Dłuższy okres kontroli to większe ryzyko wykrycia naruszeń na drodze – jak przewoźnicy sobie z tym radzą?

Mija kilka miesięcy od wprowadzenia nowych zasad sprawdzania kierowców na drodze. Zmiana przepisów, wynikająca z pakietu mobilności, dwukrotnie wydłużyła okres kontroli drogowej: z 28 do 56 dni wstecz. Dla inspekcji transportowych w UE to znacznie rozszerzone możliwości nadzoru, dla przedsiębiorstw transportowych – szereg kolejnych wyzwań. Jak sobie radzić w zupełnie innej rzeczywistości kontrolnej, by unikać kar finansowych i innych poważnych konsekwencji?

Co naprawdę się zmieniło?

Wydłużenie okresu kontroli daje inspekcji większe możliwości wykrywania naruszeń, dotyczących np. norm czasu jazdy i odpoczynku Umożliwia również weryfikację rekompensaty za odpoczynki skrócone, czy weryfikacje powrotów kierowców do bazy, co cztery tygodnie. To wcześniej było prawie niemożliwe.

- Zgodnie z wyjaśnieniami KE na drodze nie powinien być weryfikowany obowiązek dotyczący organizacji powrotów kierowców, gdyż wymagane dokumenty przechowywane powinny być w firmie. Natomiast w praktyce jednak spotykamy się z takimi przypadkami – podkreśla Mateusz Włoch, ekspert. ds. analiz i szkoleń, Grupa Eurowag i dodaje, że przy 56 dniach kontroli drogowej znacznie więcej naruszeń dotyczy zasad związanych z odpoczynkami tygodniowymi, które często wynikają z odmiennej interpretacji tych zasad przez poszczególne służby kontrolne i przewoźników z różnych krajów. Należy także pamiętać, że zgodnie z prawem odpoczynki tygodniowe regularne muszą być odbierane poza kabiną pojazdu, co także jest kontrolowane.

Co ważniejsze, zapisy pozwalające wykrywać więcej naruszeń mogą wiązać się z wyższymi karami dla firm transportowych. Sankcje to jednak nie wszystko. Najpoważniejsze naruszenia, takie jak np. używanie karty innego kierowcy czy manipulacje przy tachografie, mogą doprowadzić do rozpoczęcia postępowania w sprawie oceny dobrej reputacji, a nawet i cofnięcia uprawnień. Dla przedsiębiorstw transportowych zaostrzone regulacje oznaczają zatem konieczność wprowadzenia nowych procedur, przede wszystkim tych związanych z obiegiem dokumentów.  - Najczęściej z najpoważniejszymi naruszeniami prowadzącymi do badania dobrej reputacji mamy do czynienia także przy braku aktualnych badań technicznych czy przy poważnych usterkach technicznych, wpływających na bezpieczeństwo – dodaje Mateusz Włoch.  

Możliwość kontroli rekompensaty za skrócone odpoczynki

W myśl zmienionych regulacji inspektorzy zyskują możliwość dokładniejszej weryfikacji rekompensat odpoczynków tygodniowych skróconych, czyli sprawdzenia kierowcy zostały dodane brakujące godziny do pełnego odpoczynku w wymaganym terminie.

- Wcześniej taka analiza nie była możliwa, jednak wydłużony okres kontroli daje organom możliwość weryfikacji, czy brakujące godziny (odjęte od standardowego 45-godzinnego odpoczynku) zostały odpowiednio dołączone do innego odpoczynku (min. 9 godzin) w ciągu trzech następnych tygodni. Taki mechanizm pozwala skuteczniej wykrywać nieprawidłowości, co dla firm transportowych oznacza większe ryzyko dotkliwych sankcji. Zaniedbanie rekompensaty może zostać uznane za bardzo poważne naruszenie, a przekroczenie dopuszczalnego poziomu takich uchybień (średnio powyżej trzech na pojazd) może skutkować wszczęciem postępowania w zakresie oceny reputacji przedsiębiorstwa, prowadząc w skrajnych przypadkach do zawieszenia zezwolenia na wykonywanie działalności w transporcie drogowym – komentuje ekspert Łukasz Włoch, główny ekspert ds. analiz i rozliczeń, Grupa Eurowag.

Zbyt mało miejsca na kartach kierowców

Kolejnym wyzwaniem jest ograniczona pojemność pamięci na kartach kierowców i brak sekcji dotyczącej automatycznych przekroczeń granic na kartach typu G1 i G2V1, z czego nie zawsze zdają sobie sprawę inspektorzy dokonujący kontroli czy kierowcy. W praktyce oznacza to dla służb brak dostępu do ważnych informacji związanych z przejazdem kierowcy przez różne państwa. Z powodu niewystarczającego miejsca na karcie istnieje również ryzyko nadpisania danych w zakresie wpisów kraju rozpoczęcia i zakończenia pracy.  

Obecnie wszystkie pojazdy w transporcie międzynarodowym w UE są wyposażone w tachografy G2V2, co zgodnie z przepisami zwalnia kierowcę z obowiązku zatrzymywania się na granicy lub po jej przekroczeniu i wpisywania ręcznego przekroczenia granic poprzez wpis w tachografie symbolu kraju, do którego wjechał. Jednak w przypadku posiadania karty starszego typu (G1 lub G2V1) pojawia się problem, ponieważ karty te nie mają sekcji do zapisu automatycznego przekroczenia granic.

- Według naszych statystyk dotyczy to ponad 70 proc. kierowców wykonujących transport międzynarodowy zatrudnionych w polskich firmach. Jak kierowca w tych przypadkach nie będzie miał ręcznych wpisów granicy i zmieni pojazd, to naraża się na sankcje z powodu ich braku. Jeśli nie zmieni ciężarówki, to inspektor powinien wziąć pod uwagę przekroczenia granic zapisane w tachografie. Natomiast będzie też problem z rozliczeniem wirtualnych diet, sanitariatów czy płac zagranicznych, bo najczęściej te wyliczenia są robione na podstawie danych z kart, a nie tachografów, które pobierane są rzadziej niż karty – zaznacza Mateusz Włoch, ekspert Eurowag.

Ekspert Mateusz Włoch podkreśla również, że jeśli kierowca wbija manualnie przekroczenia granic poprzez wpis kraju rozpoczęcia, co jest lepszym rozwiązaniem, to natomiast jest duże prawdopodobieństwo, że pamięć karty nie wystarczy na zapamiętanie wszystkich wpisów z ostatnich 56 dni, gdyż pamiętane są tylko 112 ostatnich wpisów kraju. - Ryzyko kar za brak wpisów kraju czy przekroczenia granic jest duże, więc najlepiej być przygotowanym na to, by jeszcze w czasie trwania kontroli przesłać inspektorom poprzedni odczyt z karty kierowcy, który będzie zawierał poprzedni wpisy kraju. Jeżeli inspektor nie zauważy danych o przekroczeniach granic czy krajach rozpoczęcia i zakończenia transportu ostatnich 56 dni i zamierza wyciągnąć konsekwencje, to warto dążyć do tego, by kara nie została nałożona. Jeżeli to się nie uda, dobrym rozwiązaniem może okazać się niepodpisanie mandatu i odwołanie się – dodaje ekspert.

Rekomendacje dla firm

Dwukrotne wydłużenie okresu kontrolnego sprawia, że wszelkie naruszenia mogą być teraz łatwiej wykrywalne, przewoźnicy muszą więc w szczególny sposób zadbać o rzetelne planowanie i kompletną dokumentację.

–  Jedną z konsekwencji zmian przepisów jest konieczność przechowywania w ciężarówce wydruków z tachografów wraz opisanymi naruszeniami przez 56 dni wstecz, a w firmie transportowej co najmniej przez rok. Wzrost obciążenia administracyjnego związanego z dokumentacją i archiwizacją danych to realne wyzwania firm transportowych w zmienionych warunkach regulacyjnych. Zaostrzone przepisy wymagają zatem dobrej i przemyślanej organizacji pracy i poprawności gromadzenia danych. W dopilnowaniu obowiązków i zarządzania informacjami pomoże system 4Trans od Eurowag, który pozwala szybko analizować oraz archiwizować dane z kart kierowców i tachografów, dzięki czemu znacznie łatwiej będzie przygotować dokumentację na potrzebę kontroli. To nie tylko mniej stresu dla kierowców i przewoźników, ale i zdecydowanie mniejsze ryzyko nałożenia kar. Zmiana przepisów wymaga również od firm nowego wdrożenia, edukacji oraz elastyczności na wielu poziomach, dlatego też warto zgłosić się po poradę do naszych specjalistów z OCRK – podsumowuje Łukasz Włoch, ekspert Grupy Eurowag.

Przygotowanie i przechowywanie odpowiedniej dokumentacji to nie jedyne nowe wyzwanie firm transportowych. Przedsiębiorcy borykają się też z trudnościami z interpretacją przepisów przez inspektorów w różnych krajach i niejednolitym podejściem do naruszeń. Dodając do tego problemy techniczne z tachografami czy zwykłe przeoczenia, katalog wyzwań robi się naprawdę duży.  W nowych realiach prawnych kluczowe są zatem świadomość, prewencja naruszeń i wspierające te procesy cyfryzacja. Przewoźnicy, którzy dostosują się do nowych zasad, mają szansą nie tylko na uniknięcie kar, ale i zyskanie przewagi konkurencyjnej.