Księgowość on-line – niezbędnik małego przedsiębiorcy

Przedsiębiorcy, którzy nie decydują się na samodzielne prowadzenie księgowości, mogą zatrudnić w firmie księgowego lub profesjonalne biuro księgowo-rachunkowe. Alternatywą jest skorzystanie z narzędzi oferowanych przez księgowość on-line, dzięki którym mogą mieć dostęp do wszystkich najważniejszych dokumentów firmowych, bez względu na to, gdzie aktualnie przebywają. To rozwiązanie sprawdzi się przede wszystkim w przypadku najmniejszych przedsiębiorców, chcących obniżyć koszty prowadzonej przez siebie działalności, którzy jednak znają podstawy np. prawa podatkowego czy rachunkowości. Ekspert Tax Care wyjaśnia, na czym polega księgowość internetowa, bez której wsparcia może być trudno odnaleźć się gąszczu norm i zasad dotyczących prowadzenia własnej firmy.

Pod hasłem księgowość on-line kryje się wiele powiązanych ze sobą narzędzi, które są niezbędne w prowadzeniu firmy. To rozwiązanie pozwalające zaoszczędzić czas i pieniądze, jest także wygodne, szczególnie dla mobilnego przedsiębiorcy, który logując się do swojego konta w systemie internetowej księgowości, o każdej porze, z każdego miejsca na świecie, ma dostęp m.in. do najważniejszych dokumentów swojej firmy, listy klientów czy możliwość wystawiania faktur.

Korzyści księgowości on-line

Jednak najważniejszą zaletą takiego wsparcia dla przedsiębiorców, jest możliwość zarządzania księgowością i finansami firmy z poziomu jednej platformy, która jest bogata w wiele przydatnych narzędzi, takich jak np. program do fakturowania, rejestracji przychodów i rozchodów. Z kolei dzięki zintegrowaniu z systemem bankowości elektronicznej, przedsiębiorca ma wgląd w finanse firmy i może dokonywać płatności bez konieczności odwiedzania serwisu internetowego banku. Nie zapomni także o regularnym przekazywaniu niezbędnych dokumentów do Urzędu Skarbowego czy ZUS-u, ponieważ program we wskazanym terminie w powiadomieniu e-mailowym i sms przypomni np. o wypełnieniu deklaracji podatkowej VAT-7 czy opłaceniu składki na ubezpieczenia społeczne (druk ZUS-DRA). Co więcej, po wpisaniu niezbędnych danych, system księgowości on-line automatycznie wygeneruje wypełnione formularze, które od razu można przesłać do odpowiednich urzędów.

Dla kogo księgowość on-line?

Korzystanie z możliwości oferowanych przez internetową księgowość jest rozwiązaniem, które sprawdzi się najlepiej w przypadku małych przedsiębiorstw ze stałą bazą klientów, które nie wymagają prowadzenia rozbudowanej księgowości. Poza tym księgowością on-line powinni zainteresować się przede wszystkim właściciele mniejszych firm, działających od niedawna, starający się obniżyć koszty prowadzonej przez siebie działalności, którzy otrzymują przychody udokumentowane wieloma fakturami, wystawionymi na małe kwoty. Wiele biur rachunkowych uzależnia bowiem cennik swoich usług od ilości opracowanych dokumentów. W przypadku korzystania z internetowych narzędzi pomagających w prowadzeniu księgowości firmy, opłata jest stała, niezależna od ilości wystawionych faktur czy wygenerowanych wniosków. – Z księgowości on-line mogą korzystać firmy rozliczające się w oparciu o Księgę Przychodów I Rozchodów lub w formie ryczałtu ewidencjonowanego, czyli freelancerzy, samozatrudnieni, mali przedsiębiorcy, czyli firmy funkcjonujące w ramach spółki cywilnej lub partnerskiej. Z naszej analizy rynku wynika, że firmy z sektora MSP (Małych i Średnich Przedsiębiorstw) oraz osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, w 90 proc. są odbiorcami tego rodzaju programów – zauważa Marta Krusiewicz, z biura rachunkowego TAX AIDE Sp. z o. o. w Mińsku Mazowieckim, Partnera Tax Care.

„Zrobi porządek” i będzie zawsze „na bieżąco”

Prowadzenie firmy łączy się nierozerwalnie z przepływem dużej ilości dokumentów, których regularnie przybywa. Księgowość online nie tylko pomoże uporządkować wszystkie formularze i w wygodny sposób je zarchiwizować, w tzw. chmurze, ale także być „na bieżąco”. Do obowiązku każdego przedsiębiorcy należy bowiem uważne śledzenie zmian w prawie podatkowym. Polskie ustawodawstwo w tym temacie zmienia się bardzo często, a kolejne nowelizacje mogą znacząco wpływać na kondycję danego przedsiębiorstwa. Osoby, które zdecydowały się na prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej, mają w tym względzie utrudnione zadanie. – Wystarczy jednak, że będą korzystać z oprogramowania do księgowości on-line, które jest aktualizowane na bieżąco, aby mieć pewność, że zawarte w nim informacje na temat np. ulg podatkowych czy rozliczenia podatku VAT są aktualne i pochodzą ze sprawdzonego źródła – mówi Marta Krusiewicz,  Partner Tax Care. Co więcej, platformy do księgowości internetowej umożliwiają także bezpośrednie pobieranie danych z GUS-u, dzięki czemu możemy uzyskać podstawowe informacje o innych firmach, będących naszymi klientami.

„Inteligentny” program do księgowości nie zawsze wystarczy

Korzystanie z narzędzi księgowości on-line z założenia jest intuicyjne. Nie oznacza to jednak, że ich użytkowanie nie wymaga posiadania chociażby podstawowej wiedzy z zakresu księgowości czy prawa. W czasie pracy na takiej platformie możemy także napotkać problemy, wykraczające poza te przewidziane w programie dedykowanym księgowości internetowej.

Poszukując więc platformy internetowej, udostępniającej narzędzia potrzebne w księgowości, warto zdecydować się na taką, która dzięki jednej z wielu funkcjonalności zapewnia także stały kontakt z ekspertami z dziedziny podatków czy prawa. Zespół składający się z księgowej, kadrowej i doradcy biznesowego w kompleksowy sposób zadba o potrzeby naszej firmy w obszarze księgowym, podatkowym i finansowym. W dodatku, będziemy mogli z nim na bieżąco konsultować pojawiające się wątpliwości dotyczące prowadzenia biznesu. – Podjęcie decyzji o samodzielnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych czy pilnowaniu terminów płatności, nie oznacza, że musimy zrezygnować ze wsparcia profesjonalnego biura księgowego. Ważne jest, żeby szczególnie przedsiębiorca, który dopiero stawia pierwsze kroki w świecie biznesu, wiedział, że w razie problemów np. z interpretacją prawa podatkowego, zawsze może liczyć na wsparcie specjalisty w tych dziedzinach. Dlatego wybierając konkretny serwis księgowości internetowej, zwróćmy uwagę na taki, który oprócz narzędzi niezbędnych w prowadzeniu firmy, zaoferuje także opiekę indywidualnego księgowego, którego pomoc, nawet jeżeli prowadzimy małą firmę, może okazać się niezastąpiona – uważa Marta Krusiewicz, Partner Tax Care.

Na co należy zwrócić uwagę, wybierając system księgowości on-line?

Na rynku pojawia się coraz więcej producentów oferujących kompleksowe oprogramowania umożliwiające prowadzenie księgowości on-line. Do korzystania z nich szczególnie tych najmniejszych przedsiębiorców, powinien także przekonać niski koszt usługi. Dostęp do internetowej księgowości wykupuje się na zasadzie abonamentu, nawet już od 35 zł miesięcznie, co jest znacznie mniejszym kosztem niż skorzystanie z usług biura rachunkowego, który wynosi średnio ok. 200 zł na miesiąc, nie wspominając już o nieporównywalnie wyższym koszcie związanym z zatrudnieniem księgowego w firmie na stałe.

Na co powinniśmy zwrócić naszą uwagę, wybierając platformę księgowości on-line? Najważniejsza jest prostota obsługi. Korzystanie z takiego oprogramowania powinno być łatwe i intuicyjne, bo ma stanowić pomoc dla przedsiębiorcy w prowadzeniu firmy. Nie mniej jednak, producent powinien oferować wsparcie IT, które pomoże nam w przypadku ewentualnych problemów z poruszaniem się po systemie. Serwis księgowości on-line powinien być przystosowany do przeglądania na innych nośnikach niż PC czy laptop, by przedsiębiorcy mogli w łatwy sposób zarządzać księgami rachunkowymi swojej firmy czy wystawiać faktury w wygodny sposób, z poziomu swojego smartfona czy tabletu.