25 godzin w miesiącu zaoszczędzi spedytor przy wsparciu AI – jak pomaga?

Sztuczna inteligencja staje się coraz bardziej dostępna, co sprawia, że przedsiębiorcy, w tym także z branży transportowej mogą interesować się jej zastosowaniem. W odpowiedzi na rosnące potrzeby firm, pojawia się również więcej narzędzi opartych na AI, skracających czas wykonywania powtarzalnych zadań. W transporcie drogowym jednym z czasochłonnych procesów jest ręczne przepisywanie danych ze zleceń do systemów wewnętrznych, dlatego też przedsiębiorstwa szukają sposobów na automatyzację. Nowoczesne rozwiązania AI pozwalają spedytorom odzyskać nawet 25 godzin miesięcznie[1], co umożliwia im skupienie się na działaniach strategicznych, takich jak kontakt z klientami, planowanie tras czy pozyskiwanie kontraktów. To dobry moment, by zastanowić się jak najlepiej wykorzystać potencjał AI w transporcie.  

AI w transporcie a główne wyzwania

Polskie firmy coraz częściej sięgają po sztuczną inteligencję, choć zmiany te zachodzą jeszcze powoli. Według danych GUS w 2024 roku blisko 6 proc. przedsiębiorstw deklaruje stałe wykorzystanie AI.[2] Największy potencjał mają duże firmy, spośród których aż 33 proc. podmiotów używa już rozwiązań z zastosowaniem sztucznej inteligencji. Z kolei wśród małych przedsiębiorców odsetek ten jest znacznie niższy i wynosi 4 proc.[3]  Poziom wykorzystania narzędzi AI różni się także ze względu na branże. Choć w sektorze transportu i gospodarki magazynowej jeszcze niewielka część przedsiębiorców decyduje się na wprowadzenie innowacji opartych o AI, to z czasem może się to zmieniać, zwłaszcza gdy jest ona w zasięgu ręki i dostępna w podstawowych systemach dla transportu, służących do jego organizacji i planowania.

- Nie da się ukryć, że to dopiero początek wykorzystywania AI w transporcie. Brak wiedzy, wykwalifikowanych pracowników czy błędne przekonanie, że jest to zbyt drogie rozwiązanie, są to czynniki, które mogą nadal stać na przeszkodzie w jej rozwoju. Dlatego ważne jest to, by branża TSL zaczęła zauważać to, że jest ona obecna w narzędziach, które dobrze już znają i wykorzystują na co dzień, jak np. w systemach TMS. Tylko firmy idące z duchem czasu i technologią mogą zdobyć przewagę na rynku – podkreśla Tomasz Czyż, główny ekspert. ds. rozwiązań technologicznych, Inelo z Grupy Eurowag.

Czas to pieniądz – jak AI przyspiesza obsługę zleceń transportowych?

Asystenci AI coraz częściej wspierają narzędzia IT w branży transportowej, ułatwiając codzienną pracę spedytorów. Kluczowe znaczenie ma jakość danych, wprowadzanych do systemów TMS, bez których trudno dziś wyobrazić sobie zarządzanie transportem. Firmy często zmagają się z błędami w zleceniach lub ich opóźnionym wystawieniem, co wynika z braku czasu i skupienia przy ręcznym wpisywaniu danych, takich jak: adresy, godziny załadunku czy dostawy, numery załadunkowe czy warunki płatności frachtu. AI może zautomatyzować te procesy, ograniczają ryzyko pomyłek i odciążając spedytorów.

 - Najnowsze narzędzia wykorzystujące sztuczną inteligencję, zdejmują ze spedytorów konieczność żmudnego przepisywania lub kopiowania danych ze zleceń źródłowych do systemu TMS. Asystenci AI dostępni w fireTMS czy Marcos TMS od Inelo samodzielnie zaczytują wszystkie istotne dane ze zleceń źródłowych i na ich podstawie tworzą zlecenie w systemie. Spedytor musi jedynie przeciągnąć plik źródłowy do wskazanego pola, a AI już dalej samo przenosi niezbędne informacje. Co więcej, zlecenie źródłowe zostaje od razu zapisane w programie, co ułatwia zafakturowanie usługi po jej wykonaniu. Rolą spedytora pozostaje zatem weryfikacja czy dane z dokumentów np. w formacie PDF lub JPG zostały poprawnie zaczytane. Sam proces przeciągnięcia informacji do systemu i sprawdzenia danych trwa ok. 30 sekund, a ręczne wpisanie wszystkich informacji zajmuje zazwyczaj od 3 do 5 minut. W przypadku realizacji 600 zleceń w ciągu miesiąca spedytor może więc zaoszczędzić nawet 25 godzin miesięcznie – podkreśla Krzysztof Manys, specjalista ds. wdrożeń, Inelo z Grupy Eurowag.

Ekspert Tomasz Czyż dodaje, że sztuczna inteligencja w systemach klasy TMS nie tylko przyspieszy pracę spedytorów, ale także ułatwi wdrożenie samego narzędzia na starcie współpracy – Polskie firmy coraz chętniej inwestują w cyfryzację transportu i szukają sposobów na optymalizację procesów transportowych. AI w narzędziach TMS przyczynia się do znacznie szybszej, automatycznej i wydajniejszej obsługi zleceń. To z kolei jest mocny argument, który może przekonać pracowników operacyjnych do czerpania korzyści z AI. Manualne wprowadzanie danych np. ze zleceń do systemów jest jednym z największych hamulców w rozwoju i często spotyka się z niechęcią spedytorów czy osób zarządzających transportem do wykonywania tych powtarzalnych czynności – dodaje ekspert.

AI w pracy spedytora – jak jeszcze wspiera?

Niedobór kierowców w transporcie drogowym jest powszechnie znany. Obecnie jednak coraz bardziej odczuwalny staje się również brak spedytorów na rynku. W odpowiedzi na rosnące braki kadrowe firmy transportowe sięgają po technologię, by stać się jak najbardziej wydajne i konkurencyjne. Zależy im również na zaspokojeniu potrzeb pracowników i w pełni wykorzystaniu ich drzemiącego potencjału.  

- Technologia dla transportu, w tym rozwiązania oparte o AI pozwalają spedytorom przede wszystkim odzyskać czas, a dzięki temu mogą oni skupić się lepiej na najistotniejszych kwestiach w ich pracy, czyli na budowaniu trwałych relacji z kontrahentami, strategicznemu planowaniu przewozów, sprawdzaniu opłacalności zleceń. To od ich decyzji w dużym stopniu zależy wynik finansowy przedsiębiorstwa transportowego, więc tym bardziej ważne jest to, by kadrę zarządzającą transportem wyposażyć w narzędzia, umożliwiające wypracowanie dobrych efektów – podkreśla Tomasz Czyż. 

Technologia a łatwiejsza organizacja transportu

Wprowadzenie danych do realizacji zlecenia, choć przy użyciu klasycznej technologii bywa bardzo czasochłonne, stanowi zaledwie jeden z etapów realizacji usługi przewozowej. Do obowiązków spedytora należy też często planowanie optymalnej trasy, weryfikacja dokumentów i zapewnienia wszystkich danych potrzebnych do zafakturowania zrealizowanych przewozów. Systemy TMS w połączeniu z telematyką znacznie ułatwiają przeprowadzanie tych wszystkich procesów.

- W dobie rosnących kosztów operacyjnych optymalizowanie tras pozwala zaoszczędzić na wydatkach związanych ze zużyciem paliwa, a także efektywnie wykorzystać czas pracy kierowców. Sprawdzone rozwiązania służące do wytyczania dróg przejazdu, takie jak korytarzowanie, czyli wyznaczanie obszaru, którym ciężarówka powinna poruszać się do miejsca przeznaczenia, pozwala uniknąć nadrabianiu zbędnych kilometrów. Systemy TMS połączone z telematyką umożliwiają stale monitorować przebieg trasy, a informacja o ewentualnych anomaliach od razu trafia do spedytora lub dyspozytora. Kluczowa jest także łatwa komunikacja na linii kierowca-spedytor za pomocą systemów telematycznych lub aplikacji mobilnych np. fireTMS Driver. Dzięki przesyłaniu trasy bezpośrednio z systemu do urządzenia GBox wyeliminowane jest ryzyko błędów komunikacyjnych. Z kolei kierowca po zakończeniu transportu może za pośrednictwem narzędzia zaznaczyć aktualny status przewozu i przesłać dokumenty co pozwala natychmiastowo zafakturować zrealizowaną usługę – komentuje Agnieszka Bulenda, Customer Care Team Leader w fireTMS.  

 

[1] https://mailing.inelo.pl/landing/czasnatransport036?utm_source=wydarzenia&utm_medium=site&utm_campaign=webinar_036

[2] Główny Urząd Statystyczny, Społeczeństwo informacyjne w Polsce w 2024

[3] Jak wyżej.