Czas to pieniądz - 7 na 10 przewoźników zmaga się z karami umownymi za opóźnienia w transporcie. Jak dotrzymywać terminów?

Terminowość w transporcie buduje satysfakcję klienta i chroni przewoźnika przed wysokimi karami umownymi. Jak pokazuje raport Związku Pracodawców Transport i Logistyka Polska (TLP), konsekwencje finansowe - nawet za symboliczne przesunięcia dostawy, które są niezależnie od przyczyny - są sporym wyzwaniem dla branży. Aż 74 proc. firm regularnie spotyka się z zapisami o karach umownych nawet za kilkuminutowe opóźnienia.[1] Podstawą bycia na czas jest efektywne planowanie transportu, obejmujące m.in. pomiar przewidywanego czasu przybycia do celu (ETA). O tym, jak dotrzymywać terminów, odpowiadają eksperci Eurowag i RP Trans.

Opóźnienia – jak poważnym są problemem dla branży TSL?

Opóźnienia w dostawach pociągają za sobą realne konsekwencje finansowo-wizerunkowe dla firm transportowych. Jedną z nich jest obniżenie zadowolenia klientów i utrata kontrahentów. Oprócz spadku zysku i pogorszenia reputacji, przez nieterminowe dostawy wielu przewoźników musi liczyć się z zapłatą wysokich kar umownych swoim kontrahentom, nawet jeśli za przesunięcie nie odpowiadała firma transportowa. Badanie TLP wskazuje, że 76,5 proc. przewoźników zmaga się z problemem częstego lub bardzo częstego uzależnienia kar umownych za sytuacje, na które nie ma wpływu. Co więcej, ponad 76 proc. firm przewozowych zadeklarowało także, że regularnie spotyka się z karami umownymi o wysokości wyższej niż realnie poniesiona szkoda.[2]

- Opóźnienia i nakładane za nie kary umowne są wyzwaniem dla działalności operacyjnej i finansowej przewoźników. Wynika to z badań i z naszej długoletniej praktyki, gdzie niejednokrotnie zleceniodawcy rozliczają czas dostawy z dokładnością nawet do kilku minut – potwierdza Damian Brywczyński, członek zarządu firmy transportowej RP Trans – Podczas realizacji zlecenia transportowego trzeba liczyć się z nieprzewidzianymi sytuacjami, które mogą mieć wpływ na opóźnienia, takimi jak np. korki, awarie, wypadki drogowe, nagłe pogorszenie się warunków pogodowych czy kontrole graniczne i celne. Przybycie na czas bywa trudne ze względu na ryzyko wystąpienia wielu czynników losowych, ale jest jak najbardziej realne, dzięki dostępnym dzisiaj technologiom, w szczególności systemom telematycznym z modułem do obliczania planowanego czasu przybycia ETA – podkreśla ekspert.

Czym jest przewidywany czas przybycia (ETA)?

W transporcie drogowym, przewidywany czas przybycia (z ang. Estimated Time of Arrival, w skrócie ETA) to szacowany termin dotarcia pojazdu z ładunkiem na miejsce przeznaczenia. ETA jest jednym ze strategicznych wskaźników w zarządzaniu transportem. Pomaga zminimalizować opóźnienia i zoptymalizować wydajność floty. Precyzyjne obliczenie ETA wymaga jednak monitorowania i analizowania w czasie rzeczywistym wielu różnych czynników: od prędkości poruszającego się pojazdu i odległości do pokonania, po nieprzewidziane sytuacje na trasie, jak zatory, kontrole czy nagłe zamknięcia odcinków drogi. Moduły ETA dostępne są w telematyce, dzięki którym wiadomo, czy kierowca dojedzie do celu na czas, a jeśli miałyby wystąpić opóźnienia, od razu sygnalizują takie ryzyko spedytorowi. Informacja o planowanym czasie dostawy trafia również do klienta, aby wiedział on, kiedy konkretnie może spodziewać się ładunku. Systemy ETA potrafią coraz więcej np. wyliczać termin dostawy z uwzględnieniem wymaganego czasu odpoczynku kierowców czy wskazywać najczęstsze miejsca problemów na drodze.

- Dokładny pomiar ETA pozwala na elastyczne reagowanie na nieprzewidziane zdarzenia na trasie w czasie rzeczywistym, a co za tym idzie, na minimalizowanie kosztownych finansowo i wizerunkowo opóźnień. Spedytorzy i dyspozytorzy nie muszą dzisiaj obliczać czasu dojazdu ręcznie. Do dyspozycji mają systemy telematyczne z funkcją pomiaru ETA – wyjaśnia Krzysztof Manys, specjalista ds. wdrożeń systemów, Grupa Eurowag – Dla przykładu, do naszej telematyki GBox można łatwo dodać moduł ETA Smart. To inteligentne narzędzie predykcyjne, które samo oblicza planowany czas przybycia, uwzględniając bieżące warunki drogowe, ruch na trasie oraz pozostały czas pracy kierowcy na podstawie danych automatycznie pobranych z tachografu, co jest bardzo ważne, bo spedytor od razu wie o koniecznych odpoczynkach truckera w trasie lub ile pozostało godzin jazdy do przerwy i nie musi takich obliczeń wykonywać manualnie – podkreśla ekspert.

Wskaźnik ETA – prosta droga do zdobycia zaufania klientów

Firmy transportowe, które mierzą ETA przy użyciu systemów telematycznych mogą podejmować trafniejsze działania optymalizacyjne. Dzięki temu mają szansę istotnie wzmocnić konkurencyjność rynkową. Spedytor lub dyspozytor, który korzysta z danych o ruchu drogowym, a do tego zawsze wie, ile czasu kierowca może jeszcze prowadzić pojazd danego dnia, planuje przejazd nie tylko pod kątem maksymalnej wydajności, ale również pełnej zgodności z przepisami prawa i regulaminami.

- Nie ulega wątpliwości, że możliwość automatycznego, dokładnego prognozowania czasu przyjazdu za pomocą technologii dla transportu przynosi wieloobszarowe korzyści firmom transportowym. Pierwsza i podstawowa to zminimalizowanie opóźnień, co pozwala zredukować ryzyko płacenia wysokich kar umownych oraz wspiera budowanie i wzmacnianie pozytywnego wizerunku firmy. Jawi się ona jako transparentny, rzetelny i zaufany partner biznesowy. Ponadto spedycja zyskuje możliwość szybszego planowania przejazdów, zgodnych z przepisami z zakresu czasu pracy. Analizy ETA wpływają też na lepsze decyzje logistyczne w przyszłości. Pomagają poprawić efektywność planowania tras w perspektywie długofalowej, ponieważ na podstawie zebranych danych można rzetelniej oceniać, które odcinki lub pory są najbardziej korzystne. W rezultacie daje się skuteczniej przewidzieć opłacalność zleceń transportowych – komentuje Krzysztof Manys, ekspert Grupy Eurowag.

Jak zapobiegać opóźnieniom w transporcie?

Stosowanie telematyki pozwala spedytorom i dyspozytorom dynamicznie reagować na zdarzenia typu korki, prace drogowe czy awarie i w razie potrzeby wdrożyć odpowiednie działania, np. skierować kierowcę na inną trasę, poszukać zastępczego pojazdu lub szybko znaleźć podwykonawcę. Ważne są również umiejętności analityczne i kompetencje miękkie.

Opóźnień w transporcie nie da się całkowicie wyeliminować, ale można je skutecznie ograniczyć, łącząc technologie z wiedzą i doświadczeniem spedytorów oraz dbając o płynną komunikację.

 

[1] Raport Transport i Logistyka Polska, Warunki zawierania umów i zleceń przewozowych w transporcie drogowym

[2] Jak wyżej