Jak założyć własną firmę krok po kroku?

Według Centralnego Ośrodka Informacji Gospodarczej, w 2016 roku w Polsce działalność rozpoczęło ponad 340 tys. firm. Z kolei tylko w pierwszym kwartale tego roku zarejestrowano blisko 87 tys. nowych podmiotów gospodarczych^[1]. Przybywa tych najmniejszych, jednoosobowych przedsiębiorstw lub zatrudniających kilku pracowników^[2]. Prowadzenie własnego biznesu może być dobrym rozwiązaniem dla osób, które chcą być swoim własnym szefem. Eksperci Tax Care podpowiadają, jakie formalności należy spełnić, aby w kilku prostych krokach stać się przedsiębiorcą.

Krok 1: stwórz biznesplan, to się opłaca!

Kiedy już wiemy, czym ma zajmować się nasza firma, przelejmy pomysł na papier, czyli zacznijmy od przygotowania biznesplanu, inaczej – oceny opłacalności przedsiębiorstwa. Jego treść w dużej mierze będzie zależeć od profilu zakładanej przez nas firmy, ale plan biznesowy powinien zawierać takie elementy jak: charakterystyka przedsiębiorstwa, opis oferowanych usług czy też produktów, zarys strategii marketingowej z uwzględnieniem planu finansowego, czyli przedstawienie celów, które w przyszłości chcemy osiągnąć. – Przygotowanie takiej oceny rentowności naszej firmy może okazać się niezbędne, gdy będziemy starać się o pozyskanie środków z banku na rozpoczęcie działalności. Wtedy biznesplan staje się jednym z załączników dołączanych do wniosku kredytowego i ma wpływ na decyzję o przyznaniu finansowania – podpowiada Dorota Burchard, z kaliskiego Biuro Rachunkowego „DaKaDor”, Partnera Tax Care. Biznesplan warto stworzyć na własny użytek, nawet jeżeli nie będziemy potrzebować zewnętrznego wsparcia finansowego. Postępowanie zgodnie z wytyczoną drogą i realizowanie celów zawartych w nim, jest ważne, szczególnie, kiedy jesteśmy niedoświadczeni w prowadzeniu własnego przedsiębiorstwa.

Krok 2: wybierz formę prawną

Wybór formy prawnej zakładanej działalności to jedna z najważniejszych decyzji, którą musi podjąć przyszły przedsiębiorca. Będzie ona miała wpływ na wiele kwestii dotyczących przyszłości firmy, np. podziału zysków czy sposobu rozliczania podatków. Dlatego każdy przedsiębiorca powinien wybrać taką formę prawną działalności, która będzie najkorzystniejsza z punktu widzenia prowadzonych interesów. – Jest wiele możliwości. Można założyć np. spółkę cywilną lub partnerską. Jeżeli jednak marzymy o założeniu własnej firmy, ale chcemy ostrożnie stawiać pierwsze kroki w biznesie, bez udziału wspólników i na początku jeszcze nie mamy planów odnośnie dalszego rozwoju firmy, zdecydujmy się na jednoosobową działalność gospodarczą – podpowiada Marta Krusiewicz, z biura księgowego TAX AIDE Sp. z o. o. w Mińsku Mazowieckim, Partnera Tax Care.

Krok 3: zarejestruj działalność

W świetle polskiego prawa, każda działalność zarobkowa, która jest wykonywana w sposób ciągły i zorganizowany, musi zostać zarejestrowana. Co trzeba zrobić, aby zarejestrować jednoosobową działalność gospodarczą?

Naszym pierwszym krokiem powinna być rejestracji firmy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Wpis do ewidencji jest darmowy. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej wypełniając formularz CEIDG-1, mamy za sobą większość formalności związanych z rejestracją naszej firmy. Wypełniony druk możemy złożyć osobiście w siedzibie Urzędu Miasta lub Gminy albo przesłać drogą elektroniczną przez stronę CEIDG. Jeżeli nie mamy takiej możliwości, poświadczony notarialnie wniosek możemy także wysłać pocztą tradycyjną. Naszą działalność możemy rozpocząć nawet w dniu złożenia wniosku o wpis do CEIDG.

W formularzu oprócz naszych danych, będziemy także proszeni o podanie adresu, pod którym będzie prowadzona działalność. Może to być adres naszego mieszkania albo lokalu, który będzie docelową siedzibą naszego przedsiębiorstwa. – Podany adres ma wpływ na to, w którym Urzędzie Skarbowym będziemy rozliczać podatki jako przedsiębiorcy – podpowiada Marta Krusiewicz, Partner Tax Care. Obszerna część wniosku dotyczy opisu naszej firmy. Ważne jest wpisanie nie tylko poprawnej nazwy przedsiębiorstwa, ale także daty rozpoczęcia działalności. – Nie może być ona wcześniejsza niż złożenie wniosku, możemy jednak wpisać przyszłą datę. Dla nowych przedsiębiorców będzie jednocześnie datą, od której rozpoczyna się obowiązek opłacania składek do ZUS-u^[3] – dodaje Krusiewicz. Kluczowe jest także określenie rodzaju prowadzonej działalności, wedle kategorii, które są ujęte w Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD 2007).

W formularzu CEIDG-1 wybieramy także formę opodatkowania zakładanej działalności. Mamy do wyboru: opodatkowanie na zasadach ogólnych, zgodnie ze skalą podatkową, podatkiem liniowym, ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych oraz opodatkowanie kartą podatkową. – Należy pamiętać o tym, że wybór formy opodatkowania, który podamy we wniosku CEIDG-1 nie powoduje, że stajemy się czynnym płatnikiem VAT. W tym celu, jeszcze przed rozpoczęciem działalności, która podlega opodatkowaniu, musimy udać się do właściwego Urzędu Skarbowego, by złożyć druk VAT-R. Od 2015 r. nie musimy wnosić opłaty rejestracyjnej przy składaniu tejże deklaracji. Opłatę uiszcza tylko ten przedsiębiorca, który chce mieć potwierdzenie z Urzędu Skarbowego, że jest zarejestrowany jako podatnik VAT. Jeżeli wniosek CEIDG-1 składamy drogą elektroniczną, do niego możemy dołączyć wspomniany druk – zaznacza Dorota Burchard, Partner Tax Care.

Kolejnym krokiem jest uzyskanie Numeru REGON oraz Numeru Identyfikacji Podatkowej (NIP) – jeżeli nie posiadaliśmy go w momencie rejestracji firmy w CEIDG. W przeciwnym wypadku zostanie nadany po rejestracji. Nie musimy składać oddzielnych wniosków, by uzyskać wspomniane numery. Można tego dokonać za pomocą formularza CEIDG-1. NIP muszą posiadać wszystkie osoby prowadzące działalność gospodarczą. – Z kolei od 2009 roku REGON przestał być wymagany w obrocie dokumentami urzędowymi. Nie musimy więc go umieszczać na pieczęciach firmowych, ani na dokumentach, które kierujemy do Urzędu Skarbowego czy ZUS-u – wyjaśnia Marta Krusiewicz, Partner Tax Care.

Krok 4: konto bankowe

Rozpoczynając działalność gospodarczą, warto także założyć firmowe konto bankowe. Nie jest ono jednak wymagane, w przypadku działalności jednoosobowej. W celu rozliczania się z kontrahentami, można korzystać bowiem z konta osobistego. To rozwiązanie nakłada na nas jednak kolejny obowiązek, ponieważ będziemy musieli zadbać o przejrzystość finansową i wyraźnie rozdzielenie prywatnych finansów od funduszy firmowych. Pamiętajmy o tym, że niektóre banki przy zakładaniu konta firmowego wymagają zaświadczenia o wpisie do CEIDG. Możemy jednak znaleźć ofertę banku, który zezwala na założenie rachunku już w momencie rejestracji firmy, który zostanie aktywowany od pierwszego dnia, w którym rozpoczniemy działalność.

Krok 5: zapoznaj się z zasadami rozliczania podatków

Nawet w przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej, kiedy nie zatrudniamy pracowników, każdego dnia musimy wypełniać obowiązki związane z obsługą księgowości i finansów firmy. Warto wtedy zwrócić się o fachową pomoc do biura księgowego i to z kilku powodów.

Najważniejszym z nich jest pomoc w rozliczaniu się z fiskusem, co należy do jednych z ważniejszych obowiązków przedsiębiorcy. Byłoby to łatwiejszym zadaniem, gdyby nie częste zmiany polskiego prawa podatkowego – rocznie nowelizowanych jest ok. jedna trzecia ustaw i rozporządzeń. – Dobrym pomysłem jest powierzyć śledzenie nowych przepisów, jak i samo wypełnienie deklaracji podatkowej firmie księgowej, a samu zająć się rozwojem firmy. Warto zdecydować się na taki krok, ponieważ nowelizacja ustawy o podatku VAT, która weszła w życie z początkiem tego roku, przewiduje nowe sankcje nawet dla tych podatników, którzy popełnili nieświadomie błąd w wypełnianiu zeznania podatkowego – zaznacza Dorota Burchard, Partner Tax Care.

Z fachowej pomocy biura księgowego warto skorzystać już na samym początku, w momencie dopełniania wszelkich formalności związanych z założeniem i rejestracją firmy. Otrzymamy wtedy wsparcie przy realizowaniu powyższych kroków przybliżających nas do tego, że marzenie o prowadzeniu biznesu stanie się rzeczywistością.

[1] http://www.coig.com.pl/nowe-firmy-w-polsce_2016_2015_2014_2013.php

[2] http://stat.gov.pl/obszary-tematyczne/podmioty-gospodarcze-wyniki-finansowe/przedsiebiorstwa-niefinansowe/dzialalnosc-gospodarcza-przedsiebiorstw-o-liczbie-pracujacych-do-9-osob-w-2015-roku,1,10.html, http://stat.gov.pl/obszary-tematyczne/podmioty-gospodarcze-wyniki-finansowe/przedsiebiorstwa-niefinansowe/dzialalnosc-przedsiebiorstw-o-liczbie-pracujacych-do-9-osob-w-2015-r-,21,3.html

[3] Wniosek CEIDG-1nie uprawnia jednak do ubezpieczenia. Aby tak się stało przedsiębiorca musi wypełnić dodatkowy druk ZUS-ZUA, który dostarcza do ZUS-u, ale tylko wtedy, gdy nie posiada prawa do otrzymywania świadczeń z innego tytułu. Ma na to 7 dni od daty rozpoczęcia działalności gospodarczej.