Exit interview, czyli jak „ładnie” pożegnać się z pracownikiem i dlaczego warto

Wraz z dotarciem do Polski rynku pracownika, pracodawcy skupili się na narzędziach employer brandingowych wspierających proces rekrutacji, mających na celu znalezienie i zatrzymanie najlepszych. Firmę tworzą ludzie, którzy w niej pracują – im będą bardziej zadowoleni i zmotywowani, tym lepiej będą wykonywać swoje obowiązki. Tacy również budują wizerunek pracodawcy i są żywą reklamą marki, dla której działają. Przy tym wszystkim zapomina się jednak o pracowniku, który odchodzi z firmy. A to błąd. Jemu też warto poświęcić czas. To przecież źródło informacji o naszej firmie – pozwoli nam ocenić „na chłodno”, jakie są jej plusy i minusy oraz wyciągnąć odpowiednie wnioski. Opuszczając miejsce pracy, pracownik zabiera ze sobą opinię o nim, więc będąc pracodawcą, warto pozostawić po sobie ostatnie, miłe wrażenie.  Exit inteview daje ku temu okazję.

Już nie tylko za Zachodzie, ale także i w Polsce mamy do czynienia ze znaczną rotacją pracowników. Szczególnie młodsze pokolenia nie mają obaw przed porzucaniem „ciepłych posadek” i nie boją się wyzwań, dlatego często wraz ze zdobyciem nowych kwalifikacji, zmieniają pracę. Inni szukają kolejnego zatrudnienia, które da im lepszą płacę. Współczesne tempo życia i wypalenie zawodowe, które dopada wielu, wymusza również częstą zmianę pracodawcy. Pracodawcy ledwo nadążają za tymi zmianami. Kończąc współpracę z członkiem swojego zespołu, niektórzy ograniczają się tylko do krótkiej rozmowy i wręczenia odpowiedniego dokumentu. Proces związany z „żegnaniem” pracownika jest skrócony do minimum, kiedy pracodawca postanawia nagle rozwiązać umowę o pracę. To sytuacja mało komfortowa dla obu stron, więc nic dziwnego. Gdy pracownik kończy pracę w danej firmie z własnej woli, warto dowiedzieć się, jakie są jego powody, (choć od razu należy zaznaczyć, że nie ma obowiązku nas o tym informować). Może sytuacja w dotychczasowym miejscu pracy zmusiła go do takiej decyzji? W sytuacji, gdy to my postanowiliśmy kogoś zwolnić, wtedy również porozmawiajmy ze zwalnianym pracownikiem. Wbrew pozorom, mogą skorzystać na tym obie strony. W obu przypadkach chodzi o exit interview. Co to takiego?

Czy exit interview jest potrzebne?

Exit Interview to rozmowa -„wywiad”, którą przeprowadza się z pracownikiem odchodzącym z firmy, niezależnie od tego, czy zapadła decyzja o jego zwolnieniu, czy osoba sama postanowiła zakończyć współpracę. Jeżeli zostanie poprowadzona w odpowiedni sposób, staje się efektywnym narzędziem employer brandingowym dla pracodawcy, czy dokładniej – dla działu HR w danej firmie lub osób odpowiedzialnych za zatrudnienie, ale nie tylko dla nich. Dlaczego?

– Grupa pracowników to żywy organizm. „Dobry” szef nieustannie powinien dbać nie tylko o właściwe relacje pomiędzy członkami zespołu, a także o te na linii: pracodawca-pracownik. To przekłada się na dobre samopoczucie i zadowolenie pracowników, co jest kluczem do posiadania efektywnego i zgranego teamu. Mimo regularnego wdrażania odpowiednich rozwiązań, począwszy od tych związanych bezpośrednio z organizacją pracy, a kończąc na tych z obszaru HR, (np. wprowadzenie szeregu benefitów pozapłacowych), pracodawca nigdy nie ma zupełnej pewności, czy to działa. Nie może do końca wiedzieć, jak te działania oceniają pracownicy i czy przyniosły zamierzony efekt. Szczególnie jest to trudne w dużych firmach, w których zespół liczy 50, 100 i więcej osób. Prawda jest taka, że pracownicy nie są chętni do zwierzeń. Niepopularna opinia czy otwarta krytyka, przede wszystkim ta konstruktywna, która w tym przypadku jest potrzebna, wcale nie przychodzi nam tak łatwo. Wynika to także z faktu, że pracownicy wolą nie mówić o tym, co ich boli i ich zdaniem nie działa w firmie, z obawy, że w ten sposób „narażą się” i zamkną sobie drogę do otrzymania premii czy awansu. Ale pracodawca nie jest w tym przypadku na straconej pozycji, bo z pomocą przychodzi mu exit interview – komentuje Agnieszka Surowiec, Dyrektor ds. HR i Komunikacji w Intrum.

Szczególnie osoba, która pracowała w danej firmie przez wiele lat i przeszła w niej przez kilka szczebli kariery, może być cennym źródłem informacji. Od takiego doświadczonego pracownika dowiemy się np., czy struktura organizacyjna naszej firmy jest przyjazna zespołowi i wspiera jego efektywność, jak oceniane są osoby na stanowiskach kierowniczych, które powinny nie tylko zarządzać wykonywaniem obowiązków, ale również dbać o dobre relacje i komfort pracowników. Przede wszystkim, możemy pozyskać informacje na temat tego, co nie działa i co należy zmienić.  – Z doświadczenia wielu ekspertów HR z różnych firm czy menedżerów odpowiedzialnych za sprawy kadrowe wynika, że podczas takich końcowych wywiadów, pracownicy chętnie dzielą się swoimi przemyśleniami, ponieważ „nie mają już nic do stracenia”. Nie są skrępowani reakcją szefa czy nawet bezpośredniego przełożonego. Przekazują cenne opinie, których pracodawca nie mógłby zdobyć w inny sposób, np. przeprowadzając ankietę pracowniczą – dodaje Agnieszka Surowiec, Intrum.

Istnieje natomiast wątpliwość czy można liczyć na „obiektywny” i wyważony komentarz pracownika, który zostaje zwolniony z pracy i czy w takich okolicznościach przeprowadzanie exit interview w ogóle ma sens? Odpowiedź brzmi: zdecydowanie TAK i to przynajmniej z dwóch powodów. Po pierwsze, jest to okazja dla dwóch stron do ostatecznego wyjaśnienia sobie wszelkich wątpliwości i „zarzutów”. Warto rozstać się z pracownikiem w dobrych relacjach – to naprawdę jest doceniane. Jego ostatni dzień w pracy nie musi wyglądać, jak w amerykańskich firmach, kiedy to pakuje się swoje rzeczy osobiste w karton i opuszcza się biuro. Dobrze jest zapewnić takiej osobie komfort psychiczny i poświęcić czas na rozmowę. Skupmy się w niej na podkreśleniu zalet rozmówcy – każdy pracownik je ma, nawet ten, który w naszej opinii nie był „pracownikiem miesiąca” i dlatego kończymy z nim współpracę. Przeprowadźmy exit interview, a z dużym prawdopodobieństwem pracownik będzie mimo wszystko miło nas wspominał. Po drugie, od niego również możemy zyskać informację, które np. pomogą nam w usprawnieniu procesów występujących w naszej firmie, zarówno tych, które dotyczą np. obsługi klientów czy rozmów z kontrahentami, jak i samej organizacji pracy zespołu. 

Korzyści z organizowania exit interview dla pracodawcy są oczywiste, a co z byłym pracownikiem? – Dla odchodzącego pracownika szansa na uczestniczenie w exit interview to jasny i klarowny sygnał, że efekty jego pracy i zaangażowanie zostały docenione, a zdanie ludzi zatrudnionych w danej firmie jest brane pod uwagę przez bezpośrednich przełożonych oraz kadrę kierowniczą. Pracodawca, który jest otwarty na sugestie i komentarze przedstawione przez osobę kończącą współpracę, na pewno zyska w oczach obecnych, ale i przyszłych pracowników. Wpisanie exit interview na stałe w kulturę organizacyjną danego przedsiębiorstwa sprawia bowiem, że firma zyskuje kolejne narzędzie employer brandingowe, które skutecznie wspiera budowanie marki pracodawcy i pozwala przekonać do siebie kolejnych pracowników. Przy tym wszystkim zawsze działa tzw. poczta pantoflowa. Nie zapominajmy o tym, że za chwilę już były pracownik, mając dobre wspomnienia i ostatnie dobre wrażenie, może polecić naszą firmę, chociażby wśród swoich znajomych. Patrząc również przez pryzmat dynamicznych zmian na dzisiejszym rynku pracy, nie ma potrzeby, by palić mosty i definitywnie zamykać drzwi za byłym pracownikiem. Być może kiedyś pojawi się perspektywa jego powrotu, jako osoby z większym doświadczeniem i nowymi kompetencjami – sugeruje Agnieszka Surowiec, Intrum.

Exit interview: jak się przygotować do rozmowy?

W Polsce organizowanie takich rozmów nie jest jeszcze tak popularne, jak np. na zachodzie Europy, choć coraz więcej firm postanawia wdrażać to rozwiązanie. Warto jednak pamiętać o szeregu zasad, których powinno się przestrzegać, by rozmowa została przeprowadzona w odpowiedni sposób:

Kto powinien przeprowadzić exit interview?

 – Prawdopodobnie pierwszy na myśl przychodzi bezpośredni przełożony, co jest błędnym przekonaniem – zwłaszcza, gdy to właśnie przez niego pracownik odchodzi z firmy. Exit interview powinna przeprowadzić osoba z odpowiednimi kompetencjami z obszaru HR, która będzie najlepiej wiedzieć, jak postępować w takiej sytuacji. Jeżeli w firmie nie ma takiej osoby, warto skorzystać z zewnętrznego, profesjonalnego wsparcia, np. korzystając z pomocy eksperta z firmy HR. Natomiast ważne jest, aby dodatkowo podczas exit interview obecna była osoba z kadry zarządzającej, wysoko postawiony menedżer. To jest istotne z dwóch powodów. To właśnie osoby znajdujące się na takich stanowiskach, powinny być zainteresowane tym, co dzieje się w firmie i jakie zdanie mają o niej nawet byli już pracownicy – uważa Agnieszka Surowiec, Intrum. Nie mniej, ważne jest także potraktowanie byłego pracownika z należnym mu szacunkiem – jeżeli pytamy o opinie, o to, co warto zmienić w danej firmie, aby była pozytywnie postrzegana przez obecnych i potencjalnych pracowników, to istotne, aby rozmówca miał pewność, że został wysłuchany przez osobę, która ma moc sprawczą i może dokonać realnych zmian na lepsze w organizacji.

Pytania otwarte czy zamknięte?

Czyli chodzi o pytania, na które pracownik może odpowiedzieć tylko TAK lub NIE. To jest wbrew pozorom ważne zagadnienie, nad którym trzeba się zastanowić. Pytania zamknięte dają odpowiedni, które są w formie łatwiejsze do przeanalizowania, ale mają również wady. Poprzez pytanie w takim przypadku możemy z góry zasugerować rozmówcy odpowiedź. Po drugie, istnieje szereg pytań, na które odpowiedź w stylu TAK, bądź NIE, będzie niewystarczająca, a pytający nie uzyska w ten sposób satysfakcjonujących informacji. Dlatego pytania otwarte dają możliwość zebrania pogłębionych wiadomości. Zdecydowanie zatem lepiej jest podczas exit interview zadawać więcej otwartych pytań niż zamkniętych.

Od czego zacząć rozmowę?

Podczas exit interview dobrze sprawdzi się zasada „od ogółu do szczegółu”. Warto zacząć od pytań dotyczących ogólnych odczuć rozmówcy, jego oceny poszczególnych aspektów związanych z pracą, np.: sposobu organizacji realizacji zadań, zarządzania przełożonych oraz kadry kierowniczej, wynagradzania pracowników, stosunków koleżeńskich, itp. Następnie, możemy skupić się na wybranych tematach. W każdym przypadku pytajmy o to, czy były pracownik dostrzega zarówno pozytywne, jak i negatywne aspekty omawianej kwestii. 

Jak rozmawiać o powodach rezygnacji z pracy? 

Zawsze jest to najbardziej newralgiczny punkt podczas exit interview, zwłaszcza jeżeli to pracownik podjął decyzję o zakończeniu współpracy. Pracodawca chciałby wiedzieć, czy została ona podjęta z powodów osobistych, np. przeprowadzka do innego miasta lub chęć rozpoczęcia pracy w innej branży, czy też do takiego kroku skłoniła pracownika bezpośrednia sytuacja związana z dotychczasowym miejscem pracy. Tu wymienić można np. negatywną atmosferę w firmie, niesprawiedliwe traktowanie pracowników, itp. Ten drugi przypadek jest jasnym sygnałem dla pracodawcy, że najwyższy czas, aby coś zmienić... Należy jednak pamiętać o tym, że były pracownik nie ma obowiązku nam się zwierzać i nie możemy tym bardziej „ciągnąć naszego rozmówcy za język". Taki końcowy wywiad wymaga empatii i zrozumienia. Dobrym pomysłem jest zatem uważne słuchanie drugiej strony. Jeżeli były pracownik będzie chciał rozmawiać o kulisach swojej rezygnacji z pracy, dopiero wtedy możemy dopytywać o szczegóły. 

Co dalej po rozmowie?

Exit interview, chociaż jest ważnym źródłem informacji dla pracodawcy, to do otrzymanych wiadomości powinno podchodzić się „na chłodno”. Przede wszystkim, każdy negatywny komentarz powinien być dokładnie przeanalizowany, aby sprawdzić, czy ma pokrycie w rzeczywistości. Jest to ważne, jeżeli będziemy chcieli później wyciągnąć konsekwencje z powodu jakichś „braków”, które dostrzeżemy. Jeżeli taka rozmowa wyłoni jakieś realne problemy czy newralgiczne aspekty w działaniu firmy, następnym krokiem powinno być przejście od słów do czynów i szybkie (jeżeli to możliwe) wdrożenie odpowiednich rozwiązań, które doprowadzą do zmian na lepsze.