Brak kontroli nad finansami w transporcie – czy firmy mogą sobie na to dzisiaj pozwolić?

W transporcie przetrwają ci, którzy potrafią liczyć i nie boją się technologii – to zdanie coraz częściej i mocniej wybrzmiewa dzisiaj w branży. Dlaczego? Wszystko wskazuje na to, że ten rok może okazać się papierkiem lakmusowym dla polskiego sektora TSL i pokaże, w jaki sposób przewoźnicy do tej pory zarządzali swoim biznesem i czy robili to skutecznie. Bez względu na to, czy jesteś dzisiaj w grupie przedsiębiorstw, które walczą o przetrwanie czy Twoja firma ma się dobrze – warto wyposażyć się w dodatkową wiedzę na temat kilku nieoczywistych rozwiązań, generujących w firmie oszczędności. Wśród nich znajdują się technologie, jak TMS i telematyka, które odpowiednio użyte mogą zaważyć na sukcesie firmy. Co zatem warto zrobić i jakich narzędzi użyć, żeby usprawniać procesy a jednocześnie zmniejszać koszty?

Gdzie szukać oszczędność w firmie?

W firmie transportowej warto przyjrzeć się kwestiom zatrudnienia, rozliczeń czasu pracy i wynagrodzeń pracowników. Trzeba pamiętać, że droga na skróty może wydawać się w danym momencie najlepsza, ale w perspektywie czasu to właśnie działanie zgodnie z przepisami może dać nam więcej korzyści i większe oszczędności. Dokładna i poprawna analiza harmonogramu pracy za pomocą dedykowanych do tego rozwiązań nie nadwyręży firmowego budżetu, a przyczyni się do uniknięcia kar finansowych, które w transporcie nie należą do najmniejszych.

Kolejną kwestią, którą powinno się wziąć pod uwagę są możliwe ulgi w transporcie. Dobra orientacja w aktualnych przepisach i dostępnych opcji na oszczędzanie może przynieść firmie wiele dobrego. Niestety nadal wielu przedsiębiorców nie jest świadomych na co może sobie pozwolić w zakresie obniżania kosztów i w jaki sposób można to zrobić. Dlatego też warto wspierać się specjalistami, którzy wyjaśnią, np. jak prawidłowo rozliczać wirtualne diety czy zacząć korzystać z możliwości zwrotu kosztów za sanitariaty. Takie działanie z pewnością przełoży się na większe oszczędności dla przedsiębiorstwa.

Jak TMS i telematyka obniża koszty w transporcie?

Kolejny ważny obszar, który może wspierać oszczędzanie to technologie. Według badania Inelo i PITD, aż 80 proc. ankietowanych twierdzi, że wprowadziło cyfrowe rozwiązania do swojej firmy, a do pierwszej trójki najpopularniejszych narzędzi wśród przewoźników należy monitoring GPS (76 proc.), giełdy transportowe (67 proc.) oraz systemy TMS (44 proc.)[1] Dzisiaj korzystanie z systemu TMS i telematyki w firmie to must have, by utrzymać się na rynku. Zazwyczaj rozwiązania te różnią się stopniem zaawansowania, który jest adekwatny dla danej firmy, dlatego nie można się obawiać rozbudowanych narzędzi. Z kolei, jeśli firma transportowa należy do małej lub średniej grupy przedsiębiorców, to znajdzie na rynku rozwiązania również dopasowane do jej skali – intuicyjne i proste w obsłudze.

Rozwijaj firmę dzięki technologii

Systemy klasy TMS i telematyczne znaczenie ułatwiają zarządzanie operacjami transportowymi i automatyzują pracę. Narzędzia te zwiększą wydajność obsługi zleceń w firmie, umożliwiają lepszą komunikację między biurem a kierowcą czy mogą przełożyć się na mniejszą liczbę błędów. Korzyści z integracji systemów TMS z telematyką jest dużo. Niemniej, jeśli należałoby wskazać jedną, kluczową zaletę, to w większości przypadków będzie to efektywna kontrola nad kosztami przedsiębiorstwa. Proces ten zachodzi ciągle i na wielu płaszczyznach, co pozwala skutecznie ograniczyć wydatki i zwiększać zyski generowane przez każdą firmę z sektora TSL.

- Połączenie TMS z telematyką pozwala w pełni wykorzystać możliwości obu tych rozwiązań. Praktycznie w jednym miejscu osoba zarządzająca transportem może sprawdzić wszystkie kluczowe czynniki, wpływające na rentowność realizowanych zleceń transportowych. Należą do nich, m.in. zużycie paliwa, opłaty drogowe, serwisowanie pojazdu, leasing, ubezpieczenie czy wynagrodzenia kierowców. Dysponując dokładnymi i aktualnymi danymi znacznie łatwiej jest skutecznie zarządzać przedsiębiorstwem. Coraz więcej firm z sektora TSL zauważa te korzyści, o czym świadczą wyniki raportu przygotowanego przez Inelo wspólnie z PITD. Według nich aż 80 proc. ankietowanych już wprowadziło cyfrowe rozwiązania do swoich firm – mówi Dawid Kochalski, koordynator ds. integracji i wdrożeń, Inelo z Grupy Eurowag.

Jak skutecznie pilnować terminów płatności?

Długie terminy płatności za zlecenia transportowe mogą być sporym utrudnieniem dla przewoźników, zwłaszcza dla tych, którzy nie mają poduszki finansowej. A brak pieniędzy na czas może doprowadzić do problemów finansowych. Wspierając się systemem TMS skuteczniej zarządzisz finansami w firmie i dodatkowo usprawnisz pracę księgowości. W jaki sposób?

– TMS może automatycznie generować faktury na podstawie zrealizowanych zleceń, co minimalizuje ryzyko błędów ludzkich i przyspiesza proces wystawiania faktur. Automatyzacja ta obejmuje również możliwość stosowania różnych stawek i taryf w zależności od typu ładunku, trasy czy innych ustalonych wcześniej warunków. Uzupełnieniem dla TMS jest telematyka, jak np. GBox Assist oraz aplikacje dla kierowców, które pozwalają załączyć skan lub zdjęcie dokumentów pod konkretnie realizowane zlecenie. Jeśli klient rozlicza się "elektronicznie" to w ciągu kilkunastu minut od rozładunku możemy wystawić fakturę i przyspieszyć płatność. Dodatkowo, systemy te pozwalają na lepsze zarządzanie przepływami pieniężnymi poprzez monitorowanie terminów płatności i automatyczne przypomnienie o zaległych płatnościach - komentuje Tomasz Czyż, główny ekspert. ds. rozwiązań technologicznych, Inelo z Grupy Eurowag.

Jeśli chcesz poznać również to, jak dobierać zaufanych i sprawdzonych kontrahentów do dłuższej współpracy za zlecenia, jak wdrożyć system TMS krok po kroku lub dowiedzieć się więcej na temat skutecznego redukowania kosztów i kontroli wydatków to zajrzyj do przewodnika po oszczędzaniu w firmie od Inelo.

[1] https://inelo.pl/branzometr-inelo-2023/