5 zasad rozliczeń z ZUS-em, które początkujący przedsiębiorca znać powinien

Każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą, musi pamiętać nie tylko o regularnym płaceniu podatków, ale także o terminowym odprowadzaniu składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Unikanie lub zaniedbywanie tego obowiązku, tak jak w przypadku nierozliczenia się z fiskusem, może skutkować przykrymi konsekwencjami dla przedsiębiorcy. Można ich uniknąć, jeżeli już na etapie zakładania własnej firmy poznamy zasady regulowania płatności dla ZUS-u.

Zasada 1: opłacanie składek jest obowiązkowe, ale nie wszystkich!

Każdy, kto prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą, podlega ubezpieczeniom. W związku z tym, musi regularnie odprowadzać do ZUS-u składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowne, wypadkowe) i zdrowotne. Z kolei opłacanie składki na ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne. – W takim przypadku przedsiębiorca nie musi ponosić kosztu związanego z opłacaniem składek na to ubezpieczenie, ale pamiętajmy, że gwarantuje ono wypłatę świadczeń w postaci zasiłku chorobowego, macierzyńskiego i opiekuńczego. Koszt ubezpieczenia chorobowego, w porównaniu do konsekwencji jego nieposiadania, jest niewielki^[1] – mówi Dorota Burchard, z kaliskiego Biuro Rachunkowego „DaKaDor”, Partner Tax Care.

Zasada 2: „mały ZUS”, czyli „nowi” płacą mniej

Jeżeli zakładamy własną firmę, przez dwa lata od momentu rozpoczęcia działalności gospodarczej, możemy skorzystać z płacenia obniżonych składek na ubezpieczenia społeczne^[2]. – Ta ulga jest wsparciem dla osób stawiających pierwsze kroki w biznesie, będących „na dorobku”, którzy szukają sposobów na obniżenie kosztów prowadzonego interesu. Przedsiębiorcy powinni jednak pamiętać o tym, że płacąc składki na preferencyjnych zasadach, w przyszłości będą otrzymywać niższe świadczenia emerytalne czy rentowe, niż w przypadku, gdyby przez cały okres opłacania ZUS-u, odprowadzali składki w pełnej wysokości – wyjaśnia Dorota Burchard, Partner Tax Care.

Warto pamiętać, że nie będziemy mogli jednak skorzystać z tej ulgi, jeżeli w ramach naszej firmy dla byłego pracodawcy świadczymy te same usługi, które wykonywaliśmy przez dwa lata przed startem własnej działalności. – W praktyce oznacza to, że, przykładowo – grafik, który był dotychczas zatrudniony w firmie X, postanawia zacząć pracować na własny rachunek, ale chce otrzymywać zlecenia od byłego pracodawcy, zgodnie z prawem, nie może skorzystać z płacenia niższych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne – zaznacza Dorota Burchard, Partner Tax Care. Zasady „małego ZUS-u” będą jednak dotyczyć tych przedsiębiorców, którzy chcą działać na rzecz byłego pracodawcy, ale w obecnym i poprzednim roku podatkowym nie byli przez niego zatrudnieni, z wyjątkiem, gdyby przez ten okres charakter wykonywanych usług dla ówczesnego przełożonego był odmienny od tego realizowanego obecnie – Ograniczenie w korzystaniu z możliwości płacenia mniejszych składek istnieje także w przypadku początkujących przedsiębiorców, którzy wcześniej prowadzili jakąkolwiek firmę, np. jednoosobową działalność gospodarczą i nie minęło przez 5 lat od jej zamknięcia^[3] – dodaje Burchard.

Zasada 3: te kwoty trzeba znać, czyli dowiedz się, ile wynoszą składki

Jeżeli obejmują nas zasady „małego ZUS-u, będziemy płacić składki w wysokości 190,62 zł^[4] (wraz z dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym). Z kolei aktualna składka na ubezpieczenie zdrowotne wynosi 297,28 zł^[5]. Wynika z tego, że przedsiębiorca płacący składki na preferencyjnych zasadach przekazuje do ZUS-u blisko 488 zł każdego miesiąca.

Po dwóch latach od rozpoczęcia działalności, kończy się „okres ochronny” dla nowych przedsiębiorców i w związku z tym wysokość wszystkich składek (łącznie z tą na ubezpieczenie chorobowe) wzrasta do sumy 1172,56 zł miesięcznie, w którą wlicza się także obowiązkowe składki na rzecz Funduszu Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych^[6]. – Płatnik, który korzysta z preferencyjnych zasad opłacania składek, nie musi wnosić opłat za Fundusz Pracy. Składek tych nie opłacają także przedsiębiorcy, którzy skończyli 55 lat, w przypadku kobiet i 60 lat, w przypadku mężczyzn. Środki z Funduszu Pracy w głównej mierze przeznaczone są na aktywizację zawodową bezrobotnych i łagodzenie skutków bezrobocia – zaznacza Dorota Burchard, Partner Tax Care.

Zasada 4: przedsiębiorco, zgłoś się do ZUS-u

Obowiązek opłacania składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych powstaje od dnia rozpoczęcia działalności, często jest to dzień, gdy dokonujemy rejestracji naszej firmy, czyli chodzi o moment złożenia wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Następnie wniosek wraz z kopią wpisu do CEIDG automatycznie jest przesyłany do ZUS-u, a Zakład wypełnienia za nas druk ZUS ZFA, czyli dokonuje zgłoszenia płatnika składek. – Nie jest to jednak równoznaczne z faktem, że zostajemy objęci ubezpieczeniem, ponieważ samodzielnie musimy zgłosić się do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Jeżeli chcemy podlegać wyłącznie temu drugiemu, wypełniamy druk ZUS ZZA. Z kolei, jeżeli chcemy się jednocześnie zgłosić do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, odnotowujemy ten fakt na formularzu ZUS ZUA. W obu przypadkach jako przedsiębiorcy mamy na to 7 dni od rozpoczęcia działalności – zaznacza Dorota Burchard, Partner Tax Care.

Zasada 5: pamiętaj o terminach płatności

Gdy prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą, jesteśmy zobowiązani do opłacana składek do 10 dnia następnego miesiąca^[7] na konta wskazane przez ZUS^[8]. Jeśli spóźnimy się z płatnością lub zapomnimy uregulować należność, mogą nas czekać przykre konsekwencje. Te nie są tylko związane z naliczaniem karnych odsetek, zapłaceniem kary pieniężnej czy nawet ze wpisaniem do Rejestru Dłużników Niewypłacalnych, ale przede wszystkim skutkują ustaniem ochrony wynikającej z ubezpieczenia. – Pamiętajmy, że ta zasada obowiązuje także w przypadku dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Jeżeli nie zostanie opłacone w terminie lub w niepełnej wysokości, ubezpieczenie wygasa od pierwszego dnia kalendarzowego tego miesiąca, w którym składka nie została opłacona. Wtedy płatnikowi nie przysługuje prawo do zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego i świadczeń rehabilitacyjnych – zaznacza Dorota Burchard, Parter Tax Care.

Nie zapominajmy także, że terminowe opłacanie składek, to nie jedyny obowiązek przedsiębiorcy względem ZUS-u. – Jeżeli odprowadzamy składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, musimy regularnie wypełniać deklarację rozliczeniową ZUS DRA, którą składa się do 10 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Należy jednak pamiętać o tym, że kiedy rozpoczynamy działalność gospodarczą, powinniśmy dostarczyć ZUS-owi deklarację ZUS DRA za obecny miesiąc oraz miesiąc kolejny – podpowiada Dorota Burchard, Partner Tax Care.

[1] Wysokość tej składki wynosi niecałe 15 zł miesięcznie dla przedsiębiorców rozpoczynających działalność gospodarczą i odprowadzających składki na ZUS na preferencyjnych zasadach. Podstawowa stawka (100% wartości), dla pozostałych przedsiębiorców wynosi natomiast blisko 63 zł miesięcznie.

[2] Preferencyjne składki dotyczą przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, bądź w formie spółki cywilnej. Natomiast ulga ta nie dotyczy spółek jawnych, partnerskich, komandytowych oraz jednoosobowych spółek z o.o. Poza tym, są z niej wykluczeni twórcy i artyści.

[3] Przedsiębiorca musi złożyć oświadczenie, że 60 miesięcy przed dniem rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej nie prowadził innej, pozarolniczej działalności gospodarczej.

[4] Podstawą do wyliczenia obniżonej wysokości składki na ubezpieczenia społeczne dla osób rozpoczynających działalność gospodarczą, jest kwota 600 zł, czyli 30% wysokości minimalnego wynagrodzenia w 2017 roku.

[5] W przypadku ubezpieczenia zdrowotnego, podstawą wymiaru składki jest kwota, która nie może być niższa niż 3303,13 zł, czyli 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w IV kwartale ubiegłego roku.

[6] Przedsiębiorca opłaca to świadczenie, gdy zatrudnia w swojej firmie pracowników.

[7] W przypadku przedsiębiorców zatrudniających pracowników, składki za obecny miesiąc należy opłacać do 15 dnia następnego miesiąca.

[8] W przypadku przedsiębiorców rozpoczynających działalność, rozliczających się z ZUS-em na preferencyjnych zasadach, Zakład wyznacza dwa numery kont: jedno do przekazywania składek na ubezpieczenia społeczne, na drugie zaś wpłacane są składki na ubezpieczenie zdrowotne.