ETA – czyli skuteczny wskaźnik w efektywnym zarządzaniu flotą

Czy da się precyzyjnie zaplanować trasę i określić czas dostawy, a przy tym znacznie podnieść jakość oferowanych usług i zwiększyć efektywne wykorzystanie swojej floty? Dla niektórych może brzmieć to utopijnie, ale okazuje się, że jest to możliwe. ETA – czyli Estimated Time of Arrival to niezwykle istotny w sektorze TSL parametr, dostarczający branży transportowej konkretne i pewne informacje w czasie rzeczywistym, które znacznie ułatwiają podejmowanie trafnych decyzji. Dlaczego to takie ważne? W dobie coraz większej popularności szybkich dostaw, ich terminowość staje się czynnikiem kluczowym dla przedsiębiorstwa, a niekiedy decydującym o jego sukcesie lub porażce. Tymczasem, nawet 90 proc. firm transportowych w dalszym ciągu opiera się na manualnym wyliczaniu estymowanego czasu dojazdu? Dlaczego to nie jest najlepsze rozwiązanie i w jaki sposób ETA może wspomagać nas w dostarczaniu przesyłek na czas? 

Choć samo pojęcie ETA nie dla wszystkich jest oczywiste, to niemal każdy z nas na co dzień spotkał się z tym zjawiskiem. Wystarczy, że na dworcu kolejowym sprawdzimy planowany przyjazd lub odjazd pociągu lub przy zamawianiu taksówki otrzymamy informację o tym, kiedy do nas podjedzie. To nic innego, jak planowanie trasy i czasu przybycia na miejsce.

Znaczenie ETA w transporcie

Działalność każdej firmy zależna jest od tego, czy towar dojedzie na czas. Producenci chcą wiedzieć, na jakim etapie jest przewożony ładunek, a z tego względu coraz więcej przewoźników udostępnia swoim klientom narzędzia, pozwalające monitorować przewozy w czasie rzeczywistym. System dostaw tzw. just-in-time staje się coraz bardziej powszechny. Dlaczego?  Firmy mogą nie mieć wystarczającej, dużej przestrzeni magazynowej do trzymania zbyt długo danego towaru lub nie chcą, aby wyprodukowane produkty zalegały im w nadmiernych ilościach w magazynach. Z kolei najmniejsze opóźnienie w dostawie może wiązać się z ogromnymi stratami dla przedsiębiorstwa. Dlatego też firmy transportowe, chcące sprostać wymaganiom kontrahentów i być konkurencyjne na rynku, powinny wyposażyć się w narzędzia technologiczne, które będą brały pod uwagę czynniki, mające wpływ na symulację czasu dojazdu, jak np. aktualne korki, zakazy ruchu na konkretnych odcinkach dróg, większe natężenie ruchu, a także obowiązkowe odpoczynki od pracy kierowców, które są ściśle określone przez prawo.

Czas przybycia do celu – na czym polega system manualny? 

Do manualnego oszacowania czasu dojazdu spedytorzy wykorzystują mapę, na której wpisują aktualne położenie samochodu i miejsce docelowe. Wówczas otrzymują niezbędne informacje o czasie dojazdu. Co ważne, ta wartość jest statyczna. Oznacza to, że nie będzie się aktualizować w czasie rzeczywistym w przeciwieństwie do wyliczeń wykonanych przy pomocy modułu ETA. Jak w takim razie spedytorzy ustalają, gdzie znajduje się kierowca i ile kilometrów zostało mu do przejechania? Robią to bezpośrednio poprzez kontakt z kierowcą, gdzie ponowne wyznaczają trasę na mapie. Następnie weryfikują w systemie do rozliczania czasu pracy, ile godzin dany kierowca może jeszcze tego dnia pracować, doliczając jego wszystkie wymagane odpoczynki od pracy.

 - Szacowanie tych danych nie odbywa się również na bieżąco, a spedytor jest zobowiązany do kontaktu z kierowcą i wykonania wielu manualnych przeliczeń, żeby uzyskać podstawowe informacje o aktualnym położeniu ciężarówki. Warto również zwrócić uwagę na to, że przy manualnym szacowaniu czasu dotarcia do miejsca docelowego otrzymywanie informacji o aktualnej sytuacji na drodze wiąże się z regularnym sprawdzaniem przez spedytorów, nawet do kilku razy dziennie, czasu i odległości oraz obarczone jest dużym prawdopodobieństwem błędnych wyliczeń. Kierowca, który widzi, że dostawa być może nie będzie na czas, musi również skontaktować się ze spedytorem, który dopiero zweryfikuje te informacje. Z kolei zleceniodawcy mogą jedynie otrzymać informacje o statusie realizacji transportu w sytuacji, gdy skontaktują się z wybranym przewoźnikiem i poproszą o podanie miejsca lokalizacji pojazdu – Tomasz Czyż, główny ekspert ds. rozwiązań technologicznych, Inelo z Grupy Eurowag.

Jak widać, powtarzalność tych czynności może nie tylko utrudniać pracę osób zarządzających transportem, ale również zabierać czas pracownikom, co może wiąże się z dodatkowymi kosztami dla przedsiębiorstwa. Aby uniknąć ich generowania, to warto wdrożyć narzędzia, które firmom transportowym ułatwiają codzienną pracę. 

System ETA – jak pomaga firmie transportowej?

ETA, która jest częścią systemów telematycznych, automatyzuje pracę spedytorów i kierowców, a dzięki temu oszczędza ich czas i minimalizuje koszty w firmie.  Przede wszystkim system ETA aktualizuje na bieżąco dystans pozostały do przejechania przez kierowcę. Technologia sprawdza, czy kierowca dojedzie na czas i sygnalizuje, jeśli miałyby wystąpić opóźnienia w dostawie. Dzięki temu spedytor nie musi być w stałym kontakcie z kierowcą. Co ważniejsze, niektóre systemy, jak np. ETA od Grupy Inelo, uwzględniają również czas pracy kierowców na podstawie pobierania danych z tachografów. Co to w praktyce oznacza?

- Narzędzie sprawdza po prostu na bieżąco, ile czasu jazdy pozostało w danym dniu kierowcy i jakie po drodze musi wykonać przerwy od pracy. Jest to bardzo przydatna funkcjonalność, ponieważ w innym przypadku spedytor musiałby te obliczenia wykonać samodzielnie. Co więcej, niektóre systemy ETA są na tyle inteligentne, że sygnalizują spedytorom dodatkowe informacje. Potrafią określać najczęstsze miejsca postojów, występujące korki na drodze czy informacje o wolniejszym ruchu pojazdów na konkretnym odcinku drogi. Informacje o planowanym czasie dostawy wysyłane są automatycznie do klienta, a dzięki temu zleceniodawca wie, kiedy może spodziewać się ładunku.  Tak więc systemy ETA w bardzo dużym stopniu wspierają pracę zarówno spedytorów, jak i kierowców, pozwalając w dokładny sposób oszacować czas dojazdu do celu i jego dystans. Dzięki temu spedytor ma znaczenie większą kontrolę nad realizacją przewozu i może reagować na bieżąco w sytuacji, kiedy zauważy, że dany transport może się opóźnić, jak np. może poszukać zastępczy pojazd lub podwykonawcę – dodaje Tomasz Czyż.

ETA – dla dużych czy małych? 

Systemy ETA są adekwatne dla każdego przedsiębiorstwa niezależnie od jego wielkości. Nieustanna kontrola przewozów i odpowiednia reakcja na potencjalne opóźnienia w dostawie wpłynie na zbudowanie obrazu rzetelnego przewoźnika, a tym samym może stać się on bardziej atrakcyjniejszy na rynku.  Dzięki temu firmy transportowe nie tylko zredukują swoje koszty, ale również ograniczą ryzyko w otrzymywaniu kar umowny za nieterminowe dostarczenie towaru.