Coraz więcej kontroli przewoźników pod kątem oceny dobrej reputacji – jak się przed tym chronić?

Polskie firmy transportowe muszą się bardzo pilnować, by nie popełniać naruszeń. Dlaczego? Dane z GITD wskazują, że do końca listopada 2024 roku inspektorzy rozpoczęli blisko 840 postępowań pod kątem oceny dobrej reputacji przewoźnika, podczas gdy takich spraw jeszcze dwa lata temu było ponad 350 w całym roku.[1] Dodatkowo w 2024 roku wydano ponad 170 upomnień związanych z przekroczeniem jednego bardzo poważnego naruszenia średnio na pojazd. To dużo w porównaniu do 2023 roku, w którym inspektorzy nie wysłali żadnego takiego ostrzeżenia.[2] Utrata dobrej reputacji przewoźnika może wiązać się z zawieszeniem zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, a w konsekwencji brakiem możliwości realizacji przewozów. Jakie są najczęstsze przyczyny utraty niezbędnych licencji i jak można temu zapobiec? Według jakich kryteriów oceniani są przewoźnicy przez służby kontrolne?

Dobra reputacja w centrum uwagi inspektorów

Dobra reputacja jest jednym z kluczowych wymogów, jakie muszą spełniać firmy transportowe, aby legalnie prowadzić swoją działalność. Jej utrata może oznaczać poważne trudności w dalszym prowadzeniu przedsiębiorstwa, gdyż może skutkować zawieszeniem zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Inspektorzy w ostatnich latach zaczęli poświęcać tej kwestii coraz większą uwagę. Należy pamiętać, że nie tylko Główny Inspektor Transportu Drogowego może wszcząć procedurę kontroli reputacji przewoźnika, ale również jednostki samorządu terytorialnego działające na prawach powiatu (jako organy odpowiedzialne za udzielanie i kontrolowanie zezwoleń na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego).  Z danych GITD wynika, że liczba postępowań dotyczących oceny dobrej reputacji zwiększyła się w ciągu ostatnich dwóch lat, a w 2024 roku już blisko 220 przedsiębiorstw transportowych już ją utraciło (w 2023 roku zdarzyło się tak ponad 180 razy).[3]

- W ostatnim czasie widzimy znaczący wzrost liczby postępowań dotyczących oceny dobrej reputacji przewoźników. Najczęściej działanie to jest następstwem nawet jednego najpoważniejszego naruszenia. Do katalogu najczęściej spotykanych najpoważniejszych naruszeń należy, m.in. brak badania technicznego pojazdu lub naczepy, manipulacje przy tachografie lub znaczne przekroczenie norm czasu jazdy i odpoczynku, jakie zostało wykryte w czasie kontroli drogowej w UE lub w firmie. Warto zaznaczyć, że jeśli przewoźnik w przeszłości miał do czynienia z prowadzonym postępowaniem w sprawie oceny dobrej reputacji i ponownie jest badany pod tym kątem, to tym ciężej będzie mu ją zachować - komentuje Mateusz Włoch, ekspert ds. rozwoju i szkoleń, Inelo z Grupy Eurowag.

Krok od utraty licencji

Co więcej, w tym roku toczy się już 117 postępowań w sprawie zawieszenia zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika, a 114 zakończyło się utratą niezbędnego pozwolenia. [4]

– Kluczowe jest zrozumienie, że utrata dobrej reputacji może prowadzić bezpośrednio do oceny zdolności przewoźnika do dalszego prowadzenia działalności. W wyniku jej utraty rozpoczyna się kolejne postępowanie związane z zawieszeniem zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego.  Zarówno reputacja, zezwolenie na wykonywanie zawodu, jak i licencja są filarami funkcjonowania firmy. Nawet niewielkie w ocenie przewoźnika zaniedbania, mogą doprowadzić do utraty możliwości prowadzenia działalności w zakresie transportu – podkreśla Mateusz Włoch.

Średnia liczba bardzo poważnych naruszeń na świeczniku inspekcji  

Do tej pory inspekcje drogowe koncentrowały się głównie na pojedynczych najpoważniejszych naruszeniach, takich jak manipulacje tachografami czy brak badań technicznych. Obecnie służby kontrolne zaczęły także uwzględniać średnią liczbę bardzo poważnych naruszeń, a te stosunkowo łatwo jest popełnić przez firmę transportową. W 2024 roku wydano ponad 170 upomnień związanych z przekroczeniem jednego bardzo poważnego naruszenia średnio na pojazd, podczas gdy w 2023 roku inspektorzy nie wysłali żadnego takiego ostrzeżenia.[5]

– Jeśli organy odnotują więcej niż jedno bardzo poważne naruszenie, przypadające na pojazd, biorąc pod uwagę średnią naruszeń z przeprowadzonych kontroli, to firma transportowa może otrzymać upomnienie. W przypadku drugiego bardzo poważnego naruszenia, obliczanego zgodnie z przyjętym wzorem, organ wskazany w rozporządzeniu Komisji (UE) 2016/403 może podjąć decyzję administracyjną o cofnięciu wypisów z licencji wspólnotowej i zawieszeniu wydawania nowych wypisów nawet na okres 6 miesięcy. Po trzecim bardzo poważnym naruszeniu rozpoczyna się postępowanie dotyczące oceny dobrej reputacji - podkreśla Mateusz Włoch.

Z kolei Jakub Ordon, ekspert regionalny, Inelo z Grupy Eurowag zwraca uwagę na to, za co można dostać bardzo poważne naruszenia.

– Do najczęściej spotykanych naruszeń przepisów należą znaczne przekroczenia czasu pracy, niewykorzystywanie obowiązkowych przerw w trasie, manipulacje tachografami, przeładowania pojazdów, brak lub błędy w wymaganej dokumentacji np. dla towarów niebezpiecznych, a także obecność usterek we flocie, które mogą wpływać na bezpieczeństwo kierowców i innych uczestników ruchu drogowego. W grę wchodzą również uchybienia w zakresie osobistej dokumentacji kierowców (np. świadectw kierowców, uprawnień, kursów), co także może mieć poważne konsekwencje – komentuje Jakub Ordon.

Nie ignoruj naruszeń

Ważnym aspektem jest również fakt, że system rejestrujący naruszenia w krajach Unii Europejskie ERRU jest zintegrowany z polskim systemem KREPTD.  Oznacza to, że naruszenia popełnione przez polskie firmy za granicą są widoczne dla rodzimych służb kontrolnych. W efekcie mogą one skutkować postępowaniem w Polsce i mieć bezpośredni wpływ na ocenę dobrej reputacji przewoźnika. W 2024 roku zgłoszono do KREPTD ponad 2090 najpoważniejszych naruszeń, z czego 112 pochodziło z innych krajów.[6] 

– Właściciele firm muszą być świadomi, że działalność międzynarodowa jest teraz bardziej przejrzysta. Naruszenia za granicą mogą mieć takie same konsekwencje, jak te popełnione w Polsce, a szybka wymiana informacji między dwoma systemami bardzo ułatwia pracę służb kontrolnych - zauważa Jakub Ordon.

Eksperci podkreślają, że kluczowe jest rozpoczęcie działań naprawczych już na wczesnym etapie, tuż po wykryciu najpoważniejszego naruszenia, jeszcze zanim zostanie wszczęte formalne postępowanie dotyczące oceny dobrej reputacji. To najlepszy moment, aby wdrożyć odpowiednie procedury i środki zapobiegawcze, które pomogą uniknąć podobnych naruszeń w przyszłości. Dzięki temu firma ma znacznie większe szanse na obronę swojej reputacji. W praktyce jednak wiele przedsiębiorstw czeka na oficjalne pismo, które zwykle pojawia się dopiero kilka miesięcy po naruszeniu.

– W takich przypadkach specjaliści z OCRK wdrażają niezwłocznie procedury, które pomagają zapobiegać przyszłym naruszeniom, co pozwala firmie zachować licencję. Podkreślamy jednak, że najważniejsze jest podjęcie działań z wyprzedzeniem, gdy przedsiębiorstwo transportowe ma już na koncie jakiekolwiek naruszenie. Wtedy jest czas na to, by wprowadzić środki zapobiegawcze i zwrócić się o pomoc do naszych ekspertów. Warto zaprosić specjalistę z OCRK przed kontrolą, by mógł on zdiagnozować obszary w działalności firmy transportowej, które wymagają poprawy lub zmiany w organizacji. Coraz więcej przewoźników zwraca więc uwagę na aktualizację procedur. Wzrasta też zainteresowanie specjalistycznymi szkoleniami kierowców i kadry kierowniczej oraz doposażeniem firmy w system rozliczania czasu pracy kierowców, jak np. programem 4Trans, umożliwiającym spedytorom i kierowcom bieżące śledzenie dostępnego czasu pracy oraz weryfikację naruszeń. Wiele firm idzie dalej i w pojazdach instaluje zaawansowaną telematykę z algorytmami wyświetlającymi kierowcy i spedytorowi na bieżąco dostępny czas jazdy i odpoczynku, minimalizując tym samym ryzyko popełnienia uchybień – komentuje Mateusz Włoch.

Warto też wiedzieć, że przedsiębiorcy transportowi mogą sprawdzić aktualność swoich danych oraz ewentualne naruszenia, dzięki możliwości złożenia wniosku przez system ePUAP, oferowanego przez Główny Inspektorat Transportu Drogowego.

Ocena przewoźników przez służby, czyli rating przedsiębiorstwa

Inspektorzy coraz częściej wykorzystują też inne narzędzie oceny przewoźników, czyli tzw. rating przedsiębiorstwa, który klasyfikuje firmy transportowe w zależności od liczby i rodzaju naruszeń. Określa on poziom ryzyka przedsiębiorstwa na podstawie historii naruszeń z ostatnich dwóch lat. Służby kontrolne wykorzystują zaawansowany wzór, który uwzględnia częstotliwość i wagę popełnionych naruszeń. Na tej podstawie firmy są klasyfikowane w czterech kategoriach oznaczonych różnymi kolorami:

• szary – firmy, które nie były objęte kontrolą,
• zielony – przewoźnicy z wynikiem od 0 do 100 punktów, uznawani za niskiego ryzyka,
• pomarańczowy – przedsiębiorstwa z wynikiem 101–200 punktów, klasyfikowane jako średniego ryzyka,
• czerwony – firmy, które zgromadziły ponad 201 punktów, oceniane jako wysokiego ryzyka.

Punkty są przyznawane wg. wagi poszczególnych naruszeń – za te najpoważniejsze jest 90 punktów, za bardzo poważne 30, poważne to 10 punktów, a pozostałe naruszenia mniejszej wagi to 1 pkt.

- Podmioty z najwyższą punktacją są oznaczane kolorem czerwonym, co wskazuje na największe ryzyko i większe prawdopodobieństwo ich sprawdzenia. W zasadzie wzór sprowadza się do obliczenia średniej liczby punktów za naruszenia na jeden pojazd podczas kontroli drogowych i w firmie. Warto zaznaczyć, że system ten odgrywa także kluczową rolę w typowaniu przewoźników do kontroli w przedsiębiorstwie. Firmy z największą średnią liczbą punktów są wyznaczani również do weryfikacji w kolejnym roku. Co najważniejsze, jeżeli przewoźnik przejdzie kontrolę bez stwierdzonych żadnych naruszeń, to średnia liczba punktów w ratingu się obniży – podsumowuje Mateusz Włoch.

Wprowadzenie ratingu przedsiębiorstw jest jednym z elementów reform, które mają na celu poprawę bezpieczeństwa na drogach i eliminację firm, które naruszają przepisy. System ratingu przedsiębiorstw jest wdrażany właśnie we wszystkich krajach UE – docelowo inspektorzy podczas kontroli drogowej będą widzieć rating przedsiębiorstwa (niezależnie od kraju kontroli i kraju siedziby firmy. Może to wpłynąć na szczegółowość kontroli.

Rosnąca liczba postępowań dotyczących dobrej reputacji wynika zarówno ze zmian w przepisach, jak i z większej dostępności narzędzi dla inspektorów. Przewoźnicy powinni nie tylko dbać o przestrzeganie przepisów, ale także na bieżąco monitorować swoją sytuację w rejestrach. Dobra reputacja to nie tylko wymóg formalny, ale fundament działalności transportowej. Jej utrzymanie wymaga ciągłego monitoringu i odpowiedzialnego podejścia.

 

[1] Główny Inspektorat Transportu Drogowego, dane statystyczne z roku 2022-2024

[2] Jak wyżej.

[3] Jak wyżej.

[4] Jak wyżej.

[5] Jak wyżej.

[6] Jak wyżej.