąć. Wystarczy tylko pamiętać o kilku podstawowych zasadach. Poniżej podpowiadamy, jak to zrobić.

Wybierz odpowiednie narzędzie

W trakcie kryzysu związanego z pandemią Covid-19 właściwie wszystkie firmy, które mogły to zrobić, przeszły na tryb pracy zdalnej. Pracownicy, aby się na co dzień komunikować, musieli zacząć korzystać z programów czy platform dedykowanych wideorozmowom i organizowaniu wirtualnych spotkań. Możemy wykorzystać je również do zorganizowania rekrutacji online, ale na rynku znajdziemy także bardziej profesjonalne narzędzia stworzone z myślą o takiej potrzebie, np. Spark Hire, VidCruiter czy Montage. To programy umożliwiające nie tylko przeprowadzenie rozmowy online, ale także jej nagrywanie, ocenianie, jak i udostępnianie materiałów wideo.

Uprzedź o spotkaniu online odpowiednio wcześniej

Oprócz zaproszenia telefonicznego na rozmowę rekrutacyjną, ważne jest również przysłanie e-mailem informacji potwierdzającej, z podaniem wszelkich niezbędnych szczegółów, takich jak platforma czy aplikacja, dzięki której odbędzie się spotkanie. Kandydat dzięki temu będzie miał czas na zainstalowanie i zapoznanie się z danym programem, jeżeli wcześniej nie miał okazji z niego korzystać.

Sprawdź warunki techniczne

Bezpośrednio przed samym spotkaniem należy upewnić się, że sprzęt komputerowy jest sprawny (jakość dźwięku i obrazu), a jakość połączenia z siecią Internet pozwoli na rozmowę online. Zerwanie połączenie lub wyskakujące ogłoszenia mówiące o aktualizacji systemu, mogą być frustrujące dla obu stron i uniemożliwią spokojne przeprowadzenie rekrutacji.

Sprawdź również, czy będzie dobrze Cię widać. Wypróbuj różne ustawienia kamery, wybierz to najlepsze. Upewnij się, że rozmówca będzie patrzeć Ci prosto w oczy, a nie np. na brodę. Ustaw się odpowiednio do światła, zarówno jego zbyt mała, jak i zbyt duża ilość są złe dla jakości rozmowy.

Poinformuj o przebiegu rozmowy rekrutacyjnej i pomóż kandydatowi walczyć ze stresem

Zanim przejdziesz do meritum spotkania, poinformuj, w jaki sposób będzie przebiegała rozmowa i z jakich elementów będzie się składać. Podczas pracy zdalnej musieliśmy się zaprzyjaźnić z narzędziami do rozmów i spotkań online. Nie oznacza to jednak, że dla wszystkich jest to codzienna sytuacja. Nasz kandydat podczas rozmowy rekrutacyjnej może być zestresowany „występem” przed kamerą. Miejmy tego świadomość i bądźmy wyrozumiali dla rozmówcy. Stres u osoby, którą przepytujemy online, nie powinien wpływać na jej końcową ocenę.

– Pamiętaj o tym, że kandydat może nie mieć dużego doświadczenia w rozmowach na Skype czy Zoomie. Dlatego może być to dla niego dodatkowy stres, oprócz tego wynikającego z samej rozmowy o pracę. Zadbajmy więc o jak największy komfort rozmówcy. „Rozluźniający” small talk na początek jest również dozwolony podczas spotkania rekrutacyjnego przez Internet. Zapytaj np. o książkę czy dyplom, który widzisz na drugim planie. „Oswoisz” w ten sposób kandydata i będziesz mieć okazję, by dowiedzieć się o nim czegoś więcej niż to, co umieścił w CV – podpowiada Agnieszka Surowiec, ekspert Intrum.

Zachowaj profesjonalizm

Nie można ukrywać, że spotkanie rekrutacyjne online ma także swoje minusy, chociażby w postaci wielu rozpraszaczy. Przykładowo – jeżeli w trakcie połączenia zauważysz w kadrze zwierzaka kandydata lub jego dokazujące dzieciaki, nie zwracaj na to uwagi i kontynuuj zadawanie pytań. Jeśli natomiast taka sytuacja staje się uciążliwa i nie pozwala na dalszą rozmowę, grzecznie poproś o chwilę przerwy, i po jej zakończeniu wrócisz do spokojnego rekrutowania.

To, że kandydat uczestniczy w rozmowie, będąc u siebie w domu, nie znaczy, że może być ona przeprowadzona o godz. 20.00 czy w sobotę (chyba, że kandydat sam o to poprosi). Przy organizowaniu interview obowiązują typowe, biurowe godziny pracy. Nie nadużywaj tego, że rozmowa rekrutacyjna odbywa się na innych zasadach nich zawsze.