Potwierdzono nową podstawę składek ZUS – o ile wzrosną koszty pracy kierowców w 2026?

Rząd potwierdził wysokość przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia, które w 2026 r. będzie wynosić 9 420 zł. To ważna informacja dla branży transportowej, ponieważ to właśnie od tej kwoty najczęściej naliczane są składki ZUS kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe. Dla przedsiębiorców funkcjonujących w warunkach utrzymującej się presji finansowej oznacza to kolejny zauważalny wzrost kosztów. W praktyce może to zwiększyć miesięczne wydatki na jednego kierowcę nawet o kilkaset złotych.

Wartość przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia kierowcy, która kilka miesięcy temu pojawiła się w projekcie ustawy, została oficjalnie potwierdzona przez Ministerstwo. W porównaniu z rokiem 2025 kwota wzrosła o 747 zł, co bezpośrednio przekłada się na wyższe składki zarówno społeczne, jak i zdrowotne. Dla przewoźników rozliczających kierowców zgodnie z nowymi przepisami pakietu mobilności, jest to kolejny etap procesu, który od kilku lat konsekwentnie podnosi koszty zatrudnienia.

Jak zmieni się koszt zatrudnienia kierowcy?

Podwyżka podstawy naliczania składek oznacza wzrost samych obciążeń ZUS o 313 zł miesięcznie. To jednak jedynie pierwszy element kosztowej układanki. W transporcie międzynarodowym bardzo powszechny jest model wynagradzania, w którym pracodawca gwarantuje kierowcy określoną kwotę netto. W takim przypadku to przedsiębiorca w pełni pokrywa rosnące obciążenia składkowe oraz wyższą zaliczkę na podatek dochodowy. W praktyce podniesienie przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia automatycznie zwiększa całkowity koszt jednego etatu.

- Przykładowo, kierowca, który zarabiał 9 000 zł netto i wykonywał około 20 dni pracy za granicą w 2025 roku kosztował pracodawcę 13 346 zł. Po zmianach, czyli w 2026 roku koszt ten wzrośnie do 13 668 zł. Różnica w wysokości 321 zł miesięcznie wynika już nie tylko z podwyższonych składek społecznych, lecz także ze zwiększonej zaliczki na podatek dochodowy, która jest obliczana od wyższego wynagrodzenia brutto. Z perspektywy przedsiębiorstw transportowych dopiero suma tych elementów daje pełen obraz rosnącego obciążenia – komentuje Bartłomiej Zgudziak, Zastępca Głównego Eksperta ds. Analiz i Rozliczeń z Grupy Eurowag.

Ekspert Bartłomiej Zgudziak z Grupy Eurowag podkreśla również to, że podniesienie przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia wpływa nie tylko na składki bieżące, ale również na koszty wypłat związane z nieobecnością w pracy -  Wyższa podstawa może oznaczać, m.in. stopniowy wzrost wynagrodzeń chorobowych, których kwota jest zazwyczaj średnią z podstawy wymiaru składek z ostatnich 12 miesięcy. Wzrost przeciętnego wynagrodzenia dla kierowców wpływa również na większe kwoty przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego z tzw. składników zmiennych, wykorzystywanych do wyliczania tego typu świadczenia. Firmy powinny uwzględnić te konsekwencje w planowaniu budżetów na cały 2026 rok – dodaje.

Istotna jest również zasada, zgodnie z którą o obowiązującej podstawie składek decyduje data wypłaty wynagrodzenia, a nie okres, którego dotyczy. Oznacza to, że wynagrodzenie za grudzień 2025 r. wypłacone np. do 10 stycznia 2026 r., również będzie liczone według nowej, wyższej kwoty. Dla firm, które realizują wypłaty na przełomie miesięcy jest to ważny element planowania kosztów – zaznacza Bartłomiej Zgudziak.

2026 z kolejną falą presji kosztowej

Rosnąca podstawa składek ZUS dołącza do szeregu innych kosztów, które od kilku lat obciążają firmy transportowe. Na przedsiębiorców wpływa jednocześnie kilka czynników: modernizacja tachografów według nowych wymogów, zmienność cen paliw, rosnące stawki opłat drogowych w Europie oraz konieczność utrzymania konkurencyjności w warunkach niskich marż. Kolejne podwyżki składek ZUS stają się więc jednym z kluczowych elementów wpływających na stabilność finansową przedsiębiorstw.

– W skali roku wzrost przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia może zwiększyć koszty zatrudnienia jednego kierowcy o kilka tysięcy złotych. Dla firm transportowych zatrudniających większą liczbę pracowników suma tych zobowiązań może być znacząca. To dobry moment, by potraktować sytuację jako impuls do reorganizacji, weryfikacji polityki wynagrodzeń, ponownego ustalania stawek z kontrahentami oraz optymalizacji kosztów operacyjnych. W praktyce może to również wymagać zmiany modeli rozliczeń z kierowcami czy dokładniejszej analizy rentowności poszczególnych zleceń i kierunków transportowych. W takich sytuacjach warto zwrócić się o pomoc do naszych specjalistów z OCRK, którzy wskażą, w jaki sposób prawidłowo naliczać wynagrodzenie kierowców po zmianach. Firmy, które podejdą do tego strategicznie, będą w stanie utrzymać konkurencyjność mimo rosnącej presji kosztowej w 2026 roku – dodaje Bartłomiej Zgudziak z Grupy Eurowag.

W obliczu zatwierdzonej już podstawy składek ZUS na 2026 rok przedsiębiorcy powinni uwzględnić rosnące koszty w planach finansowych. Nawet jeśli zmiany wydają się niewielkie w skali miesiąca, w perspektywie roku oznaczają znaczące obciążenia dla budżetu firmy. Strategiczne przygotowanie pozwoli ograniczyć ryzyko finansowe, usprawnić procesy i lepiej zarządzać kosztami. Firmy, które chcą działać zgodnie z obowiązującymi regulacjami i uniknąć błędów w rozliczeniach, mogą skorzystać ze wsparcia ekspertów w zakresie analiz wynagrodzeń i składek ZUS. Takie podejście pomaga w poprawnym planowaniu budżetu i w utrzymaniu konkurencyjności w trudnych warunkach rynkowych.