Pandemia pozbawiła Cię etatu? Czas na własny biznes! Jak założyć firmę (nie tylko) w koronakryzysie

W czasie pandemii Covid-19 pracę straciło ok. 660 tys. Polaków^[1]. Wiele firm, starając utrzymać się na rynku i zachować płynność finansową, zostało zmuszonych do redukcji zatrudnienia. I wygląda na to, że to nie koniec zwolnień. Szacuje się, że do końca trwania stanu epidemicznego w naszym kraju, bez pracy może zostać nawet 2 mln osób, a bezrobocie może osiągnąć poziom 10%^[2]. Co zrobić, gdy nagle wypadniemy z rynku pracy? A może założyć własną działalność? Szalony pomysł? Niekoniecznie. Utrata etatu może być motywacją dla tych osób, które od dawna planowały zostać własnym szefem, do tego, by w końcu odważyć się na ten krok. Co więcej, koronakryzys − oprócz spowolnienia gospodarczego − przyniósł również nowe możliwości. Ci przedsiębiorcy, którzy potrafili odnaleźć się w nowej rzeczywistości, np. przenieśli swoje działania do kanału online, przeżywają teraz okres prosperity. Poza tym dane nie kłamią – blisko co 4. Polak w wieku produkcyjnym postawił na samozatrudnienie^[3], a rynek freelancingu wart jest już ok. 10 mld zł^[4]. Dlaczego własna działalność gospodarcza jest atrakcyjna dla tak wielu osób? Jak założyć firmę krok po kroku i co trzeba wiedzieć przed startem biznesu?

Własna działalność gospodarcza – PLUSY

Niezależność zawodowa i satysfakcja gwarantowana

Kiedy osobom, które zdecydowały się porzucić pracę na etacie i założyć własną działalność, zada się pytanie, co je skłoniło do tego kroku, prawie zawsze pada odpowiedź w stylu „chcę być własnym szefem” czy „chcę w końcu pracować na własny rachunek”. Tak było w przypadku Marcina Iwucia, który porzucił wieloletnią i dobrze płatną pracę w korporacji na rzecz własnego biznesu. Początkowo był „tylko” autorem poczytnego bloga „Finanse Bardzo Osobiste”, a obecnie jest znanym i szanowanym ekspertem, który w kwestiach finansowych doradza nie tylko milionom „Kowalskich”, ale również największym markom. Niezależność zawodowa to największy plus prowadzenia swojej firmy. Mówi się „…rób w życiu to, co lubisz, a nie przepracujesz ani jednego dnia”. Warto kierować się tą maksymą, bo w pracy spędzamy średnio 67% naszego życia. Dzisiejszy rynek pracy wymaga od pracownika, by ten stale podnosił swoje kompetencje i był skupiony na ciągłym rozwoju. To zaangażowanie i energię warto „zainwestować” w budowanie od podstaw własnego biznesu. Obserwowanie tego, jak pomysł, który początkowo istniał tylko na papierze, przeradza się w realnie istniejącą firmę, która zdobywa kolejnych klientów, daje wiele satysfakcji.

Sky is the limit, czyli klienci na całym świecie

Pracując dla kogoś, jesteśmy „ograniczeni” profilem klientów, który obsługuje dana firma. Nie możemy w pełni decydować o tym, które zlecenia będziemy realizować. Kreatywność i nowe pomysły też nie zawsze spotykają się z aprobatą szefa. Te problemy znikają, kiedy pracujemy na własny rachunek. Sky is the limit. To nieco wyświechtany biznesowy slogan, ale jest w nim sporo prawdy. Chcemy już od pierwszych dni funkcjonowania naszej firmy „powalczyć” o klientów z zagranicy? Nie ma problemu! Będąc grafikiem czy tłumaczem działającym na własny rachunek, wystarczy tylko znać język obcy, najlepiej angielski, w odpowiedni sposób przedstawić swoje portfolio, rozreklamować swoją działalność i można realizować zlecenia z całego świata. „Skutek uboczny” pandemii, czyli przejście biznesu do sieci, zdecydowanie ułatwia tę kwestię.

Elastyczność i reagowanie na trendy rynkowe

Prowadzenie własnej firmy – jednoosobowej działalności gospodarczej – można porównać do kierowania zwinnym stateczkiem. Zawsze można szybko zmienić kurs i reagować na zmieniające się okoliczności oraz unikać problemów pojawiających się na horyzoncie. Taka elastyczność jest niezbędna w biznesie. Szczególnie ostatnie miesiące pokazały, dlaczego to takie ważne. Chociaż samozatrudnieni i mikroprzedsiębiorcy tak samo jak większe firmy zostali dotknięci przez kryzys związany z pandemią, to łatwiej jest im przystosować się do nowej rzeczywistości. Te osoby, które potrafiły w krótkim czasie zmienić profil działalności, np. przenieść swoje działania do kanału online, a nawet umiejętnie wykorzystać nowe szanse biznesowe, które pojawiły się na horyzoncie, nie musiały obawiać się braku klientów.

Możliwość współpracy B2B

W ostatnim czasie wzrosły koszty zatrudniania pracownika. Koronakryzys sprawił, że dla pracodawców problem ten stał się jeszcze bardziej odczuwalny. Przyjrzyjmy się liczbom. Średnia płaca w dużym mieście wynosi obecnie ok. 5600 zł brutto, co oznacza, że osoba zatrudniona w oparciu o umowę o pracę otrzymuje do ręki niecałe 4040 zł. Dla pracodawcy koszt zatrudnienia takiego pracownika to przeszło 6750 zł brutto. Składa się na niego: pensja brutto (83%), ubezpieczenie emerytalne (8,1%), rentowe (5,4%), składka na ubezpieczenie wypadkowe (1,39%), Fundusz Pracy (2,03%) i FGŚP^[5] (0,08%). W związku z tym, tam, gdzie to możliwe, firmy coraz chętniej zlecają outsourcing zadań i podejmują współpracę z osobami, które mają zarejestrowaną własną działalność. Osoba zatrudniona na zasadzie zewnętrznego kontraktora to zdecydowanie mniejszy koszt dla firmy.

Mały ZUS, dofinansowanie na rozpoczęcie działalności i inne formy pomocy dla początkującego przedsiębiorcy

Nie tylko pracodawcom zależy na współpracy B2B. Mikroprzedsiębiorczość i zakładanie własnych biznesów wspiera również państwo. Początkujący przedsiębiorca, którego obowiązuje rejestracja działalności gospodarczej (więcej o tej kwestii poniżej), także może liczyć na „ulgę” w postaci nieopłacania składek społecznych ZUS przez pierwsze 6 miesięcy. W tym czasie obowiązuje go wyłącznie składka na ubezpieczenie zdrowotne. Kiedy przedsiębiorca podejmuje decyzję o kontynuowaniu działalności, jeszcze przez następne 2 lata płaci tzw. Mały ZUS, czyli niezbędne składki o obniżonej wysokości, pod warunkiem, że jego roczny przychód nie przekroczy 120 tys. zł[6].

Jeżeli do prowadzenia własnej działalności przedsiębiorca potrzebuje czegoś więcej niż komputera i dostępu do Internetu, założenie firmy zawsze będzie wiązało się z zainwestowaniem mniejszych lub większych środków. Wysokość takich kosztów to sprawa bardzo indywidualna, ale przeważnie przy starcie firmy potrzebny jest zastrzyk gotówki. Gdzie można szukać wsparcia? Warto postarać się np. o dofinansowanie i dotacje z instytucji publicznych. Każdy początkujący przedsiębiorca może starać się o dotację z Urzędu Pracy. To atrakcyjny rodzaj wsparcia, bo dotacja jest bezzwrotna, środki przyznawane są stosunkowo szybko i w jednej transzy. Jednym z ważniejszych kryteriów, które trzeba spełnić, by otrzymać pomoc, jest posiadanie statusu osoby bezrobotnej, co jest równoznaczne z rejestracją w urzędzie i złożeniem odpowiedniego wniosku, do którego będzie dołączony biznesplan. Ile wynosi dotacja z Urzędu Pracy? To zależy od danej jednostki. Kwoty mogą sięgać nawet 50-80 tys. zł. Innym rozwiązaniem wybieranym przez początkujących przedsiębiorców są dotacje unijne na start firmy. Do wyboru jest wiele programów i opcji. Warto na bieżąco śledzić stronę www.funduszeeuropejskie.gov.pl, na której znajdują się najaktualniejsze informacje dotyczące wsparcia finansowego dla przedsiębiorców.

A co z pożyczeniem pieniędzy? Wśród osób planujących założyć własny interes często panuje przekonanie, że banki niechętnie udzielają kredytów firmom z krótką historią, szczególnie tym, których profil działalności obarczony jest wysokim ryzykiem biznesowym. – Ze względu na koronakryzys, banki wstrzymały finansowanie dla firm na początkowym etapie rozwoju. Najchętniej udzielają pożyczek firmom, które istnieją na rynku minimum rok, a najlepiej dwa lata i to pod warunkiem, że mają zdolność kredytową, czyli m.in. odpowiednio wysokie dochody. Prawdopodobnie, gdy sytuacja gospodarcza się poprawi, banki znów zaczną finansować nowe firmy. Należy przyznać, że obecnie bardzo duże znaczenie ma również to, w jakiej branży działa dane przedsiębiorstwo. Te, które funkcjonują w sektorach w największym stopniu dotkniętych przez kryzys (np. branża eventowa, gastronomiczna czy turystyczna), mają znacznie mniejsze szanse na przyznanie środków. Z drugiej strony, warto też zwrócić uwagę na inne instytucje udzielające finasowania przedsiębiorcom, jak np. regionalne fundusze pożyczkowe. Są to samorządowe instytucje, których najważniejszym celem jest wspieranie lokalnej przedsiębiorczości i stymulowanie rozwoju nowych firm. W dzisiejszych czasach mogą one być ważną alternatywną dla finansowania udzielanego przez banki – podpowiada Konrad Wróbel, ekspert ZFPF, Expander Advisors.

Założenie firmy – MINUSY, o których trzeba wiedzieć!

Własna firma = „walka” o zachowanie work-life balance

Paradoksalnie, z największej zalety prowadzenia własnej działalności, którą jest niezależność zawodowa, wynika największy minus tej sytuacji. Bycie swoim własnym szefem, ale także księgowym i osobą znającą się chociażby w podstawowym zakresie na prawie podatkowym, oznacza, że szczególnie w pierwszym okresie po założeniu biznesu, trudno jest zachować równowagę między życiem prywatnym i zawodowym. Wiele osób, które przeszły tę drogę, szczerze przyznają, że przez pierwsze dwa lata po założeniu działalności w ogóle nie wychodziły z pracy…, ale uważają, że się opłacało. Dlaczego? Zobacz punkt 1. plusów prowadzenia własnej firmy.

Ciągłe zabieganie o klientów

Według statystyk aż 80 proc. nowych firm nie przeżywa dwóch pierwszych lat działalności. Inne szacunki mówią o tym, że po pierwszym roku prowadzonej działalności gospodarczej 1/4 firm zawiesza lub likwiduje swoją działalność. Warto znać te dane, ale czy powinny one zniechęcać do realizacji marzenia o własnej firmie? Zdecydowanie nie! Przede wszystkim pokazują one, ile trzeba mieć samozaparcia i wytrwałości, żeby odnieść sukces w biznesie, co dla początkujących przedsiębiorców jest równoznaczne z utrzymaniem się na rynku. W tym przypadku przepis na sukces jest jeden – klienci, którzy zapewnią firmie dochody. Zbudowanie lojalnej bazy odbiorców oferowanych produktów i usług to główne zmartwienie początkującego przedsiębiorcy. Jeżeli ma się dobry pomysł na biznes i dobre rozeznanie w potrzebach klientów, wspomniany cel łatwiej osiągnąć. Niezależnie od tego, startując z własną firmą, trzeba mieć świadomość, że w pierwszych miesiącach działalności nie można sobie pozwolić na przebieranie w zleceniach, bo traci się szansę na dobry start!

Niepewność dochodów

Brak regularnych dochodów jest wpisany w ryzyko biznesowe każdej firmy. Problem jest jeszcze większy w przypadku freelancerów czy samozatrudnionych, którzy dopiero muszą wyrobić sobie nazwisko i zbudować bazę lojalnych klientów. Początkujący przedsiębiorca musi być cierpliwy, bo może chwilę potrwać, zanim odzyska pieniądze, które włożył w rozpoczęcie własnej działalności. Szczególnie na początku musi ciężko pracować i realizować wiele zleceń, by zbudować poduszkę finansową na tzw. czarną godzinę. Każdy, kto pracuje na własny rachunek, powinien się spodziewać tego, że przyjdzie taki moment, kiedy klientów będzie mniej – a co za tym idzie – będzie mniej pieniędzy. Dlatego już na samym początku warto pomyśleć o zabezpieczeniu swojej finansowej przyszłości, tym bardziej jeżeli firma ma stanowić źródło dochodów całej rodziny, a przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność jest jej głównym żywicielem.

Brak „opieki” pracodawcy

Terminowe odprowadzanie składek przez pracodawcę na wymagane świadczenia, wsparcie w finansowym planowaniu emerytury czy oferowanie przez firmę takich benefitów, jak np. prywatna opieka medyczna – nie każdy myśli o tych kwestiach jako o „przywilejach” pracy na etacie, ale de facto można tak na nie patrzeć. Wiele osób przekonuje się o tym dopiero w momencie, kiedy postanawia zostać swoim własnym szefem. Wtedy nie tylko muszą zadbać np. o samodzielne płacenie składek na ZUS, o czym poniżej, ale także o inne kwestie, o które na co dzień przeważnie troszczy się szef. Jedną z nich jest ubezpieczenie na życie.

– Kiedy startujemy z własnym biznesem, który daje utrzymanie całej rodzinie, warto pomyśleć także o tym, co zrobimy, jeśli coś pójdzie nie tak. W przypadku poważnej choroby możemy przez dłuższy czas pozostać bez dochodów, a wydatki będą pozostawać na tym samym poziomie lub wzrosną. Dlatego lepiej nie rezygnować z dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego w ZUS i dodatkowo warto wykupić prywatne ubezpieczenie na życie i zdrowie. Oferują je firmy ubezpieczeniowe takie jak np. Aviva, Allianz, Ergo Hestia, Nationale-Nederlanden, Generali czy PZU. Część z nich ma w ofercie polisę na życie online, czyli taką, którą można zakupić w pełni przez Internet. Dzięki skorzystaniu z tego rozwiązania, w razie śmierci osoby bliskie wskazane przez nas w ubezpieczeniu otrzymają pomoc finansową, która może im pomóc przetrwać najgorsze chwile po tragedii. Dodatkowo, warto również spisać u notariusza tzw. plan sukcesji, czyli wskazać, kto przejmie firmę, gdyby nas zabrakło – podpowiadaMaciej Kowalkowski, ekspert ZFPF, Expander Advisors.

Jak dodaje, Aleksandra Ćwięk z Avivy, jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na proste ubezpieczenie na życie online, formalności są ograniczone do niezbędnego minimum. Wystarczy podać podstawowe dane, odpowiedzieć na pytania dotyczące stanu zdrowia i opłacić składkę. W ten sposób można ubezpieczyć się nawet na 100 000 zł. Umowę zawiera się na kilka lat i w tym czasie wysokość składki nie zmienia się. To wygodne rozwiązanie, szczególnie dla młodych przedsiębiorców, którzy w prosty sposób chcą zabezpieczyć bliskich. Po kilku latach mogą zdecydować się na inne ubezpieczenie, które dodatkowo może zapewnić im wsparcie finansowe w razie problemów ze zdrowiem. – Indywidualne ubezpieczenie na życie online to świetne rozwiązanie dla freelancerów, którzy często nie mogą skorzystać z grupowego ubezpieczenia na życie oferowanego pracownikom w zakładach pracy – mówi Aleksandra Ćwięk, Brand Manager, Aviva.

Jak założyć firmę krok po kroku – krótki poradnik

Krok 1.: Rejestracja działalności gospodarczej

Obecnie, żeby prowadzić własny biznes – jednoosobową działalność gospodarczą, nie trzeba nawet rejestrować jej w CEIDG[7]. To spore ułatwienie dla przedsiębiorców, którzy mogą sprawdzić swoje siły i założyć biznes „na próbę”. Kiedy zatem nie trzeba oficjalnie rejestrować firmy? Są dwa kryteria: przychody z prowadzonej działalności nie mogą przekraczać w żadnym miesiącu 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia^[8] i nie można prowadzić żadnej innej działalności gospodarczej w okresie ostatnich 60 miesięcy. Przywilejów wynikających z nierejestrowanej działalności gospodarczej jest kilka. Oprócz już wspomnianego braku konieczności zgłaszania jej w ewidencji przedsiębiorców (CEIDG), nie trzeba także powiadamiać o fakcie prowadzenia własnej firmy Urzędu Skarbowego ani GUS-u.

W innym okolicznościach niż wymienione, start biznesu należy oficjalnie zgłosić. Jak zarejestrować firmę, w tym przypadku jednoosobową działalność gospodarczą? Należy wypełnić formularz CEIDG-1. Można wykonać ten krok online lub złożyć wniosek osobiście w urzędzie gminy lub miasta. Rejestracja jest darmowa. Kiedy ten etap przebiegł pomyślnie, następnym krokiem jest zdobycie numerów NIP oraz REGON. Posiadanie numeru NIP jest ważne ze względów podatkowych. Jeżeli w momencie zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej przyszły przedsiębiorca nie posiadał NIP-u, zostanie on nadany po rejestracji. Z kolei numer REGON jest konieczny w kontaktach z urzędem skarbowym czy ZUS-em.

KROK 2.: Pierwsza „wizyta” w ZUS-ie

Rozpoczęcie działalności gospodarczej oznacza, że przedsiębiorca staje się równocześnie płatnikiem składek do ZUS-u. Ma 7 dni od daty rejestracji firmy, by zgłosić się do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego. Musi również pamiętać o obowiązku, jakim jest regularne opłacanie składek do 10. dnia każdego miesiąca.

KROK 3.: Wybór formy opodatkowania działalności

Już podczas wypełniania wniosku CEIDG-1 o założenie własnej działalności przedsiębiorca musi zdecydować, jaką formę opodatkowania wybrać. To ważny krok, bo wybór ten może mieć duże znaczenie dla sytuacji finansowej i prosperowania firmy. Do wyboru są następujące opcje: opodatkowanie na zasadach ogólnych – opodatkowanie dochodu stawką 17%[9] oraz podatek liniowy – w tym wypadku wartość podatku jest stała i wynosi 19%. Jest to największa zaleta tej formy opodatkowania – niezależnie od tego, jakie dochody przynosi jednoosobowa działalność gospodarcza, stawka podatku będzie zawsze taka sama. Co ważne, zarówno przy opodatkowaniu na zasadach ogólnych, jak i podatku liniowym, jeżeli przedsiębiorca nie osiągnie żadnego przychodu, nie płaci również podatku. Kolejna możliwość to ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – przy tej formie opodatkowania przedsiębiorca płaci podatek jedynie od przychodu, którego nie można pomniejszyć o poniesione koszty uzyskania przychodu. Zakładając działalność, może również wybrać kartę podatkową – przy tej formie płacony podatek nie wynika bezpośrednio z osiąganego dochodu. Wysokość stawek karty podatkowej jest ustalana indywidualnie z naczelnikiem Urzędu Skarbowego i zależy od wielu czynników, m.in. od rodzaju oferowanych usług czy produktów.

KROK 4.: Założenie rachunku firmowego w banku

Startując z własną działalnością, warto od razu pomyśleć o założeniu konta firmowego, choć w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej nie jest to koniecznie. Warto jednak zadbać o rozdzielenie? finansów osobistych od służbowych. To nawyk dobrego przedsiębiorcy. Taki porządek w kwestiach związanych z pieniędzmi nie tylko ułatwia prowadzenie firmy, ale też daje wyraźny wgląd w kondycję finansową biznesu, dzięki czemu łatwiej można zorientować się, jakie są miesięczne dochody z działalności i ile kosztuje jej prowadzenie. Jeśli nasza firma kupuje lub sprzedaje jakieś produkty czy usługi za granicą, to bardzo przydatny okaże się także rachunek walutowy. Warto również otworzyć konto w kantorze internetowym, ponieważ bankowe kursy przewalutowań zwykle nie są najkorzystniejsze.

Ważne jest także, aby zadbać o wiarygodność, w czym może pomóc m.in. wyrobienie pieczątki firmy. Posiadanie pieczęci firmowej w tym przypadku jest nawet ważniejsze niż konto firmowe. Jest ona potrzebna do wystawiania różnego rodzaju dokumentów, podpisywania wniosków, umów czy zeznań podatkowych. Chociaż bardzo często banki czy poszczególne urzędy wymagają pieczątki, warto wiedzieć, że nie ma przepisów nakazujących przedsiębiorcom prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą jej posiadanie. Nie ma też wytycznych, które mówiłyby o tym, jak ma ona wyglądać, ale ważne, żeby znalazły się na niej dane pozwalające zidentyfikować biznes, np. nazwa i adres firmy, NIP, telefon, e-mail, pozostałe dane kontaktowe.

^[1] “Diagnoza+”, badanie Uniwersytetu Warszawskiego, GRAPE i Centrum Analiz Społeczno-Ekonomicznych, kwiecień 2020.

^[2] Dane: Personnel Service, marzec 2020.

^[3] Dane: Eurostat, 2019.

^[4] Useme.eu, Freelancing w Polsce 2019.

^[5] Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

[6] Co ważne, wspomniane ulgi nie przysługują tym przedsiębiorcom, którzy w ramach swojej działalności świadczą te same usługi na rzecz byłego pracodawcy w bieżącym lub poprzednim roku lub, którzy w okresie 60 miesięcy przed dniem rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej prowadzili już inną działalność gospodarczą w każdej formie, jednoosobowo czy też w formie spółki cywilnej.

[7] CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej.

^[8] W 2020 r. jest to 1300 zł.