Jak KSeF zmieni branżę transportową w Polsce? Eksperci o szansach i wyzwaniach nowych przepisów

Zbliża się termin wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Już od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania, przesyłania i odbierania faktur przy pomocy tego rozwiązania będą miały firmy, które w roku 2024 odnotowały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT). Pozostali przedsiębiorcy na wdrożenie systemu mogą poczekać 2 miesiące dłużej - do 1 kwietnia. Nowe przepisy wiążą się z brakiem konieczności archiwizacji danych czy wystawianiem dokumentów, a także skróconymi terminami otrzymania zwrotu VAT. Obok jednak korzyści wynikających z planowanych zmian pojawiają się również wyzwania. Firmy transportowe będą musiały między innymi zrezygnować z dotychczasowych standardów branżowych i przyzwyczajeń w zakresie rozliczeń.

KSeF coraz bliżej. Do kiedy standardowe faktury?

Krajowy System e-Faktur jest kolejnym krokiem na drodze do cyfryzacji procesów biznesowych. Jego główne założenie polega na odejściu od aktualnie najpopularniejszych form rozliczeń z kontrahentami – faktur w formie papierowej oraz standardowych faktur elektronicznych przesyłanych drogą mailową. Zostaną one zastąpione e-Fakturą w formacie XML, która będzie musiała zostać przesłana do systemu. Zmiany zostaną wdrożone etapowo, jednak już od 1 kwietnia 2026 roku obejmą firmy działające w Polsce z wyjątkiem przedsiębiorstw, które są cyfrowo wykluczone, co oznacza, że nowe wymogi będą ich obowiązywać dopiero od 2027 roku. Aktualnie przepisom KseF mają również nie podlegać firmy B2C, które wystawiają dobrowolnie dokumenty sprzedaży dla konsumentów. Wiadomo także, że system nie będzie obejmował również pewnego rodzaju faktur, ale w tym zakresie należy poczekać jeszcze na dalsze wytyczne. Po 1 kwietnia wystawienie faktur w aktualnie dopuszczalnych formatach będzie możliwe jeszcze do 31 grudnia 2026 roku, ale jedynie pod warunkiem, że łączny obrót firmy nie przekracza 10 tys. zł.

Jak wyjaśnia Marcin Dudzik, Senior Product Owner z Grupy Eurowag, dla firm transportowych to właśnie konieczność rezygnacji z branżowego standardu rozliczeń i zmiana organizacji pracy będzie najbardziej odczuwalną zmianą.

– Dotychczas faktury były przesyłane pocztą lub mailowo wraz z dokumentami transportowymi wymaganymi przez płatnika, np. listem przewozowym CMR, który umożliwia realizację krajowych i międzynarodowych transportów. KSeF nie daje możliwości na załączenie do faktury takich dokumentów w formacie wymaganym przez branżę, czyli PDF. Oznacza to, że przedsiębiorcy będą musieli wysyłać osobno faktury poprzez system, a wszelkie inne niezbędne dokumenty – tak jak do tej pory, czyli pocztą lub mailowo. Będzie to stanowiło pewne utrudnienie organizacyjne i obowiązek dopilnowania, by wszystkie wymagane dane dotarły na czas – mówi Marcin Dudzik, Senior Product Owner, Grupa Eurowag.

Co z rozliczaniem transportów międzynarodowych?

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur rodzi również pytania przewoźników o sposób rozliczania transportów z zagranicznymi kontrahentami. Zgodnie z przepisami KSeF obowiązuje przedsiębiorców, których siedziba lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej znajdują się na terytorium Polski. Oznacza to, że zagraniczne firmy nie muszą z niego korzystać, a polscy przewoźnicy nie mają obowiązku raportowania w systemie zakupów od dostawców spoza kraju. Jak jednak podkreśla Konrad Nizioł, Product Owner, fireTMS (Grupa Eurowag), faktury dla zagranicznych kontrahentów nadal będzie trzeba wystawiać w KSeF.

– Przewoźnicy będą zobowiązani do wystawienia faktury w KSeF, a następnie będą mogli ją przekazać zagranicznemu nabywcy w innym formacie, na przykład PDF lub papierowym. Na fakturze znajdzie się kod QR z numerem KSeF, który umożliwi klientowi ewentualną weryfikację dokumentu. Oczywiście do systemu będą mogli zalogować się jedynie ci przedsiębiorcy, którzy posiadają polski NIP. Sprawa na pierwszy rzut oka wygląda prosto, ale w praktyce największym wyzwaniem dla przedsiębiorców będzie ocena, czy zagraniczny podmiot zarejestrowany w Polsce do VAT rzeczywiście posiada tu stałe miejsce prowadzenia działalności (SMPD). To właśnie istnienie SMPD, które rozumiane jest jako realne zaplecze osobowe i techniczne, pozwalające prowadzić działalność w sposób ciągły, decyduje o tym, czy firma spoza Polski powinna korzystać z KSeF – zaznacza Konrad Nizioł.

Techniczne przygotowanie do nowej rzeczywistości

Przedsiębiorcy będą mogli skorzystać z KSeF przy użyciu różnych rozwiązań. Ministerstwo Finansów udostępniło dwa bezpłatne rozwiązania, które to umożliwią – Aplikację Podatnika KSeF oraz Aplikację Mobilną KSeF. Dodatkowo obsługa głównych funkcjonalności będzie możliwa również poprzez e-mikrofirmę dostępną w e-Urzędzie Skarbowym. W przypadku zewnętrznych programów finansowo-księgowych opcja skorzystania z systemu będzie zależała od tego, czy są one zintegrowane z KSeF. A co z innymi rozwiązaniami wykorzystywanymi w branży transportowej?

– Narzędzia wykorzystywane w branży TSL oferują często kompleksowe usługi – oprócz zarządzania trasami, flotą, magazynem czy kosztami umożliwiają również wystawianie faktur i kontrolę należności. Oznacza to, że dostawcy aplikacji i systemów do zarządzania transportem również powinni przygotować się na zmiany, wynikające z wdrożenia KSeF. Podczas bezpłatnego webinaru, który odbędzie się już w najbliższy czwartek, wspomnimy o tym, jak zintegrowaliśmy nasze rozwiązania - Marcos TMS i fireTMS z platformą KSeF. Dzięki połączeniu obu narzędzi będzie można automatycznie wysyłać faktury i korekty w zgodzie z najnowszymi wymaganiami. Dodatkowo przedstawimy inne możliwości wykorzystania rządowego systemu e-Faktur do optymalizacji procesu obiegu dokumentów w firmach transportowych – komentuje Mirosław Tirak, Kierownik Działu Wdrożeń, Grupa Eurowag.

Poradzić sobie ze zmianą. Darmowy webinar dla branży TSL

Każda duża zmiana prawna i organizacyjna rodzi sporo wyzwań dla przedsiębiorców. Nie inaczej będzie w przypadku Krajowego Systemu e-Faktur. Aby pomóc przedstawicielom branży TSL w odnalezieniu się w nowej rzeczywistości, eksperci z Grupy Eurowag przygotowali bezpłatny webinar na temat KSeF i nowych obowiązków dla transportu w 2026 roku. Podczas wydarzenia zostanie poruszony temat wpływu systemu na fakturowanie i rozliczenia. Specjaliści podpowiedzą również, jak w praktyce przeprowadzić integrację z KSeF oraz usprawnić codzienną pracę przy pomocy dodatkowych funkcji.

Webinar odbędzie się już 27 listopada (czwartek) w godz. 10:00-11:30. Wezmą w nim udział Mirosław Tirak (Kierownik Działu Wdrożeń, Grupa Eurowag), Maciej Frąszczak (Wiceprezes Zarządu, CTO Pulsar System), Marcin Dudzik (Senior Product Owner, Grupa Eurowag) oraz Konrad Nizioł (Product Owner, fireTMS). Szczegóły dotyczące wydarzenia oraz link do zapisów znajdują się tutaj: Czas na transport #43 – darmowy webinar.