Onboarding, czyli jak przyjąć pracownika w firmie, by został na dłużej?

Na obecnym rynku pracy, na którym to pracownik dyktuje warunki, pracodawcy i zatrudniane przez nich agencje HR stosują najróżniejsze strategie employer brandingowe, by spełnić oczekiwania kandydatów. Wydaje się, że na przestrzeni lat, najbardziej zmieniło się podejście do rekrutacji. Firmy prześcigają się w wynajdywaniu nowych technik rekrutacyjnych, dzięki którym mogą ściągnąć do siebie ekspertów i młode talenty, które coraz częściej okazują się niezbędne w utrzymaniu przewagi rynkowej. Niestety, „rekrutacja 2.0” kończy się na tym, że nowy pracownik pojawia się pierwszego dnia w biurze, jest oprowadzany po firmie, przełożony przekazuje mu podstawowe informacje o czekających obowiązkach i dalej „nowy” jest pozostawiony sam sobie… Pracodawcy często zapominają o tym, jak ważny jest proces wspierania i aklimatyzacji nowych członków zespołu w „obcym” środowisku pracy, i że pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz. To, jak pracownik odbierze swoje pierwsze dni w nowej pracy, może wpływać na jego motywację i efektywność. W tym przypadku, z pomocą przychodzi onboarding. Aż 91 proc. pracowników przyjętych do firm, w których zostało wdrożone to rozwiązanie, postanowiło zostać w nich na dłużej[1]. Co to jest onboarding i jak go stosować?

Zrekrutowanie ambitnego, kompetentnego pracownika, który nie odejdzie z firmy po kilku miesiącach albo jeszcze szybciej – to marzenie każdego pracodawcy. Aby pracownik został w firmie na dłużej, musi czuć się w niej komfortowo już od pierwszego dnia. Dlatego ważne jest poznanie wszystkich narzędzi, które dotyczą onboardingu. To nic innego, jak odpowiednie przywitanie pracownika i przygotowanie go do objęcia danego stanowiska. Na ten proces składa się wiele elementów. – Szacuje się, że aby pracownik poczuł się pewnie w nowym środowisku i zintegrował z zespołem, zaczął naprawdę rozumieć markę, w której pracuje i jej misję, potrzeba od 3 do 6 miesięcy. Ten czas zazwyczaj pokrywa się z okresem próbnym, na który przeważnie na początku przyjmowana jest nowa osoba, mający na celu sprawdzenie, czy poradzi sobie ze wszystkimi obowiązkami. Odpowiednio przeprowadzony okres próbny, podczas którego wykazać się musi nie tylko pracownik, ale i pracodawca w połączeniu z odpowiednimi technikami onboardingowymi sprawia, że można budować trwały i zgrany zespół – uważa Agnieszka Surowiec, Dyrektor HR i Komunikacji w Intrum i dodaje, że profesjonalne podejście do onboardingu wcale nie jest trudne.

Onboarding: dlaczego ma to znaczenie?

Mówi się, że firma jest tak silna i dobra jak ludzie, którzy w niej pracują. Dlatego tym bardziej ważne jest, aby umiejętnie zmotywować zespół do pozostania w niej na dłużej. Potwierdzają to badania, które wykazały, że aż 9 na 10 pracowników przyjętych do firm z systemem onboardingowym pozostało w niej na dłużej. Co więcej, ponad połowa osób poszukujących pracy uważa, że najważniejszym aspektem decydującym o pozostaniu w firmie jest dobra komunikacja oraz jasno określone oczekiwania[2]. – Dzięki działaniom z obszaru onboardingu nowi pracownicy szybciej integrują się z zespołem, wdrażają się w nowe obowiązki. Działania, które podejmiemy w tym obszarze, dają możliwość dokładnego określenia naszych oczekiwań jako pracodawcy i wyjaśnienia pracownikowi jakichkolwiek wątpliwości, jeżeli nie zostały one rozwiane podczas rekrutacji. W ten sposób niwelujemy ryzyko wystąpienia nieporozumień, które mogą się pojawić w przyszłości – zaznacza Agnieszka Surowiec, Intrum.

Należy jednak pamiętać o tym, że rozwiązania z obszaru onboardingu, które chcemy zastosować w firmie, muszą być dopasowane do potrzeb pracujących w niej osób (i różnych stanowisk), i ukierunkowane na cele, które chce się osiągnąć. Nie wystarczy uruchomić jednorazowo zestawu działań pod nazwą „onboarding”, które będą powielane za każdym razem, kiedy zatrudniamy nową osobę. Wyznaczona ścieżka postępowania jest ważna, ale liczy się również indywidualne podejście. To jest ważne, ponieważ okazuje się, że aż 74 proc. pracowników uważa, że praktyki onboardingowe wciąż nie zostały odpowiednio wykorzystane w firmach, w których pracują[3]. Jak zatem stosować onboarding, by był skuteczny?

Cztery bardzo ważne „C”

Wśród porad ekspertów od employer brandingu i w opracowaniach tworzonych przez osoby zajmujące się profesjonalnie obszarem HR znajdziemy wiele definicji mówiących o tym, co to jest onboarding i jeszcze więcej pomysłów na to, jak go wdrożyć w firmie, jakie konkretne kroki trzeba podjąć. Pracodawca niezaznajomiony z tym tematem może wręcz pogubić się w gąszczu informacji. Jeżeli w danej firmie nigdy wcześniej takie rozwiązania nie funkcjonowały, warto zacząć od podstaw i skupić się na „metodzie” nazwanej 4C. Nazwa podchodzi od najważniejszych obszarów, z którymi spotyka się nowy pracownik, i o które należy zadbać, aby „nowy na pokładzie” szybko stał się efektywnym pracownikiem, na którego będziemy mogli liczyć przez wiele lat[4].

Compliance

Chodzi o dopełnienie wszelkich niezbędnych formalności, które wiążą się bezpośrednio z zatrudnieniem nowego pracownika, np. wypełnienie dokumentacji i przygotowanie umowy, stworzenie adresu mailowego czy przekazanie sprzętu potrzebnego do pracy
i niezbędnych dostępów (np. platformy i programy informatyczne wykorzystywane w firmie). – Pracownik musi mieć swoje stanowisko pracy i zapewniony komputer (oczywiście w przypadku pracy biurowej). To wydaje się oczywiste, ale zdarzają się firmy, w których nowy pracownik przez pierwsze dwa tygodnie jest „przestawiany z kąta w kąt” i nie ma stałego miejsca, co jest złe. Nowo zatrudniona osoba już pierwszego dnia powinna otrzymać podpisaną umowę o pracę – to jest ważne dla komfortu psychicznego pracownika. Niestety, nie we wszystkich firmach jest to na porządku dziennym – zaznacza Agnieszka Surowiec.

Clarification

Nawet jeżeli jasno wynika to ze szczegółowo skonstruowanej umowy o pracę, bezpośredni przełożony powinien poświęcić czas na rozmowę z nowym pracownikiem i dokładnie wyjaśnić, jakie obowiązki czekają na niego na danym stanowisku, czego się od niego oczekuje, jakie ma cele do zrealizowania. – Właściwe przekazanie nowemu pracownikowi jego zadań i obowiązków jest równie ważne dla niego samego, jak i dla innych członków zespołu, do którego dołączy. Nowa osoba wkracza do zgranego, a przynajmniej znającego się zespołu. Ta sytuacja musi być w pełni komfortowa dla obu stron. Dobrym pomysłem jest także zaplanowanie kilku szkoleń wprowadzających pracownika w nowe zadania czy też serii spotkań z pracownikami starszymi stażem, a wykonującymi podobne zadania. Jest to okazja do tego, by nowy pracownik z pierwszej ręki dowiedział się, na czym będzie polegała jego praca albo jak w praktyce wygląda struktura organizacyjna firmy. Wprowadzenie mentoringu lub kogoś w postaci starszego opiekuna, który będzie „opiekował się” przydzielonym mu nowo zatrudnionym pracownikiem, w ogóle jest świetnym pomysłem na to, aby nowi członkowie zespołu szybko się zaaklimatyzowali – podpowiada Agnieszka Surowiec.

Culture

Każda firma ma swoje własne zasady. Niektóre są oficjalne i spisane, a inne funkcjonują na zasadzie umowy koleżeńskiej. Wszyscy pracownicy powinni je znać. Może chodzić o zasady dotyczące np. godzin pracy, dress codu, kontaktów z klientami, organizowania zebrań i spotkań służbowych, celebrowania ważnych wydarzeń związanych z pracownikami (np. urodzin), czy nawet te mówiące o tym, w których pomieszczeniach można spożywać posiłki. Im więcej informacji nowy pracownik otrzyma w ciągu kilku pierwszych dni, tym szybciej poczuje się w firmie „jak w domu” i przede wszystkim będzie rozumiał to, co się dzieje.

Connection

Jaki pracownik nie odejdzie z firmy w krótkim czasie po pozytywnym przejściu procesu rekrutacji? Taki, który będzie czuł się w niej dobrze i będzie się utożsamiał z misją oraz wizją danej marki, będzie przekonany o tym, że praca, którą wykonuje ma sens i jest potrzebna innym. Trzeba zadbać o relacje, o budowanie więzi między nowym pracownikiem (pracownikami), a resztą zespołu. Dlatego nie tylko bezpośredni przełożony, ale wszyscy pracownicy powinni być zaangażowani we wprowadzanie do firmy tych nowych. Nowo zatrudniane osoby nie powinny być wykluczane z udziału w różnych akcjach i wydarzeniach firmowych. Muszą dostawać taką samą dawkę informacji, jak pozostali, nawet jeżeli pozornie dotyczą one mało istotnych kwestii. – Uczymy się poprzez przykład, patrząc na zachowanie innych osób. Dlatego zespół odgrywa znaczącą rolę w działaniach onboardingowych – dodaje Agnieszka Surowiec.

Onboarding w praktyce

Podręczniki, instruktaże dla nowych pracowników, rozmowy z przełożonymi, pomoc kolegów – to wszystko jest ważne i niezbędne w onboardingu, ale czasami również warto postawić na mniej konwencjonalne metody i rozwiązania. Nowo zatrudnionemu pracownikowi można wręczyć „pakiet powitalny” zawierający np. wizytówki kolegów, kubek z jego imieniem, smycz firmową, gotowy identyfikator, kalendarz czy notes. Są to pozornie mało znaczące drobnostki, ale doświadczenie HR-owców pokazuje, że się liczą i są doceniane przez zrekrutowanych pracowników. Każda nowa osoba może otrzymać zadanie do wykonania-quiz – odpowiedzieć na 15-20 „nietypowych” pytań dotyczących własnej osoby, a potem podzielić się wynikami ze swoim zespołem.

– Planując wdrożenie pracownika w nowe obowiązki, warto przekazać mu również najważniejsze wartości, na których opiera się działalność danej firmy. W Intrum służy nam do tego Add Value, czyli karciana gra zespołowa dedykowana pracownikom w całej Grupie. Pozwala graczom lepiej rozumieć zasady funkcjonujące w naszej firmie, dotyczące sposobu postępowania i kontaktu z kolegami z pracy, z klientami i naszymi partnerami biznesowymi oraz pomaga budować świadomość na temat znaczenia czterech wartości, czyli Empathy, Ethics, Dedication oraz Solutions, na których jest oparta nasza misja oraz wizja. Wyrażają one wszystko, w co wierzymy oraz wskazują nam drogę w każdym aspekcie naszych działań i w procesie podejmowania decyzji. Gra ma wartość edukacyjną, ale także zapewnia dobrą zabawę i co w tym kontekście najważniejsze – pozwala poznać kolegów z pracy i zżyć się z zespołem – wyjaśnia Agnieszka Surowiec, Intrum.

Bez względu na to, jakie narzędzia onboardingowe zdecydujemy się wdrożyć, każde takie działanie powinno być przemyślane i pozytywnie wpływać na budowanie silnego i zgranego zespołu. Onboarding to sprawdzona recepta na zmniejszenie rotacji pracowników, a co za tym idzie, wyeliminuje koszty, które ponosi pracodawca w związku z prowadzeniem „nieustającej” rekrutacji…

[1] Glassdoor for Employers, 50 HR and Recruiting Stats for 2019.

[2] Tamże.

[3] Tamże.

[4] Talya N. Bauer, Onboarding New Employees: Maximizing Success.