Kiedy pracownik odchodzi z firmy…, czyli „Szefie, nie panikuj!”

Jak znaleźć i zatrzymać pracownika? Ten problem spędza sen z powiek niejednemu menedżerowi. HR-owcy prześcigają się w pomysłach, dzięki którym pracownicy w firmie mogą czuć się prawie tak samo komfortowo, jak w domu. Obecnie, już nie tylko ci najlepsi mogą liczyć na dodatkowe benefity. Oferowanie darmowych szkoleń, finansowanie nauki języka obcego czy korzystania z prywatnej opieki medycznej, w wielu firmach jest już na porządku dziennym. Pracodawcy coraz częściej są świadomi, że dzięki takim działaniom, pracownikom będzie łatwiej utożsamiać się z marką, dla której pracują. Mimo to, nawet te osoby, które są związane ze swoim miejscem pracy, z dnia na dzień podejmują decyzję o odejściu. Przełożeni traktują takie zachowanie jako brak lojalności i osobistą urazę, co jest błędem. Jak się zachować w takiej sytuacji, będąc szefem i dlaczego warto rozstawać się z klasą?

Nagła rezygnacja z pracy, może być szokiem dla przełożonego. Jednak, podczas rozmowy z odchodzącym pracownikiem, nie należy dać po sobie tego poznać – emocje są złym doradcą i w takim przypadku nie pomagają nikomu. Dlaczego? Po pierwsze – powinniśmy rozstać się z członkiem naszego zespołu w przyjaznych relacjach. Rotacja pracowników na polskim rynku pracy jest znaczna. Nie jest powiedziane, że żegnamy kogoś „na zawsze”. Coraz częściej zdarza się bowiem, że pracownik wraca do swojej „starej” firmy, ale już np. na inne stanowisko. Po drugie – jeżeli jest się szefem, czy kieruje się pracą zespołu, z momentem odejścia jednej osoby, trzeba pozostać skupionym i podjąć szereg decyzji, np. trzeba rozwiązać kwestię pojawiającego się wakatu lub objaśnić całą sytuację pozostałym pracownikom. Księgowa, która jest w firmie od 15 lat, oświadcza, że od poniedziałku rozpoczyna nową pracę. Informatyk, który kilka razy zawzięcie starał się o etat w naszej firmie, informuje, że wraz z początkiem nowego miesiąca przechodzi do konkurencji. Takie sytuacje się zdarzają i trzeba umieć na nie odpowiednio zareagować. Pomoże w tym przygotowanie scenariusza, według którego należy postępować w takich przypadkach. Oto kilka jego najważniejszych punktów.

„Dezercja” czy konieczność życiowa? – czyli poznaj motyw pracownika

Jeżeli pracownik zebrał się na odwagę i poprosił Cię o rozmowę, podczas której oświadcza, że odchodzi z pracy – wykorzystaj ten moment. Kluczowe jest poznanie motywacji takiej osoby. Może powodem odejścia z firmy jest przeprowadzka do innego miasta lub chęć pracy w zupełnie innej branży. Wtedy nie powinniśmy takiej osobie „stawać na drodze” i utrudniać rozpoczęcia nowego etapu w życiu. Dlatego w takim przypadku nie warto również upierać się przy zachowaniu „przepisowego” okresu wypowiedzenia. Ale jeżeli dowiadujemy się, że ktoś postanowił nagle „porzucić obowiązki” przez konflikt z innym pracownikiem lub z powodu atmosfery w firmie, możemy jeszcze wpłynąć na zmianę decyzji pracownika. Kilka rozmów z przełożonymi lub zmian organizacyjnych może sprawić, że cenny członek zespołu nie zrezygnuje z pracy. Pamiętajmy jednak, że ten nie musi nam się zwierzać i podać szczegółowych przyczyn swojego odejścia. Nie zmienia to jednak faktu, że zdobycie takich informacji jest niezmiernie ważne dla pracodawcy – może być jasnym sygnałem, że w jego firmie nie dzieje się dobrze i może jest to ostatni dobry moment na wprowadzenie niezbędnych zmian, aby pracownicy nie odchodzili jeden po drugim.

Zastanów się, czy zaoferować wyższą pensję

Nierzadko zdarza się, że odchodzący pracownik daje jasno do zrozumienia, że opuszcza firmę, bo dostał konkurencyjną ofertę, czyli po prostu obietnicę wyższej pensji w innym miejscu. Jak w takiej sytuacji powinien zachować się szef – przebić ofertę, by zatrzymać pracownika, czy po prostu pogratulować nowej posady?

– W tym przypadku nie ma jednej, właściwej odpowiedzi. Wielu pracodawców uważa, że oferowanie jeszcze wyższej stawki niż konkurencja to zachowanie, które zakrawa o akt desperacji, a z pewnością psuje morale w zespole. (Jeżeli rozniesie się wieść, że każdy pracownik, który oświadczy, że dostał ofertę pracy od konkurencji, automatycznie może liczyć na podwyżkę, to szef będzie miał prawdziwy problem). Jest ziarenko prawdy w takim poglądzie. Jeżeli jednak rezygnację z pracy składa osoba, która dotąd zajmowała wysoko wyspecjalizowane stanowisko i w dodatku posiada niszowe kompetencje, może warto jest się zastanowić nad takim rozwiązaniem. Musimy podjąć decyzję, czy chcemy, aby, np. nasz genialny grafik, którego projekty były nagradzane w międzynarodowych konkursach, zaczął pracę dla konkurencji. Prawda jest taka, że niektórzy pracownicy są po prostu zbyt ważni dla danej firmy, aby „pozwolić” im odejść – komentuje Agnieszka Surowiec, Dyrektor ds. HR i Komunikacji w Intrum.

Oswajanie rzeczywistości – czy powiedzieć o odejściu pracownika?

Klamka zapadła. Pracownik podjął definitywną decyzję, że odchodzi z firmy. W takim przypadku pracodawcy nie pozostaje nic innego, jak przyzwyczaić się do nowej rzeczywistości. Przede wszystkim, szef czy osoba odpowiedzialna za kierowanie zespołem w danej firmie, musi podjąć szereg decyzji, które wynikają z tego faktu.

Pierwsza z nich, to odpowiedź na pytanie, czy od razu poinformować pozostałych pracowników o zaistniałej sytuacji, czy zwlekać z tą decyzją? – Absolutnie należy zrozumieć pracodawców, którzy niechętnie dzielą się z zespołem informacją, że dany pracownik postanowił zrezygnować z pracy, szczególnie, jeżeli został „podkupiony” przez konkurencję. Pozostali mogą odczytać tę sytuację w następujący sposób: „… moja firma nie proponuje atrakcyjnych warunków i nie daje szansy na rozwój, więc może także zmienię pracę…”. Takie wieści po prostu mogą być demotywujące. Ale zdecydowanie gorsze jest „zatajanie” informacji o odejściu z pracy jednego z pracowników, bo to zazwyczaj przyczynia sią do powstania szkodliwych plotek i psucia atmosfery w biurze. Nagła rezygnacja z pracy to niepopularna decyzja. Nie znając jej kulis, pracownicy będą się zastanawiać, czy ta osoba rzeczywiście postanowiła odejść z pracy, czy może została zwolniona albo snuć domysły, że firma rozpoczęła proces zwolnień. Nie tylko kłamstwo ma krótkie nogi, ale brak otwartości także. Nie można przewidzieć, jak pracownicy zareagują na wieść o odejściu kolegi lub koleżanki, ale pracodawca może mieć wpływ na to, jak ją przekaże – nie zapominajmy o tym – dodaje Agnieszka Surowiec, ekspert Intrum.

Warto więc oficjalne poinformować zespół, że będzie liczyć o jedną osobę mniej (wiadomość e-mail wysłana do wszystkich to nie jest najlepsze rozwiązanie). Dodatkowo, warto z tej okazji zorganizować firmową uroczystość, wręczyć odchodzącemu pracownikowi drobny upominek, aby dobrze wspominał firmę. Nie zapominajmy także o przeprowadzeniu z nim exit interview. To będzie znak dla całej ekipy, że pracodawca nie chowa urazy, a nawet docenia te osoby, które mają ambicję, chcą się rozwijać i szukają możliwości, aby zdobywać coraz to nowe kompetencje. A czasami jedyną możliwością, aby zrealizować te cele, jest zmiana pracy.

Nie zapominajmy także o osobie, której sprawa dotyczy. To, że dany pracownik zaraz odejdzie z naszej firmy, nie znaczy jednak, że nie powinniśmy liczyć się z jego zdaniem. Może woli sam poinformować zespół o swojej decyzji albo zachować dyskrecję do ostatniej chwili, bo z takim rozwiązaniem będzie czuć się najbardziej komfortowo?

Wprowadzenie nowego podziału obowiązków

Pracownik odchodzi, ale pozostawia zadania, które ktoś musi przejąć. Nowy podział obowiązków, to także zadanie pracodawcy. Trzeba przede wszystkim podjąć decyzję, czy organizujemy zewnętrzną rekrutację, by znaleźć zastępstwo, czy powstały wakat zapełnimy, posiłkując się obecnym zespołem. W pierwszym przypadku, warto włączyć pozostałych pracowników w proces rekrutacji. Może polecą znajomych kandydatów? Dzięki takiemu rozwiązaniu, szybciej zapełnimy lukę po byłym pracowniku i skracamy proces rekrutacji, co oznacza mniejsze koszty dla firmy.

Możemy również skorzystać z innej opcji i zadania odchodzącego pracownika powierzyć innej osobie lub osobom pracującym w firmie. – Warto wykonać taki ruch z odpowiednim wyczuciem. Nie możemy po prostu dołożyć obowiązków innemu pracownikowi, bo takie działanie nie spotka się aprobatą, szczególnie jeżeli każemy danej osobie w bardzo krótkim czasie zdobyć nowe kompetencje i przyswoić nową wiedzę. Zróbmy w firmie wywiad – na pewno znajdziemy pracowników, którzy chętnie przejmując nowe obowiązki, będą chcieli zdobyć nowe kompetencje lub spróbować zupełnie innej pracy. Jeżeli nie możemy liczyć na takie wsparcie, nie mamy wyjścia i musimy wytypować osobę lub kilka osób, które przejmą zadania byłego pracownika – podpowiada Agnieszka Surowiec, Dyrektor ds. HR i Komunikacji w Intrum. Warto im wyjaśnić, że może znalazły się w nie do końca komfortowej dla siebie sytuacji, ale jest to dla nich okazja do nabycia nowego doświadczenia i wykazania się. Często bowiem zdarza się, że osoba, która odchodzi z pracy, „zwalnia etat” i otwiera drogę do awansu kolejnemu pracownikowi. – Z doświadczenia pracy w HR wiem, że ambitny pracownik, „rzucony na głęboką wodę”, czyli taki, który praktycznie z dnia na dzień dowiaduje się, że będzie musiał wykonywać nowy rodzaj zadań, chce udowodnić, że szybko odnalazł się w nowej roli. Za takie podejście do sprawy i ciężką pracę jest nagradzany – premią albo awansem, na które być może nie miałby szansy, gdyby inna osoba nie postanowiła opuścić firmy. I taki komunikat powinna otrzymać reszta zespołu: odejście z pracy jednego pracownika jest stresującą sytuacją dla reszty, ale również okazją do dokonania pewnych zmian w dotychczasowej strukturze zatrudnienia czy organizacji pracy, które dla niektórych pracowników są okazją do „pokazania się” – zauważa Agnieszka Surowiec.

Aby dokonać nowego podziału obowiązków czy na wcześniejszym etapie – podjąć decyzję, czy zaproponować pracownikowi, który chce odejść lepsze warunki finansowe, aby został, musimy mieć świadomość tego, jaką rolę dokładnie pełni ta osoba w danej firmie. Niestety, zdarza się to szczególnie w dużych firmach, że nie każdy szef ma do końca świadomość tego, jakie zadania mają poszczególni pracownicy, i w jaki sposób wpływają na pracę całego zespołu. Ten błąd może wiele kosztować. „Dobry” pracodawca czy menedżer powinien nie tylko wiedzieć takie rzeczy, ale również doskonale orientować się w tym, jakie stosunki panują między pracownikami, czy ci są zadowoleni ze swojej pracy, z tego, jak są traktowani, czy może planują ważne zmiany w swoim życiu. Dzięki temu unikniemy zaskoczenia, że ktoś planuje odejść. Wiedząc o takich planach, być może będziemy mogli wpłynąć na zmianę decyzji podjętej przez pracownika lub przygotować się na to, że nie będzie już częścią naszego zespołu.